Gérer l’incertitude, en tant que leader

Gérer l’incertitude, en tant que leader

Le contexte dans lequel s’inscrit cet article est la pandémie de COVID-19. L’article vise à donner des outils pour gérer l’incertitude, en tant que leader.

L’incertitude est bien réelle. L’incertitude est devenue quotidienne. La situation est tellement volatile que les changements sont imprévisibles.  Nous ne savons pas ce qui va arriver, cela crée de l’ambiguïté. Il devient très complexe de gérer l’incertitude, en tant que leader actuellement : comment se gérer, gérer les autres et gérer ses affaires?

Cet article vous donne des trucs simples pour gérer l’incertitude, en tant que leader.

Le mode survie est enclenché

Le contexte actuel est une belle illustration du monde VICA (volatile, incertain, complexe et ambigu) dans lequel nous vivons.

Nous vivions déjà dans un monde VICA avant cette pandémie, simplement, c’était à un niveau plus « gérable ».

Il y a quelque temps, votre incertitude était peut-être à 5 sur 10 ou moins (< 5/10)…

  • Peut-être aviez-vous besoin de clarifier des objectifs pour vous, pour votre équipe.
  • Peut-être vous posiez vous des questions sur le développement de votre entreprise, sur comment faire différemment.
  • Vous sentiez peut-être qu’il fallait améliorer l’impact de votre leadership autour de vous, pour qu’il soit plus positif.

En ce moment votre incertitude pourrait être à 15/10 😉

  • Qui, dans mon équipe/mon entourage, est malade ou potentiellement malade?
  • Dois-je fermer l’activité, ou pas?
  • Comment allons-nous passer cette crise au niveau économique?
  • Comment allons-nous nous remettre de cet événement, autant du point de vue humain que financier?

Le mode survie est présent. Le mode survie nous ramène à nos instincts, nos peurs.

Le courage n’est pas l’absence de peur.
Le courage, c’est la peur comme moteur. C’est la peur qui se transforme pour nous faire avancer.

Ne laissez pas la peur caller les shots! Vous pouvez choisir d’accueillir vos peurs et choisir vos actions. On appelle cela de l’agilité émotionnelle. (Si vous avez envie de lire sur le sujet je vous conseille le livre de Susan David – Emotional Agilty.)

 

Dans un contexte chaotique, comment se gérer – gérer les autres et – gérer ses affaires?

C’est le moment de prendre vos poupées* à bras le corps, de les serrer, de les aimer et d’avancer. Voyons comment faire.

*les “poupées russes” sont une métaphore que j’utilise quasi quotidiennement.

La poupée #1 représente comment vous, en tant que leader, vous prenez soin de vous. Comment vous vous connectez à vous. Comment vous développer vos compétences. Comment vous réagissez sous pression, dans l’incertitude.

La poupée #2 représente les relations que vous bâtissez, que vous créez. Votre environnement. Ce qui vous entoure. Pour gérer l’incertitude, il faut être ensemble. 

La poupée #3 représente la partie matérielle, tangible. Les résultats.

Ces poupées sont interconnectées. Elles ont besoin les unes des autres. Votre être, votre agir envers les autres et votre environnement et vos connaissances d’affaires sont nécessaires pour réussir.

 

 

La manière la plus adaptée aujourd’hui, dans un monde de VICA, de chaos, d’incertitude, c’est de passer de la poupée #1 vers la #3. C’est-à-dire:

  1. Me connecter à moi pour augmenter mon niveau de conscience envers moi-même et mes actions.
  2. Bâtir des relations satisfaisantes et authentiques. Parce que c’est ensemble que l’on peut faire de grandes choses.
  3. Et vous le savez, si vous êtes bien entouré, vous arriverez à livrer, à résoudre, à générer des revenus. Il sera plus facile d’innover en affaires et les chances de réussite via l’entraide sont décuplées.

Si je reviens au COVID-19, regardons ce que fait le premier ministre du Québec présentement:

  1. On ressent son authenticité, il accepte de s’ajuster, il peut changer d’idée, il ne semble pas paniqué. Il a adapté son style de leadership à la crise: le style de leadership directif. C’est le style de leadership approprié dans cette situation. Les gens ont besoin d’être rassurés, et s’il cherchait le consensus il créerait plus de panique qu’autre chose. En même temps, il ne change pas d’idée trois fois par jour. Il se gère très bien et s’est très bien adapté.
  2. Il a créé une routine de communication. Il est présent pour les autres. Son équipe est mobilisée. Il fait appel aux artistes. Il innove. Il dit qu’il a besoin des autres. Il fait des demandes claires. Il adapte ses messages au besoin.
  3. La majorité de la population suit ses directives. Ses résultats sont atteints. Pas mal pour quelqu’un qui a 8.485 millions de personnes sous sa responsabilité 😉

 

Voyons comment vous pouvez vous inspirer de cet exemple et gérer l’incertitude, en tant que leader.

