Si vous êtes comme moi, vous aimez mieux gérer votre temps. Autrement dit, vous aimez être efficace, livrer vos objectifs et avoir du temps de qualité pour vous et pour les dossiers importants.

Vous voulez aussi rallier le bien-être et la performance. Votre bien-être, votre performance et celle des autres. En fait, vous avez envie de livrer sans vous brûler.

Si cela vous parle. Voici les 4 stratégies qui continuent de m’inspirer et qui me permettent de mieux gérer mon temps afin d’être la leader et la personne que je veux être : quelqu’un qui a un impact positif sur moi, les autres et mes résultats d’affaires.

Stratégie #1 : Éliminer

Débutons avec la stratégie qui peut sembler la plus difficile : éliminer.

Dans quelle mesure êtes-vous à l’aise de simplement éliminer un élément « à faire » de votre liste de choses à faire… de le rayer, l’effacer. Ou plus complexe, éliminer un projet qui vous tient à cœur parce que ce n’est pas le bon timing?

Comment savoir ce qui est à éliminer?

  • Quelque chose que vous ne lisez pas ou n’utilisez pas, comme un rapport par exemple.
  • Quelque chose que vous avez envie de faire et que vous savez intuitivement que ce n’est pas le bon moment.
  • Les choses à faire que vous avez pris parce que vous avez du mal à dire non.
  • Si vous êtes complètement honnête avec vous-même, cet élément n’apporte pas de valeur au système, présentement.

Cela mène maintenant à la question :

Comment savoir ce qui n’est PAS à éliminer?

1. Ce qui vous remplit de joie et de satisfaction.
Lorsqu’on se sent complètement aligné, la satisfaction apparaît. Un vendredi soir fatiguée, j’ai une soudaine envie d’aller courir. Je dis non à un verre de vin, et j’y vais. Wow, quel moment de satisfaction. J’ai eu le sourire aux lèvres tout le long de la course.

2. Ce qui est aligné avec votre vision, vos buts.
Au niveau affaires par exemple, quel est votre but cette année? ce trimestre-ci? Quelle est votre cible? Quelle est la meilleure offre pour créer de la satisfaction pour vos clients? Pour vos employés?

Déterminez des critères alignés avec votre vision et vos buts puis utiliser ces critères comme filtre à décision.

Si vous avez envie d’en savoir plus sur comment établir des objectifs afin de favoriser la performance, visionnez la capsule vidéo suivante.

3. Ce qui est réaliste de faire dans la situation actuelle
Si vous voulez faire 12 projets et que vous n’avez que 3 employés… il y a moyen de prioriser ou de revoir le périmètre de chacun des projets… mais il va falloir éliminer pour mieux gérer votre temps!

Stratégie #2 : Simplifier

Une des compétences essentielles des leaders agiles est de simplifier les processus permettant de livrer.

Certains éléments ne peuvent être éliminés, mais pour en faire plus et mieux gérer votre temps, pourquoi ne pas simplifier des processus?

Des idées?

  • Diminuer le nombre de niveau d’approbation.
  • Donner plus de responsabilités à certains rôles.
  • Éliminer certaines parties administratives des processus si personnes ne les consultent et n’ont pas de bénéfices légaux!

Que pourriez-vous simplifier et qui n’aurait pas d’impact négatif sur la valeur que vous créez pour vos clients et vos employés?

Stratégie #3 : Automatiser

Voici deux exemples pour illustrer ce qu’automatiser peut faire pour vous.

Exemple 1 : Créer de la valeur et mesurer vos efforts

Lorsque je suis partie en affaires j’ai misé sur la création de contenu. Je passais beaucoup de temps sur les réseaux sociaux et je n’avais pas beaucoup de temps pour mesurer les résultats.

Illogique, non? Avec tout ce temps passé, je n’avais pas le temps de mesurer le résultat.

Je suis certaine que vous pouvez trouvez quelque chose comme cela dans votre quotidien : vous savez que cela crée de la valeur, vous y mettez pas mal de temps mais n’avez pas beaucoup de temps pour mesurer le succès de vos efforts?

De mon côté j’ai décidé d’automatiser.

J’ai acheté un logiciel permettant de programmer d’avance des publications, ce système fourni des rapports. Le temps a été réduit à une plage horaire de 3h par semaine pour préparer et programmer les réseaux sociaux et 1h pour analyser les résultats.

Cela a créé de la facilité pour ajuster le prochain contenu de manière pertinente.

Exemple 2 : créer de la valeur et optimiser son temps

Chez nous, le service client est important. Nous passons beaucoup de temps à valider les rendez-vous, faire le suivi, etc. Avec le volume qui augmente sans cesse, ce temps de suivi a pris beaucoup de place et nous souhaitions passez plus de temps à bonifier l’offre, prendre du feedback et continuer à connecter avec les clients, mais différemment.

Nous y sommes allées en étape. Premièrement, nous avons mis en place des calendriers sur le site web. Les clients peuvent réserver leur rencontre de coaching. Ceux qui veulent mieux nous connaître et voir comment nous pouvons les aider peuvent aussi réserver leur appel découverte de 30 minutes sans frais.

Bye bye coordination complexe des horaires de tous!

Puis, en deuxième lieu, nous avons découvert que cet outil pouvait aussi valider les rendez-vous, envoyer les demandes de préparation aux coachés et que nous pouvions personnaliser différents éléments comme les politiques d’utilisation.

Bref. Nous avons mis cela en place! Nous avons gagné 8 à 10 heures par mois. C’est du temps de qualité que nous pouvons offrir à nos clients, pour un coût de 18$ par mois. Très rentable 😊

Stratégie #4 : Déléguer

Finalement, en 4e stratégie, pour les tâches que vous ne pouvez éliminer, simplifier, automatiser, tentez de les déléguer!

Lorsqu’une entreprise est en croissance et en transformation, les leaders sont aussi appelés à croître personnellement et à se transformer.

Certaines tâches qu’ils aimaient faire doivent maintenant être déléguées. Ce qui va leur permettre de prendre de travailler sur ce qui compte le plus afin de supporter la croissance (plutôt que de tenter de se transformer en pieuvre et tout faire 😊).

Donc pour déléguer, il y a trois clés :

  • Travailler sur soi afin de laisser aller une partie de ce que vous faisiez et mieux gérer votre temps : prendre soin de vous et travailler sur des dossiers stratégiques par exemple.
  • Apprendre à déléguer en considérant la combinaison des risques des dossiers et la compétence des personnes qui en prendront la responsabilité.
  • Continuer à se développer en tant que leader et former vos équipes afin de créer une relève et être satisfait de l’impact que vous avez.

Conclusion

En conclusion, il y a 4 stratégies afin de mieux gérer votre temps.

Débuter par éliminer, puis simplifier, ensuite automatiser et déléguer.

Il devrait vous rester plus de temps pour livrer de la valeur… sans vous brûler!

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