Combien de décisions prenez-vous chaque jour? Probablement plus que vous ne le pensez! Les leaders doivent prendre des décisions rapidement, plusieurs fois par jour. Idéalement ces décisions tiennent compte du moyen et long terme, mais dans la réalité ce n’est pas toujours le cas.
Cet article présente 3 outils d’aide à la décision et des pistes d’action pour favoriser la prise de décision dans votre équipe.
D’abord, avant toute chose, considérez l’état d’esprit dans lequel vous êtes. Prendre une décision sous l’effet du stress, d’une émotion forte comme l’impatience, ou sous pression n’est pas l’idéal, mais si vous êtes en mesure de le reconnaître c’est excellent.
Je dis c’est excellent car en reconnaissant son état, vous saurez mieux mesurer l’impact de votre décision et choisir la bonne stratégie. Autrement dit : gardez votre élan ET utilisez un de ces trois outils 😊
Trois outils pour prendre des décisions rapidement
Ces outils sont appropriés pour des problèmes a priori simple ou compliqué. Pour les problèmes complexes (avec beaucoup d’interconnexions dans plusieurs environnements par exemple) il faudra une analyse plus poussée!
1. Analyse intuitive et logique avec QQOQCCP
Trop souvent on règle un problème qui se trouve à être un symptôme et non la source du problème. En vous posant quelques questions, vous déciderez de manière plus éclairée.
Étape A : Identifier le problème afin d’avoir une vision claire
- De manière intuitive : Prendre le temps de regarder dans vos intuitions et dans les signaux faibles : qu’elles sont les plaintes et les rumeurs en cours? Est-ce qu’il y a des signaux que vous n’écoutez pas?
- Et de manière logique avec la méthode QQOQCCP (Qui-Quoi-Où-Quand-Comment-combien-Pourquoi). Cette méthode vise à comprendre les acteurs impliqués, la nature du problème, son emplacement, son timing, les facteurs contribuant à sa survenue et les causes profondes.
Exemple : Devrait-on repousser l’échéance du projet?
- Intuitive : L’équipe mentionne qu’elle ne pense pas y arriver depuis plusieurs semaines… On ne les a pas écoutés.
- Logique :
- Qui est concerné? L’équipe, le client, un autre département qui aurait moins de travail si on repoussait l’échéance
- Quoi (qu’est-ce qui est en cause)? Un problème technologique imprévu
- Où sommes-nous rendus? Le projet arrive à sa fin, il reste 20%
- Quand (quels sont les impacts sur la planification ou la durée) : nous ne savons pas quand nous aurons réglé le problème
- Comment pourrait-on régler le problème? un expert, le changement de priorité d’autres projets, plus de ressources, plus de budget, repousser l’échéance
- Combien d’incidents cela peut-il créer? Combien cela peut-il coûter? Le risque peut être mitigé car c’est dans un cas très spécifique que le problème survient, mais nous ne mesurons pas encore tous les impacts et les connaissances. Un expert peut coûter cher, mais moins qu’un autre département arrêté.
- Pourquoi? Manque d’analyse au départ, ressources manque d’expertise
Étape B : Identifier les options de résolutions et leur coût.
Idéalement vous avez toujours 3 options. Et pour chacune des options vous notez les avantages, inconvénients et faites un calcul de coûts et/ou rentabilité.
Étape C : Choisir, implanter, mesurer et adapter.
Il est important de rester à l’affût! Si vous voulez régler un problème, il ne suffit pas de prendre une décision. Il faut aussi aller vérifier sur le terrain si la solution fonctionne et se rajuster au besoin!
2. Méthode 8D (urgence ET long terme)
La méthode des 8D est une approche structurée et collaborative, qui tente d’éliminer les causes racines.
- D1 : Former une équipe : Constituer une équipe multidisciplinaire chargée de résoudre le problème.
- D2 : Définir le problème : Décrire de manière claire et précise le problème, en identifiant les symptômes et les effets indésirables sur l’équipe, l’organisation et les objectifs d’affaires.
- D3 : Mettre en place des mesures d’urgence : Prendre des mesures immédiates pour contenir le problème et éviter qu’il ne s’aggrave.
- D4 : Identifier la cause racine : Utiliser des outils d’analyse, tels les 5 pourquoi, pour identifier la cause profonde du problème.
- Les 5 pourquoi permettent de creuser la source du problème.
Par exemple : Le problème est que nous sommes souvent en retard dans les projets
Pourquoi #1? Parce qu’il y a toujours des imprévus et des urgences de dernière minute.
Pourquoi (#2) y a-t-il toujours des imprévus ? Parce que nos estimations ne semblent pas réalistes.
Pourquoi (#3) nos estimations ne semblent pas réalistes ? parce qu’ils ne tiennent pas compte de la charge de travail des différents départements.