Poupée #1: Vous

Une clé essentielle : quand tout est instable, votre rôle de leader est de créer de la stabilité.

Vous ne contrôlez pas le contexte, vous ne contrôlez pas les événements.

Vous contrôlez vos réactions, vos actions, vos interactions.

  • Si vous avez de la difficulté à contrôler votre impact sur les autres, et vous-même.
    • Trouvez quelqu’un, de manière urgente, qui écoutera vos peurs, votre stress et vous aidera avec ça. Ne soyez pas un vecteur de panique. Faites-vous aider : collègues, patron, coach, ami, conseil d’administration, thérapeute, famille, peu importe. Trouvez quelqu’un de positif ET en mode solution.
    • Votre objectif est de connecter à vous-même, si vous n’avez pas de stabilité intérieure, comment rassurer l’entourage? On ne vous demande pas de jouer les héros, les sauveurs ou faire-comme-si. En fait, ce serait pire. Cela ne ferait que rajouter de la pression… Vous avez besoin, vous aussi, d’être rassuré.

En résumé : faites-vous aider pour gérer votre propre anxiété pour être en mesure de rassurer les autres.

 

Poupée #2: Les autres

Les attentes envers les leaders sont généralement élevées. En période d’incertitude, elles sont décuplées.

Tenons pour acquis que vous avez géré la poupée #1.

La poupée #2 demande à ce que vous soyez présent : communiquez, communiquez, communiquez.

  • Communiquer de façon transparente : vous ne savez pas, dites que vous ne savez pas. Point.
  • Faites une routine de communication, tous les jours.
  • Ayez un message clair, et simple. Dans l’exemple ci-dessous, après très peu de temps, tous ont compris ce que voulait dire: “aplatir la courbe”.
  • Restez sur les faits vérifiés.

Votre objectif est de générer un sentiment de confiance.

Les autres ont besoin de sentir que vous êtes là, que vous êtes présent. Que vous êtes aussi connecté à vous-même.

Si vous rajustez le tir, et revenez sur une décision. Ce n’est pas un problème.

Si vous êtes désorganisé, stressé, que les messages fusent de tous les côtés, n’importe quand. Vous n’arriverez pas à rassurer. L’impact sera comme vous êtes: stressant, paniquant, avec un manque de focus généralisé.

Vous contrôlez vos réactions, vos actions et vos interactions.

Voici une proposition de routine de communication:

  • Tous les matins vos gestionnaires rencontrent leurs équipes pour récupérer les questions, les préoccupations. Ils répondent à ce qu’ils savent, pour le reste, ils prennent des notes. (Durée 10 à 30 minutes selon la taille de l’équipe).
  • Puis, les gestionnaires se réunissent pour partager (durée 30-60 minutes selon la taille de l’équipe):
    • leurs préoccupations (prendre soin de leur poupée #1);
    • les préoccupations de l’équipe (poupée #2);
    • passer en mode solution pour les affaires (poupée #3).
  • Une communication verbale et écrite est faite / envoyée aux personnes pertinentes sur l’état de la situation, les réponses aux questions, etc.

Cette simple routine fera un bien fou à tous. C’est certain. À vous, aux autres, à vos affaires.

Conseil pratique: Si vous avez une personne qui a besoin de plus de temps pour partager ses préoccupations, prenez-la à part (ne faites par “perdre” du temps à tout un groupe pour une personne). Offrez votre écoute, après la rencontre de groupe.

Cette routine permettra aussi de gagner plus de stabilité intérieure, humaine. Elle calmera les rumeurs et démontrera une présence. Simple, efficace. Vous serez plus zen pour gérer le reste de la journée et jongler avec les priorités.

 

Poupée #3 : Les affaires

Gérer l’incertitude, en tant que leader en agissant de manière proactive sur les deux premières poupées permettra d’être plus posé pour anticiper l’avenir économique et les enjeux d’affaires ainsi qu’innover pour la crise, et l’après-crise.

