Comment rendre la communication le plus efficace possible? Au quotidien? Avec les multiples canaux de communication, les différents intervenants, cultures et attentes… ouf.
Plusieurs ingrédients semblent être « contre » une communication efficace. Et si la recette était plus simple qu’il n’y paraît?
Constat 1 : La communication est souvent complexe parce que les personnes qui se parlent ne se comprennent pas toujours.
Exemple : Mon patron me pose une question impromptue, je réponds le plus rapidement possible, mais en fait je n’avais pas compris sa question et je patauge… finalement il semble frustré et doit quitter.
Constat 2 : Nous pensons que nous sommes assez prêts pour partager de l’information, et tout à coup, nous sommes surpris par une question et nous commençons à nous embourber en tentant de répondre.
Exemple : En rencontre technique, vous vous faites poser une question par votre directeur et vous tentez de répondre tout en réfléchissant à voix haute. Résultat : un patron inquiet!
Constat 3 : Nous avons vraiment envie de parler d’un sujet à une personne qui, elle, est dans un autre contexte complètement. La conversation finit en queue de poisson ou en déception!
Exemple : je partage une bonne nouvelle et je suis reçu par une personne préoccupée par un dossier qui me répond poliment, mais rapidement. Je décide de mettre fin à la conversation, car je sens bien que ce n’est pas le bon moment.
Alors, comment faire, au quotidien, afin de communiquer efficacement? Voici 3 conseils.
Conseil #1 : Tourner sa langue 7 fois avant de parler
Et oui, ce vieil adage a toujours sa place! Plusieurs raisons font que nous avons envie de répondre promptement : effet de surprise, manque de temps, envie de bien paraître, et j’en passe!
Peu importe la raison, vous pouvez être rapide ET réfléchi.
Voici des mots et des actions clés lorsqu’une situation demande une réponse rapide, mais que la réponse est importante et que vous voulez éviter que ça se complique!
- Se donner du temps :
- « Humm. Laisse-moi penser à la meilleure réponse 2 secondes. »
- « Répondre à cette question prend plus que 2 minutes, et je vois que tu as une autre rencontre. Pour quand as-tu besoin de la réponse? »
- Et si la personne en a besoin immédiatement, demandez-lui de quoi exactement elle a besoin maintenant. Il peut s’agir d’un résumé, d’un avis, de la prochaine étape, mais pas nécessairement de tout le détail!
- Demander une précision :
- « J’ai envie de répondre de manière précise. Peux-tu répéter ta question? »
- « Afin de m’assurer de bien répondre à ton point, peux-tu me dire le besoin derrière la question? »
Les demandes surprises génèrent souvent des émotions lors des communications. Cet article sur la manière de partager ses émotions est un bon complément de lecture! Voici le lien.
En résumé sur ce point : prendre le temps, c’est bien!
Conseil #2 : S’assurer d’avoir compris l’objectif
Selon mon expérience, 90% des personnes posent des questions fermées ou inductives. C’est-à-dire qu’elles ont déjà amorcé une réflexion ou ont déjà un avis. Ce qui fait que quand une personne pose une question, ou demande une information, il manque un bout.
Ce qui manque, c’est le « pourquoi ».
Exemple :
- Gestionnaire : « Peux-tu me rappeler pourquoi on a choisi l’option A au lieu de l’option B »?
- Collaborateur : « <donne plein de détails> »
- Gestionnaire un peu impatient : « Non, mais en résumé. »
- Collaborateur : « … »
Contexte probable dans cet exemple : le gestionnaire a reçu la question de son patron, qui s’est fait poser la question d’un collègue lors d’une rencontre budgétaire. L’option A que l’équipe a choisie est un peu plus chère que la B. Les deux personnes qui ont les conversations sont au niveau exécutif, ils ne veulent pas le détail technique, ils veulent 3-4 phrases qui expliquent le choix budgétaire.
Alors si vous êtes le gestionnaire, vous pourriez dire :
- « Lors d’une rencontre budgétaire, la question s’est posée concernant le choix de l’option A versus B. Peux-tu me remémorer la différence de ces 2 options au niveau des coûts et de la rentabilité? »
Si vous êtes le collaborateur, vous pourriez aider votre gestionnaire à préciser sa question, comme suit :
- « Pour m’assurer de bien répondre à ta question, tu veux des détails en lien avec quel aspect? Technique? »
Afin de conclure ce point, afin d’être plus efficace en communication, assurez-vous d’avoir compris ce dont l’AUTRE personne a réellement besoin. Quel est son objectif? Que veut-elle réellement?
Vous serez plus optimal!
Si vous vous sentez débordé, cet article propose 4 stratégies simples et détaillées (éliminer, simplifier, automatiser, déléguer). Lire l’article.
Ou encore, à plus haut niveau, si vous sentez une perte de contrôle plus générale sur votre emploi du temps, voici mon TOP 10 pour reprendre le contrôle.
Conseil #3 : Favoriser le bon contexte
Vous devez avoir une conversation difficile avec quelqu’un et vous êtes finalement dans le bon état d’esprit pour cela! Vous allez vers l’autre personne qui semble préoccupée par un dossier. Qu’à cela ne tienne : vous y allez.
Et finalement, vous n’avez pas la réception souhaitée.
Vous le savez intuitivement, mais il faut le bon contexte pour tous les membres d’une même conversation pour que celle-ci soit efficace et positive.
Je reconnais que les gestionnaires manquent de temps, mais favoriser le bon contexte ne va pas seulement augmenter l’efficacité de votre communication, cela va donner des résultats plus positifs!
Le temps, vous allez le passer après pour gérer les problèmes et ajuster, si vous ne le passez pas avant afin de vous préparer ou de patienter pour le bon moment!
Vous n’économisez jamais de temps en allant rapidement lorsqu’il s’agit de communication interpersonnelle. (En fait, cela coûtera plus d’énergie!)
Un autre exemple : Lors d’une rencontre d’équipe, vous vous apprêtez à annoncer une bonne nouvelle, mais il manque la moitié de votre équipe.
Vous avez une décision à prendre : attendre, ou le faire quand même. Cela dépend de l’impact que vous voulez avoir.
Afin de terminer sur ce point, il faut noter que le contexte de l’autre est à prendre en considération si vous souhaitez arriver à votre objectif. Alors, mettez toujours en perspective l’impact que vous voulez avoir et assurez-vous d’avoir un contexte optimal, pour vous comme pour votre interlocuteur.
En conclusion
Les trois conseils de ce billet peuvent permettre non seulement d’être plus efficace dans votre communication, mais aussi d’économiser temps et énergie!
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