En tant que leader, vous devez donner de la rétroaction positive ou négative, de façon constructive, à vos équipes. Il est de plus en plus commun, avec les barrières hiérarchiques qui s’abaissent, que les gestionnaires reçoivent une rétroaction négative non seulement de leur supérieur immédiat, mais aussi de leur équipe.
Alors, comment recevoir une rétroaction négative de la bonne manière? Voici six conseils afin de vous aider à naviguer dans un contexte qui peut être difficile à gérer.
Vous préférez une version vidéo? La voici :
D’emblée, vous pourriez être sur la défensive, surpris ou très ouvert. Cela dépendra de votre contexte, de vos attentes, de la personne qui partage son avis, du ton utilisé, ou encore de vos émotions à ce moment!
Je ne vous surprendrai pas en vous disant qu’idéalement, il faut rester calme, posé et curieux. Et ce, même sous l’effet de surprise.
Voici six conseils pour recevoir une rétroaction négative
1. Se respecter
Le moment
Si le moment ou l’endroit ne vous convient pas, demandez poliment si vous pouvez avoir cette conversation à un autre moment et/ou dans un autre lieu.
Le ton
Gardez le contrôle sur le ton qui est bon pour vous. Si l’autre personne monte le ton, vous avez tout le loisir de lui dire sur le champ : « Je suis ouvert à entendre ce que tu as à dire, si cela est fait dans le calme. Préfères-tu un autre moment? »
La surprise
Il arrive qu’une conversation difficile arrive subitement et qu’on ne puisse pas l’éviter. Surtout s’il y a une charge émotionnelle, il faut s’en occuper.
Exemple : Un membre de votre équipe arrive et vous lance : « On ne devait pas se rencontrer pour te présenter nos idées? On sait bien que toi tu changes d’idée souvent sans nous le dire. On a encore travaillé pour rien. Tu aurais pu au moins nous prévenir! Là tout le monde est démotivé! »
Dans ces cas, afin de vous respecter ET d’avoir une conversation constructive, rappelez-vous ce que vous voulez vraiment et soyez authentique en commençant par nommer l’émotion que vous ressentez. Une guerre ouverte n’est pas la meilleure idée!
« Vous devez être fâchés pour me dire cela sur ce ton-là. Je ne veux pas que vous sentiez que vous travaillez pour rien. Je suis prête à ajuster mon fonctionnement et à ce que l’on trouve un terrain d’entente. Je ne serai pas parfaite non plus, alors j’ai besoin que l’on travaille ensemble là-dessus. Qu’en dis-tu? »
Vous désirez plus de conseils sur la communication des émotions? Lisez cet article.
2. Écouter ce qui est transmis
Mettez-vous en « mode écoute ».
D’abord, dites-vous que l’information qui va vous être transmise, peu importe la manière, est une occasion pour vous d’apprendre.
Concentrez-vous sur vos propres réactions. Si vous sentez que vous devenez défensif, calmez-vous et ne vous inquiétez pas!
Vous aurez tout le loisir de vous expliquer.
Commencez seulement par écouter avec concentration. (Si vous voulez améliorer votre écoute et votre présence, cet article et ce vidéo sont remplis d’outils!)
Si, plutôt que d’écouter, vous préparez votre réponse, vous n’êtes pas en train d’écouter. Calmez-vous 😊
3. Questionner pour comprendre
Demandez le plus de détails et d’informations possible : les faits et le concret sont vos alliés!
Ne soyez pas gêné de poser des questions et de demander des détails, peu importe le type de feedback.
Par exemple :
- Je veux vraiment comprendre ce que tu me dis, as-tu des exemples concrets?
- Quelles étaient tes attentes envers moi?
- Comment je pourrais faire pour mieux répondre à tes attentes?
4. Reformuler le problème
Reformulez ce que vous avez compris afin de bien valider votre compréhension.
Plus c’est concret, mieux c’est.
Par exemple :
« Si je comprends bien, le fait que je n’ai pas pris le temps de vous consulter crée de la frustration chez l’équipe? »
5. Conclure avec des actions à suivre
Recherchez des actions ou des suggestions pour le futur.
Par exemple :
- Tu me fais réaliser que je perds facilement patience quand je reçois une plainte de client. Je ne sais pas trop comment gérer ce type de situation. As-tu des suggestions?
- Qu’en penses-tu si je te fais parvenir une version préliminaire pour le prochain rapport et comme ça nous nous alignerons d’avance?
6.Remercier la personne
Remerciez la personne de son courage et du temps qu’elle a pris pour vous donner ce feedback négatif.
Un simple « Merci d’avoir pris le temps de partager cette rétroaction négative de façon constructive avec moi. »
Conclusion
En conclusion, il n’est pas nécessairement facile de recevoir une rétroaction négative. Cela veut dire que nous n’avons pas « bien » fait. Ou que nous n’avons pas répondu aux attentes. Des émotions peuvent être en jeu, en plus de l’égo qui veut bien paraître.
Cela peut nous faire réagir sur la défensive. Si c’est le cas, n’hésitez pas à prendre un moment. Vous pourriez même dire à l’autre que vous ne vous attendiez pas à cela et que vous aimeriez lui revenir un peu plus tard.
Il n’y a pas d’erreurs, il n’y a que des apprentissages!