Innover sur:

  • Votre façon de prendre soin de vous.
  • Votre façon de prendre soin des autres.
  • Votre manière de travailler.
  • La manière de faire des affaires.
  • La technologie.
  • La valeur que vous offrez sur le marché.

Les pires situations de la vie font ressortir la beauté de l’entraide entre humains. Je ne sais pas si vous avez vu les vidéos des Italiens qui se donnent rendez-vous pour chanter ensemble. Ils vivent ensemble, se tiennent et s’adaptent un jour à la fois.

Et comment on gère les affaires en temps d’incertitude?

On n’oublie pas sa vision à long terme, mais dans une situation chaotique, on gère au quotidien. Vous ne savez pas ce qui va se passer dans quelques heures, demain… alors si vous tenter de faire trop de scénarios futurs, cela deviendra anxiogène.

Et donc, faites UN PAS À LA FOIS. Avancez, chaque jour. Définissez des objectifs clairs, petits, motivant, eh oui, cochez ✅ ce que vous avez fait, car vous savez quoi?

Il faudra célébrer!

Avant de partir… vérifiez au bas de l’article, j’ai un message important pour vous.

 

En conclusion

Vous avez deux choses à faire dans un moment d’incertitude : connecter et guider.

  • Connecter à soi. (poupée #1)
  • Connecter avec les autres. (poupée #2)
  • Agir de sorte que les autres connectent ensemble. (poupées #1 + #2)
  • Être un leader pour créer les guides, pour soi, pour les autres. Ceci prend souvent la forme d’objectifs. (poupées #1 + #3)
  • Être un guide, vers les objectifs. Ceci prend souvent la forme de la communication. (poupées #2 + #3)
  • Agir comme un guide avec soi, les autres, les affaires. Ceci prend souvent la forme de courage, de vulnérabilité et d’authenticité. (poupées #1 + #2 + #3)

Voyez-vous que sans les deux premières poupées, la 3e ne peut pas exister? ÊTRE un guide, ÊTRE ENSEMBLE pour réussir les objectifs.

Le monde a besoin d’un leadership différent : embarquez-vous? C’est le temps!

Un coach ça sert à écouter, prendre du recul et trouver des solutions. Vous n’avez pas besoin d’avoir une démarche déjà amorcée avec moi pour m’appeler. Les rencontres découvertes de 30 minutes font une différence pour ceux qui saisissent cette opportunité! Cliquez sur l’image ci-dessous!

La clarté en délégation (Déléguer 2/2)

La clarté en délégation (Déléguer 2/2)

Vous est-il déjà arrivé de vous rendre compte que vous travailliez trop ou que les livrables n’étaient pas satisfaisants? Pour être plus satisfaits, ajouter de la clarté en délégation est clé!

Ne pas être satisfait d’un résultat peut être parce que le résultat est non conforme aux attentes ou livré en retard.

Pour ce deuxième article sur le thème “Déléguer”, voici votre outil: La clarté en délégation

(le premier article sur le thème “Déléguer” était sur mon outil de priorisation pour savoir QUOI, ou quelles tâches déléguer.)

La clarté en délégation est sur deux aspects:

  1. Le qui
  2. Le quoi

 

1. À qui déléguer?

Voici les questions que je vous invite à vous poser pour choisir la personne à qui déléguer.

Oui. Il faut être réaliste.

Si vous me demandez de réparer votre voiture, même si toutes les bonnes pratiques de la délégation sont présentes, je ne réparerai pas votre voiture à satisfaction 🙂 Je n’ai juste pas les compétences.

Si vous tenez compte de mes compétences en réparation de voiture et que vous me demandez d’aller porter la voiture au garage, je le ferai, en temps voulu. 😉 Les chances que vous soyez satisfaits du résultat sont décuplées.

C’est un exemple qui peut paraître banal. Ceci dit, je vois tous les jours des leaders qui délèguent pour développer leur équipe. L’objectif est extraordinaire, il faut faire cela TOUT EN TENANT COMPTE des compétences des autres.

Je ne pourrai pas passer facilement de quelqu’un qui conduit une voiture à quelqu’un qui répare une voiture. Je peux suivre une formation, je peux être accompagnée dans mes premières réparations, puis vous pouvez m’assigner des réparations à faible risque au début. Je prendrai confiance en moi. Vous ferez de plus en plus confiance en mes capacités de bien réparer une voiture. Puis, les initiatives de ma part viendront.

Une délégation réussie = Un contenu clair + une relation de confiance.

La base pour avoir une relation de confiance est de croire que l’autre peut réussir.

