Certaines périodes sont plus intenses que d’autres.  Certaines périodes intenses semblent interminables. Ces moments peuvent être épuisant! Bien que vous ne contrôliez pas nécessairement toutes les causes de ce volume de travail, il y a des éléments que vous contrôlez.

Voici 5 conseils quand il y a trop à faire

Pour que ces conseils fonctionnent, il faut un désir que les choses changent.  Je propose un exercice d’une durée d’environ 10 minutes et qui pourrait vous aider à passer une meilleure journée. 

 

Conseil #1: Pas d’objectifs, pas de satisfaction

L’être humain a besoin d’objectifs : court, moyen et long terme.

Une liste de tâches interminables n’est PAS un objectif.

Alors qu’est-ce qu’un objectif? On reconnait un but lorsqu’il y a un résultat concret, un livrable clair et qu’il fait du sens.

Je vous invite à prendre votre liste de tâches. Nous allons y ajouter 5 colonnes (total de 6 colonnes). Nous les remplirons au fur et à mesure de cet article.

Je sais que vous en avez déjà trop à faire et vous voulez un truc rapide. En voici un, et en plus il sera plus concret si vous participez. Et vous me direz comment vous vous sentez ensuite 😊

 

❗ Problème potentiel : Votre liste de tâches est dans votre tête!

Remédiez-y en listant les 5-10 tâches qui vous viennent en tête. Et, sachez que si votre stress est élevé présentement, le fait d’avoir votre liste en tête plutôt que sur papier est un facteur déterminant.

Étape 1 :
  • Colonne #1 : votre tâche
  • Colonne #2: l’objectif rattaché à la tâche

Pour trouver l’objectif

Pour trouver l’objectif et prendre du recul quand on a trop à faire, il faut se poser les questions suivantes :

  • Ultimement, cette tâche sert à quoi? À qui?
  • Quelle est la contribution de cette tâche à l’équipe? à l’organisation?

Par exemple, voici 3 tâches de ma liste actuelle:

  1. Appeler le fournisseur d’électricité pour régler un problème
  2. Écrire un article de blog
  3. Faire le suivi à 3 clients sur des changements de rdv

😎 Oui, ma liste de tâche comprend toutes les sphères de ma vie. Parce que mon cerveau, lui, ne fait pas la différence entre les différentes sphères de ma vie.

Et voici les objectifs pour chacune de ces tâches.
  1. Appeler le fournisseur d’électricité pour régler un problème. / Faire l’entretien au fur et à mesure plutôt que d’accumuler.
  2. Écrire un article de blog. / Contribuer aux lecteurs et faire connaître mon expertise.
  3. Faire le suivi à 3 clients sur des changements de rdv. / Offrir un service hors pair.
Et s’il n’y a pas d’objectif à la tâche?

S’il n’y en a pas ou que l’objectif n’est pas clair, demandez-le à qui de droit. Si cela ne s’applique pas, peut-être qu’une des 4 stratégies serait appropriée (éliminer, simplifier, automatiser, déléguer). Lire cet autre article sur la gestion du temps.

 

Finalement, comment cette étape va vous aider concrètement?

Parce que si vous pouvez vous rappeler à quoi « sert » la tâche, à quoi elle se rattache et quels sont les impacts de la faire ou non, cela contribuera à la clarté de sa priorisation et à votre motivation.

 

Conseil #2: Vous avez une petite voix interne? Aussi bien l’écouter.

Je ne sais pas pour vous, mais en travaillant ma liste et en listant les objectifs, mon cerveau m’a déjà fournir des « raisons » ou des obstacles à leur accomplissement.  Les lister va aider à trouver des solutions.

Nous voici à l’étape 2, la 3 colonne :
  • Colonne #3 : Obstacle

À titre d’exemple, voici la liste des obstacles pour chacune de mes tâches.

  1. Appeler le fournisseur d’électricité pour régler un problème. / Faire l’entretien au fur et à mesure plutôt que d’accumuler. / Le temps d’attente est long. Quand vais-je pouvoir appeler?
  2. Écrire un article de blog. / Contribuer aux lecteurs par mon expertise. / Comment trouver les heures pour le faire?
  3. Faire le suivi à 3 clients sur des changements de rdv. / Offrir un service hors pair. / aucun obstacle yé!