Pourquoi (#4) ne tenons-nous pas en compte la charge de travail des différents départements ? Parce que nous n’avons pas les mêmes méthodes de travail.
Pourquoi (#5) n’avons-nous pas les mêmes méthodes de travail ? Parce que nos réalités sont différentes.
- D5 : Proposer des actions: Développer des actions correctives en lien avec la cause racine.
Par exemple : Dans un premier temps, nous allons ajouter une rencontre de coordination hebdomadaire afin de respecter la méthode de chacun, tout en anticipant les problèmes de planification inter-équipe et éviter les urgences.
- D6 : Mettre en œuvre les actions: Mettre en place les actions correctives prévues, en suivant un plan d’action détaillé. Dans notre exemple : une personne devra être responsable de ses rencontres de coordination.
- D7 : Prévenir la réapparition : Mettre en place des mesures de prévention pour s’assurer que le problème ne se reproduise pas à l’avenir. Dans notre exemple : si la productivité de la réunion s’essouffle ou les problèmes continuent, il faudra prendre une nouvelle décision et refaire l’exercice car peut-être que nous n’avions pas ciblé le bon problème !
- D8 : Féliciter l’équipe : Reconnaître et célébrer le travail de l’équipe pour résoudre le problème.
3. Prendre des risques calculés avec la loi de Pareto
Vilfredo Pareto, sociologue et économiste italien, a démontré que 80% des résultats proviennent de 20% du travail réalisé, par conséquent 20% du temps utilisé donnera 80% des résultats.
Vous pouvez comprendre maintenant qu’atteindre la perfection prend du temps, et comme la plupart du temps cette perfection n’est pas nécessaire, cela finit par vous rendre contre-productifs.
Cette loi est l’une des lois qui peuvent s’appliquer à tous les domaines !
En résolution de problème cela peut vous aider à choisir les solutions le plus efficaces, rapidement.
Parlant de gestion de risque. Quand vient le temps de prendre des décisions, il est toujours pertinent de se demander dans quelle mesure ce problème risque de revenir, et s’il revient, quels sont les impacts. Cela peut permettre de prioriser!
Voici un exemple un peu extrême : Disons que depuis 5 ans vous n’avez eu aucune panne d’électricité à votre maison. Un jour, vous avez une panne majeure qui dure 2-3 jours. Allez-vous courir pour vous équiper d’éléments afin de survivre dans ce type de situation qui est importante, mais dont le risque de répétition est faible selon votre expérience? Ma réponse est non. Votre réponse dépend de votre tolérance au risque. Pour ma part j’attendrais au moins 3 fois que la situation se répète dans ce cas-ci avant d’entreprendre des investissements conséquents et de me faire un plan de contingence formel.
Voici un article complémentaire sur la mesure du risque.
➡️Afin de prendre des décisions rapidement, connaissez-vous mieux. Unique coaching offre un coaching sur un profil de personnalité très étoffé (Profil Nova). Voyez le forfait ici. Cette expérience de mieux se connaître peut vous permettre de trouver la meilleure manière de résoudre des problèmes, pour vous!
Comment favoriser la prise de décision de la part de votre équipe?
Communiquer le contexte
Vous avez pu constater que les outils d’aide à la décision demandent une certaine compréhension du contexte, donc à vous de communiquer du contexte à vos équipes.
Dites-vous que chacun prend plusieurs décisions chaque jour. Si un membre de votre équipe est bloqué et doit prendre une décision sur ses priorités, il sera beaucoup plus facile pour lui de prendre une décision pertinente s’il comprend l’impact de ses décisions.
L’outil de l’entonnoir expliqué brièvement ici à l’étape #3 de cet article peut vous aider, et nous avons une excellente auto-formation sur la communication ici (nous l’offrons aussi en direct!)
Environnement sécuritaire
Certaines personnes ont du mal avec l’échange d’idée ou les désaccords, car ils sont perçus comme des conflits. D’autres manque de compétences ou de confiance en eux. Afin qu’ils proposent plus de solutions, il faut vous assurer de créer un environnement sécuritaire avec que les partages puissent avoir lieu.
Il vous faudrait un leadership cohérent (et non parfait!). C’est-à-dire d’avouer vous-mêmes vos erreurs quand vous en faites et d’avoir une compétence confirmée sur le sujet des rétroactions constructives. Votre intelligence émotionnelle fera aussi une différence.
En conclusion
Le rôle de gestion n’est pas de tout repos, mais tellement motivant! Les gestionnaires peuvent réellement avoir un impact plus positif sur eux et autour d’eux.
- Apprenez à vous « gérer » : vos émotions, vos réactions.
- Prenez plus de recul. Quelques minutes suffisent!
- Choisissez les éléments qui ont un réel impact (priorisez!).
- Acceptez les erreurs (les vôtres et celles des autres).
- Favoriser un environnement convivial et de confiance.