Si vous n’êtes pas certain:

  • Faites un point de recul objectif: est-ce que ce doute est réellement fondé? Autrement dit, est-ce vous qui cherchez trop de perfection ou que les dossiers soient faits exactement comme VOUS le voulez?
  • Choisissez un projet approprié pour les compétences de la personne (ceci n’empêche pas de donner un défi – à juste hauteur!).
  • Encadrez la personne de façon juste, selon ses besoins.

Déléguer prend un certain courage et une acceptation du risque d’erreur.

 

2. Comment déléguer?

Quand on parle de la clarté de la délégation, il y a aussi le contenu!

Voici les éléments clés à partager pour que votre délégation ait non seulement du succès, mais qu’elle soit motivante!

Je prends l’exemple de déléguer l’écriture d’un article de blogue.

  • Quoi – objet, action, phase, opération.
    • Publier un article de blogue.
  • Qui – est concerné, acteur, responsable.
    • Geneviève écrit la première version et fait l’approbation finale avant de publier.
    • Isabelle révise, fait la mise en page.
  • Où – lieu, distance, étape.
    • N/A dans ce cas.
  • Quand – moment, durée, fréquence.
    • Validation 48h avant la publication.
    • les dates de publication sont celles du calendrier de contenu média.
  • Comment – matériel, moyens, modalités.
    • Outils informatiques.
    • Robert pour la traduction.
  • Pourquoi – motivations, sens
    • Partager du contenu gratuit, de qualité fait partie des valeurs d’Unique coaching.
  • Mesure de succès
    • L’article suscite des réactions.

Une fois que vous avez eu la discussion sur le quoi, faites le suivi! C’est généralement une fois en action que les questions viennent. Et… dernier point: si l’autre semble reporter le début du projet… aidez la personne à faire un plan de travail!

Déléguer n’est pas se décharger!

Cela demande du suivi et des ajustements. L’encadrement positif est motivant et favorise les relations de confiance..

Conclusion

Déléguer à un collaborateur peut facilement être une source de motivation pour lui.

Un facteur clé de la motivation est la clarté et l’humanité. Par « humanité » ici, ce qui est sous-entendu est de ne pas oublier que vous êtes humain, il se peut que vous ne sachiez pas tout comment faire et JUSTEMENT : déléguer n’est pas dire comment faire. (Nul besoin de maîtriser tout tout tout avant de déléguer!)

Déléguer, c’est dire à quoi ça sert et comment vous allez être satisfait, tout en ajustant vos attentes selon les compétences de la personne.

Pour aller plus loin, voici deux formations en ligne sur les sujets abordés dans cet article.

 

Bonne délégation!

Mon outil de priorisation (Déléguer 1/2)

Mon outil de priorisation (Déléguer 1/2)

Vous est-il déjà arrivé de vous rendre compte que vous travailliez trop ou que les livrables n’étaient pas satisfaisants?

Vous savez, vous travaillez sur quelque chose, et à un moment vous vous sentez embourbé, pressé, frustré. Et si ce n’est pas vous, c’est une personne qui vous remets un dossier…

  • Non conforme aux attentes.
  • Pas livré en temps.

Voici mon outil de priorisation.

Cette série de deux articles débute par la priorisation. Bien prioriser contribue aux attentes claires.

Le prochain article sera sur ‘Énoncer ses attentes clairement’, pour ne pas le manquer, abonnez-vous en cliquant ici.

J’ai développé un système de priorité qui fonctionne en utilisant deux bonnes pratiques:

  1. La Matrice d’Eisenhower (le 34e président des États-Unis, ancien général dans l’armée). En résumé c’est quatre cadrans avec les notions d’importance et urgence qui permettent de décider facilement ce qu’il faut faire avec une tâche (faire, laisser-faire, déléguer).
  2. La philosophie d’agilité : impact, valeur et risque.

La Matrice d’Eisenhower

Ce que j’ai fait dans mon outil, c’est d’ajouter des critères de décisions qui donnent des indicateurs. Selon la combinaison des indicateurs, vous savez exactement quoi faire avec la tâche.

  • Important – Urgent : À faire
  • Non important – Urgent : À déléguer
  • Important – non urgent : Idéalement à déléguer si vous avez le temps
  • Non important – non urgent : Éliminer ou déléguer, à vous de juger, et ce peu importe la combinaison jaune/vert. Ce qui est certain, c’est que deux indicateurs verts n’ont pas lieu d’être dans votre liste de tâche, à moins que vous n’y fassiez là un choix éclairé.

