Le micromanagement est présent quand une personne devient plus contrôlante sur un travail ou un processus. La microgestion peut se produire entre un gestionnaire et un employé, entre deux équipes d’une même organisation, entre un client et son fournisseur ou entre partenaires d’affaires.
Ce besoin de plus de détail, de plus de validations, de plus de contrôle est en lien avec la peur de quelqu’un. Tous, pouvons avoir des périodes de micromanagement.
Cet article offre des pistes pour en finir avec le micromanagement, qu’il soit ponctuel ou régulier.
L’impact du micromanagement
La personne qui fait plus de microgestion qu’à son habitude vit probablement une période de stress. Elle craint de ne pas livrer, ou de perdre la face, ou elle ressent une perte de contrôle sur un élément important pour elle. L’émotion de la peur ou le sentiment de manquer de contrôle sont probablement présents.
Si une personne se met soudainement à vous microgérer, demandez-vous ce qui peut bien se passer.
De l’autre côté de la médaille, il y a la personne qui « subit » la microgestion. Autrement dit cette personne se voit mettre une pression de plus et se fait demander plus de validations, plus de suivis, plus d’ajustements sur des détails.
Le micromanagement peut certainement affecter le moral et la confiance entre deux personnes. En plus de décourager la créativité, augmenter le taux de roulement et créer une sorte de dépendance (la personne est bloquée, car elle ne reçoit pas de tâches ou de validation).
Vous préférez le format vidéo au texte? Regardez la vidéo récapitulative de l’article ci-dessous.
Alors, quoi faire pour en finir avec le micromanagement?
Si vous êtes la personne qui subit la microgestion, voici ce que vous pouvez faire
#1: Communiquez votre progrès plus que vous ne le pensez nécessaire.
Idéalement, demandez à la personne, quelle est la meilleure fréquence pour elle de recevoir les suivis.
Un gestionnaire stressé a besoin d’être rassuré. Et pourquoi ne l’aideriez-vous pas? Si c’est son mode de fonctionnement général, parlez-lui-en.
#2 Mentionnez-le à la personne
Oui je comprends que cela peut être stressant, mais autant l’autre que vous avez à gagner à avoir une meilleure relation. Si vous pensez que tout doit venir de votre manager, vous avez tort. En général, dans la vie, vous êtes responsable de mentionner vos besoins et de vous entendre du mieux que vous pouvez avec les autres.
Assurez-vous aussi que vous avez la pleine compréhension de ce qui est attendu de vous. Malheureusement, les attentes ne sont pas toujours claires, et cela fait partie de votre responsabilité, en tant que membre d’une équipe, d’aller clarifier le fonctionnement idéal avec votre manager.
#3 Faites preuve d’empathie
Vous pensez que j’exagère car c’est vous qui vous faites microgérer? En fait, si ce n’est pas un fonctionnement habituel de la personne, il doit se passer quelque chose. Soyez curieux.
De plus, il peut y avoir des situations où les membres d’une organisation ont besoin d’un suivi plus serré. Par exemple : quand une compagnie est en difficulté, quand une personne est nouvelle, ou est dans un nouveau rôle ou lorsqu’il y a une croissance ou un développement spécifique qui a de gros enjeux pour l’entreprise.
Cela doit s’expliquer et devrait être communiqué par votre manager, sinon allez chercher l’information.
Si vous êtes la personne qui devient un micromanager dans certaines situations, ou la plupart du temps
#1 Entourez-vous des bonnes personnes
Si vous aviez besoin d’une personne d’expérience dans votre équipe et que vous avez finalement recruté une personne junior, vous allez devoir ajuster vos attentes et votre style de leadership. (Pour en savoir plus sur les styles de leadership, lisez cet autre article.)
Si vous n’avez pas le temps de former ou d’investir dans une personne junior et que personne ne peut vous aider, il y a sûrement une autre solution que d’embaucher cette personne. Cette histoire risque de mal se terminer et vous n’aurez rien gagné.
Quelques idées : redistribution des tâches, dépriorisation, aide de l’externe ou gestion des projets plus agiles pour en nommer quelques-uns. En plus de vous assurer de valider des attentes que ce soit avec les clients ou à l’interne. Il peut arriver que l’on en fasse trop et que finalement, même en en faisant un peu moins, cela crée de la satisfaction. Je sais que cette partie est tabou, mais le point est très important. Connaissez-vous l’expression : « En faire plus que ce que le client en demande? »
Si vous en faites trop, vous êtes moins rentable, et souvent plus exigeant.
Soyez clair et focalisez sur la valeur livrée plutôt que sur la perfection 😉
#2 Dotez-vous d’outils pour visionner l’avancement des dossiers
Si vous devez toujours avoir des rencontres, des discussions ou des courriels afin de connaître l’avancement des dossiers, je n’ai qu’un seul conseil pour vous :
Faites venir les suivis à vous.
Dis autrement : arrêter d’aller les chercher.
Et si vous avez le problème que les personnes ne mettent pas à jour les outils que vous avez. Demandez-leur la rigueur, de l’aide et expliquer à quoi cela sert. Soyez ouvert à revoir les processus et le niveau de détail attendus.
En fait, généralement, plus les demandes sont claires, plus les suivis sont faciles à faire.
#3 Acceptez de laisser aller
Ouch. Je sais. Pour avoir été une experte de mon domaine, avant de devenir une gestionnaire. Je sais que si vous aimez toujours votre métier d’origine, il se peut que vous trouviez de la satisfaction à ajuster des dossiers. Il se peut aussi que vous n’ayez pas encore accepté que cela ne soit plus votre rôle.
Lorsque l’on passe d’expert à gestionnaire, il y a un deuil à faire et de nouvelles compétences à développer.
Évidemment je ne parle pas des petites équipes ou même le gestionnaire fait partie de l’équipe des experts. Et en même temps, même dans ces situations, le rôle du manager doit être clair : « Dans ce dossier particulier, je suis l’expert, dans l’autre c’est toi et moi, je suis ton gestionnaire. »
Conclusion
Je vous invite à trouver l’équilibre pour vous entre la microgestion et la macro-gestion. C’est-à -dire qu’il ne faut pas voir l’encadrement comme étant quelque chose de négatif. L’encadrement lorsqu’on gère un département ou une entreprise est essentiel. Cet encadrement est positif s’il s’adapte aux situations et aux personnes.
Et une fois ajusté il n’a pas d’impact négatif sur la visée long terme de l’entreprise, la créativité, la satisfaction des personnes.
Pour savoir comment ajuster votre encadrement, lisez cet autre article.