Cet outil, un fichier Excel complet, qui place les indicateurs pour vous, est disponible en téléchargement dans la formation en ligne sur le sujet, voyez les détails ici.

 

Comment choisir les tâches à déléguer?

Voici cinq critères pour classifier vos tâches:

  1. Impact
  2. Valeur
  3. Délai
  4. Risque
  5. Qui

 

1. L’impact (importance)

Quel sera l’impact de la complétion de la tâche? Plus l’impact est grand, plus la tâche est importante.
• Attend-on après vous?
• Bloquez-vous le système en ne livrant pas cette tâche?

En tant que leader, assurez-vous que vous mettez de l’huile dans le système. Si vous bloquez le système en ne faisant pas une tâche, mettez-là en haut de votre liste, en lien avec son délai.

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert a peu ou pas d’impact sur les autres / jaune moyennement / rouge bloquera le système.

 

2. Valeur (importance)

Quelle est la valeur créée pour l’organisation, par la réalisation de cette tâche? Plus la valeur est présente, plus c’est important.

La valeur d’une tâche est en lien avec la satisfaction des clients ou des personnes “à la sortie” de votre tâche. Est-ce que ceci fait vraiment une différence pour la finalité de l’entreprise, pour les clients?

• Cette tâche est-elle reliée à un objectif organisationnel?
• Facilite-t-elle la réussite de l’organisation?

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert a peu de valeur pour l’organisation / jaune moyennement / rouge peut même nuire à l’atteinte des objectifs organisationnels.

 

3. Le délai (urgence)

Quel est le délai réel pour faire cette tâche? Plus le délai est rapproché, plus la tâche est urgente.
• Avez-vous tendance à tenir pour acquis que les tâches sont urgentes?
• Avez-vous l’habitude de valider les échéances?
• Avez-vous l’habitude de revalider le besoin lorsqu’une tâche est dans votre liste depuis un bon moment?

Vous pourriez être surpris.

Une fois une personne m’a demandé de créer une offre de service de formation sur mesure. Son besoin n’était pas très clair. Il venait d’avoir l’idée. Il voulait quelque chose pour discuter avec son associé. C’était urgent. Style hier, mais possible aujourd’hui. 🙂

En discutant, j’ai tenté de comprendre les enjeux. Il fallait convaincre un associé, mais le besoin n’était pas clair sur quoi.

De mon côté mon horaire était rempli, et lui fournir quelque chose de pertinent aurait pris 4-6 heures et son aide. Il n’avait pas le temps. Moi non plus. Le timing n’était pas là.

Je lui ai partagé que pour être plus pertinent, j’aimerais prendre du temps. J’ai proposé une plage horaire la semaine suivante. Il m’a dit: pas de problème.

En 5 minutes nous sommes passés d’une demande urgente, floue, sur laquelle j’aurais planché des heures sans vraiment de résultats, à un rendez-vous posé, quelques jours plus tard.

Ce que ça a pris de ma part: avoir le courage de discuter, proposer et trouver une entente satisfaisante pour les deux.

Une tâche donnée comme « urgente » a souvent tendance à disparaître.

Une tâche qui est dans une liste depuis un certain temps gagne à être revalidée (besoin, pertinence, échéance).

Validez l’importance de la tâche ET l’urgence.

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert vous avez plus de 25 jours / jaune 15-25 jours / rouge 15 jours et moins. Vous pouvez ajuster les délais pour votre réalité!

 

4. Risque (urgence)

Quel est le risque associé à cette tâche? Plus le risque est élevé, plus c’est urgent.
• Qu’est-ce qui pourrait être perdu? Un employé? De l’argent? De la crédibilité pour l’organisation?
• Y a-t-il un risque légal?

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert aucun risque de perdre quoi que ce soit / jaune il faut agir et il reste du temps / rouge il faut être en action sans plus tarder!

5. Qui

Dans le « qui » il y a deux questions. La première est : qui pourrait faire cette tâche si ce n’était pas vous, et la deuxième est : qui fera la tâche.
L’idée ici est de créer de la clarté sur votre liste, et cette clarté servira à deux choses :
1- Voir les tâches qui pourraient être déléguées plus facilement, à quel type de profil.
2- Voir les tâches que vous gardez parce que vous les aimez et elles font partie de votre zone de confort. Évidemment que vous pouvez garder des tâches qui sont confortables, ceci dit, si elles représentent la majorité de ce que vous faites, j’investiguerais et consulterais le Module sur la gestion du changement et de la transformation, où on parle de la zone de confort!

 

Conclusion

Savoir d’une manière posée, ce qu’il faut faire, ne pas faire ou déléguer est essentiel à une bonne gestion de son temps, de sa valeur et des heures travaillées!

Prenez soin de vous, des autres et respectez votre temps en étant plus alignés avec les besoins organisationnels.

 

Quels sont vos critères de priorisation?

Rester performant, sans s’essouffler (déléguer différemment)

Rester performant, sans s’essouffler (déléguer différemment)

« J’ai toujours été performant… mais maintenant j’ai l’impression que je m’essouffle… Comme si je pédalais sans fin… pourtant… mes méthodes fonctionn(ai)ent! Je délègue! Le volume de demande augmente, le nombre de défis aussi, tout change régulièrement. Je me questionne.  Quoi faire? »

Je vous propose de déléguer différemment pour être plus performant, c’est-à-dire, non seulement à votre équipe, mais aussi à trois autres entités.

 

Déléguer différemment

Pourquoi voudrait-on déléguer?

Dans les cas suivants: si vous souhaitez être plus performant, moins stressé, moins fatigué, avoir plus de temps, avoir plus de plaisir au travail, travailler moins, augmenter votre énergie, réaliser une tâche qui met votre contribution plus à profit, faire avancer votre carrière ou développer un côté plus stratégique de votre poste.

Les objections les plus courantes à déléguer :

  • Ce n’est qu’une petite tâche, ponctuelle. C’est plus rapide si je le fais.

À vous de juger! Avez-vous beaucoup de petites tâches « ponctuelles » qui vous empêchent de faire ce(s) dossier(s), que vous voudriez tant faire?

  • C’est plus long de le montrer, que de le faire.

Vous avez probablement raison… Avez-vous beaucoup de petites tâches « ponctuelles » qui vous empêchent de faire ce(s) dossier(s), que vous voudriez tant faire? (ce n’est pas une erreur de copier-coller ;-))

  • Mon équipe est aussi occupée que moi, je ne veux pas en ajouter.

Je n’en doute pas. Ne voulez-vous pas sortir de cette boucle sans fin et travailler plus sur les tâches qui apportent de la valeur et de la reconnaissance?

Ici il est plus important de voir ce qu’on ne fait pas, parce qu’on fait d’autres choses… Le fameux dossier qui traîne… il n’est pas important?

Souvent, les dossiers non opérationnels (ou stratégiques) « traînent »… et ce non pas par manque de motivation probablement, mais plutôt par un manque d’outils ou d’organisation.

Cet article vous invite à vous offrir plus de temps, question de pouvoir développer les outils et l’environnement propice à travailler sur les dossiers à valeur ajoutée!

 

À qui peut-on déléguer?

 

1-À son équipe

Si vous déléguez déjà, dites-vous que vous pouvez déléguer encore plus. Observez bien ce que vous faites pendant une semaine ou une journée, et demandez-vous :

  1. Suis-je la meilleure personne pour faire cette tâche?
  2. Suis-je en train de mettre à profit la meilleure contribution que je peux faire pour l’organisation?
  3. Est-ce que ceci est la meilleure utilisation de mon temps / énergie par rapport à mon rôle et les attentes que l’on a envers moi?

Si vous avez répondu “non”, “non, mais” ou “oui, mais” à une de ces questions, je vous invite à vous inspirez à déléguer différemment en continuant la lecture!

 

2-À un collègue

Ici l’invitation est de travailler en équipe, différemment. C’est-à-dire de partager.

Si vous communiquez plus sur ce que vous faites, non seulement vous aurez une meilleure visibilité et compréhension de la part des autres, mais vous risquez d’avoir de l’aide! 😀

Souvent, lorsque très occupés, nous pouvons avoir la fâcheuse habitude de nous cloisonner dans notre bureau ou dans notre monde. Les relations avec les collègues? Prendre des pauses ou du temps pour manger ailleurs que devant son ordinateur? Pas le temps!

Il m’arrive fréquemment de voir des collègues qui travaillent sur le même outil, le même dossier.

Je ne pense pas que vous ayez le temps de travailler « en double » n’est-ce pas?

Lorsque je pose des questions sur la clarté dudit dossier, j’ai souvent des réponses floues sur les échéances, les rôles, et l’objectif du travail… Allez discuter avec vos collègues et soyez optimal!

 

3-À son patron

  • Osez-vous dire non aux demandes de votre patron?
  • Osez-vous dire: “J’ai besoin de comprendre plus la demande avant de me commettre… puis-je te revenir demain sur cela?”
  • Devez-vous revenir sur vos engagements?
  • Livrez-vous à temps?

La seule façon que je connais de ne pas avoir à dire non, ni à devoir revenir sur une décision ou encore à faire du surtemps parce que l’on a dit « oui » est de clarifier les demandes. J’ADORE LA CLARTÉ, car elle crée de la SIMPLICITÉ, de la FACILITÉ et de la JOIE.

Et si vous vous demandez comment demander de la clarté à son patron, voici une approche.

  • Patron: J’aimerais X changements sur le rapport ABC d’ici vendredi.
  • Vous : Pas de problème.

Vous regardez le dossier et/ou en parler à votre équipe et vous vous rendez compte que cela ne sera pas possible pour vendredi, qu’il vous manque des informations, etc. Ou pire : personne ne vous le dit, vous l’avez délégué et vendredi midi, votre équipe vous annonce que ce ne sera pas possible…

Peu importe la ou les raisons, bonnes ou mauvaises, dès que vous avez dit « pas de problèmes » vous vous êtes commis.

Je vois souvent un grand désir de plaire chez les gestionnaires, surtout dans un nouveau poste. Vous plairez plus en santé et en livrant juste 😊

Pour les dossiers pouvant être nébuleux, voici quelques questions types :

  • Échéance
    • C’est pour quand?
    • Est-ce que la date de XYZ est fixe? (tentez de comprendre la raison du délai)
  • Priorité
    • Par rapport à tel ou tel dossier, si je devais prioriser, je prendrais quoi?
  • Livrables
    • Quel livrable as-tu en tête?
    • Comment vois-tu la finalité?

Si la réponse que vous recevez est:

  • Échéance = ASAP
  • Priorité = organise-toi
  • Livrable = je-me-fie-sur-toi / tu-es-l’expert

Vous avez la recette gagnante de la pression. Pour avoir du succès dans une telle demande, n’insistez pas ET soyez proactif lorsque vous avancez sur le projet. Envoyez des livrables au fur et à mesures, les changements… bref, évitez les surprises et permettez les ajustements rapides.

 

4-À l’externe de son organisation

Déléguer à des partenaires, à des fournisseurs, à des clients!

Je vous invite ici à être créatif, surtout si vous êtes à votre compte ou êtes entrepreneur. Il y a beaucoup de ressources externes et votre réseau peut être une aide exceptionnelle. Et si vous êtes gestionnaire dans une organisation, c’est la même chose!

  • Sans budget : Créer des échanges de services

Trouver un partenaire! « Aide-moi à boucler la production du budget, ou à faire ces envois et je t’aide à mon tour! »

  • Avec budget : Soyez clair

Ce n’est pas parce que vous avez le budget que déléguer à l’externe est simple. Encore une fois je vous invite à de la clarté sur vos attentes, les échéances, la qualité, le détail, etc. et puis faite des suivis rigoureux! Selon la longueur du projet, vous pourriez faire des  rencontres de priorisations/réponses/ajustements à intervalles de quelques jours ou quelques semaines!

 

Conclusion

En conclusion, il est toujours payant de déléguer lorsqu’il y a des impacts sur notre santé physique ou psychologique. Je vous mets au défi de prendre soin de vous! Et les mots clés: clarté, clarté, clarté!

Quand « je-suis-occupé » atteint la phase extrême ou utiliser son temps consciemment

Quand « je-suis-occupé » atteint la phase extrême ou utiliser son temps consciemment

Qui connaissez-vous qui n’est pas occupé? Que ce soit par le nombre de tâches, de projets ou de pensées, qui n’est « pas occupé ». ou dirais-je « préoccupé ». Gérer son temps reste un défi constant.

Le problème arrive quand les occupations deviennent des préoccupations. Comment vous sentez-vous avec le temps que vous avez versus ce que vous avez à faire? Et je ne vous parle pas de ce que vous auriez envie de faire!

(more…)

Avez-vous les compétences du leader d’aujourd’hui?

Avez-vous les compétences du leader d’aujourd’hui?

Savez-vous quelles sont les compétences attendues des leaders d’aujourd’hui?

Le sentiment de (in)compétence vient souvent beaucoup plus de nous-même que des autres. Même si la question vient de l’autre, comme dans « Êtes-vous compétent? », elle peut piquer, braquer car elle vient toucher nos profondeurs, notre confiance.

Les questions en lien avec la compétence piquent votre pilier de confiance professionnel.

Dans cet article, évaluez-vous sur trois postures de compétence du leader d’aujourd’hui, et découvrez l’indicateur qui ne ment jamais.

(more…)

Comment déléguer avec succès?

Comment déléguer avec succès?

J’ai appris à déléguer parce que je me suis lassée des longues heures de travail, du stress et des impacts négatifs sur mon équipe. Justement. Le moment où j’ai réalisé les impacts sur moi, et les impacts sur les autres, j’ai commencé à transformer mes comportements pour avoir plus de plaisir, de résultats et de temps!

Ça été tout un chemin. Vous savez comment on transforme ses comportements? Par la pratique et en partageant nos apprentissages avec les autres. Alors, inévitablement, des erreurs se produisent et une certaine humilité se crée.

Et vous savez quoi? Malgré quelques erreurs, je suis toujours vivante (/sarcasme), j’ai réalisé des objectifs d’affaires ambitieux dans ma carrière professionnelle de leader, et même… j’en suis à ma 4e année en affaires! (more…)

Savez-vous dire non?

Savez-vous dire non?

Anne est souvent tiraillée entre sa charge de travail, son équilibre et ses ambitions. Il lui arrive trop souvent de dire « oui » parce qu’elle ne veut pas perdre un contrat, offrir un mauvais service ou encore mal paraître. En fait, elle a de la difficulté à dire non.

Dire non se travaille. Gestionnaires, entrepreneur ou travailleur autonome, il est souvent difficile de dire non en affaires: nous ne voulons pas perdre un contrat, décevoir un client, déplaire à son patron, etc. (more…)

Êtes-vous un leader agile?

Êtes-vous un leader agile?

Qu’est-ce qu’un leader agile pour vous? Il s’adapte à tout ce qui se passe dans son contexte en constante mouvance. Je ne connais pas beaucoup de contextes “stables” en ce moment, mais peut-être qu’il en existent. Le vôtre comment est-il?

Pour moi, être un leader agile veut dire que le leader:

  • focalise sur la valeur ajoutée de son service;
  • met le client au centre du processus;
  • communique efficacement et régulièrement les éléments pertinents;
  • et surtout… s’adapte.

Le leader agile s’adapte à tout ce qui se passe dans son contexte en constante mouvance.

Leaders, comment faites-vous pour vous ajuster aux nouveautés dans votre contexte? (more…)

Deux apprentissages: l’oubli et l’intuition

Deux apprentissages: l’oubli et l’intuition

Ce n’est pas la première fois dans ma carrière que cela m’arrive. Par contre, c’est la première fois où j’en ris autant. Rassurez-moi: je ne suis pas la seule à qui c’est arrivé de retomber dans des vieux comportements et d’oublier l’essence du pourquoi je suis dans cette position professionnelle, en ce moment?

Voici deux courtes histoires sur ces deux apprentissages: l’oubli et l’intuition.

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Comment gérer le risque de déléguer?

Comment gérer le risque de déléguer?

Vous êtes nombreux à me dire que déléguer n’est pas toujours facile, et vous avez raison. Vous connaissez sans doute les avantages de déléguer, que ce soit pour vous ou pour votre organisation, et il reste tout de même quelque chose qui fait que vous êtes peu ou pas à l’aise de déléguer.  

 Je vous propose une réflexion guidée par deux éléments fondamentaux pour gérer le risque de déléguer: une relation de confiance et des attentes claires. 

Vous pouvez même réutilisez ces trucs et réflexions pour valider la compréhension d’une tâche que l’on vous délègue. Vous n’en aurez que plus de succès, dans un sens comme dans l’autre!

Êtes-vous plutôt du type de gestion micro-management ou macro-management?

Êtes-vous plutôt du type de gestion micro-management ou macro-management?

Les premiers paradoxes de la gestion que nous avons vu concernaient le besoin de recul, de réflexion et de planification du gestionnaire dans un quotidien non prévisible et fragmenté. Pour cette deuxième partie je vous propose les paradoxes de gestion concernant la façon dont le gestionnaire est capable de récupérer l’information de son équipe et de déléguer.

Êtes-vous plutôt du type micro-management ou macro-management?Peu importe votre style, comment faites-vous pour être au courant de ce qui se passe? Dans quelle mesure êtes-vous à l’aise de déléguer?

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