 Ouf. La motivation a baissé? Passons au point 3!

 

Conseil #3: « Motive ta liste de tâche! »

C’est bien de penser aux autres et à l’organisation, mais vous allez me dire : et moi? Et vous avez raison. Vous devez aussi trouver ce qui vous motive dans votre liste de tâches.

Alors… qu’est-ce qui vous motive vous? Qu’est-ce que va procurer la terminaison de cette tâche? De la paix d’esprit? Un sentiment de satisfaction?

Voici mes motivateurs:

  1. Appeler le fournisseur d’électricité pour régler un problème. / Faire l’entretien au fur et à mesure plutôt que d’accumuler. / Le temps d’attente est long. Quand vais-je pouvoir appeler? / Sécurité au chalet afin que les arbres ne touchent pas les fils électriques.
  2. Écrire un article de blog. / Contribuer aux lecteurs par mon expertise. / Comment trouver les heures pour le faire? / Sentiment d’accomplir quelque chose d’important pour moi en lien avec ma mission.
  3. Faire le suivi à 3 clients sur des changements de rdv. / Offrir un service hors pair. / aucun obstacle / Plus de visibilité sur mon horaire des prochains jours.

 Vous trouvez qu’il nous manque une solution aux obstacles? Bien vu! C’est ce que j’appelle passer en mode solution.

Et pourquoi les solutions aux obstacles viennent en 4e étape? Parce qu’avec de la clarté sur votre motivation, vous trouverez plus facilement une solution.

 

Conseil #4: Mode solution!

Alors, vous avez l’objectif, l’obstacle et la motivation. Il reste à trouver comment vous aller contourner l’obstacle.

Voici mes stratégies de contournement :

  1. Appeler le fournisseur d’électricité pour régler un problème. / Faire l’entretien au fur et à mesure plutôt que d’accumuler. / Le temps d’attente est long. Quand vais-je pouvoir appeler? / Sécurité au chalet afin que les arbres ne touchent pas les fils électriques. / Je vais utiliser la messagerie instantanée de leur site, ce sera plus pratique pour moi que de rester au téléphone.
  2. Écrire un article de blog. / Contribuer aux lecteurs par mon expertise. / Comment trouver les heures pour le faire? / Sentiment d’accomplir quelque chose d’important pour moi en lien avec ma mission. / Les lundis et mardis matins sont les mieux pour ce genre de travail et je vais changer la fréquence afin de me donner une marge de manœuvre.
  3. Faire le suivi à 3 clients pour changer les rdv. / Offrir un service hors pair. / aucun obstacle / plus de visibilité sur mon horaire des prochains jours. / Il ne me reste qu’à réserver du temps dans mon agenda pour exécuter!

 

Conseil #5: Cédulé = réalité / rajustement = agilité

À ce point-ci, en ayant fait les étapes précédentes, vous devriez vous sentir plus en confiance avec votre liste.

Et si vous vous dites : c’est bien intéressant et motivant, mais je n’ai pas le temps! J’ai trop de choses à faire!!!

Encore une fois, peut-être avez-vous besoin de simplifier, éliminer, automatiser ou déléguer.

Voici d’autres problèmes fréquents :
  1. Le temps n’est pas réservé dans le calendrier, de manière concrète. L’espoir d’avoir le temps est peu réaliste 😉
  2. Le temps pour effetué la tâche n’a pas été estimé, ou mal été évalué (généralement nous sommes trop optimiste.)
  3. Les priorités ne sont pas claires ou désalignées des objectifs. Par exemple: vous savez ce que vous devez faire, mais vous avez de la difficulté à dire non. Autre exemple: vous n’êtes pas certain des priorités, ou vous l’êtes, mais le tout n’est pas validé officiellement.
Alors voici les conseils pour ce point :
  • Si vous n’avez une estimation de la tâche (ou des sous-tâches de 30-60 minutes), vous êtes plus dans l’espoir que dans le concret. Alors le conseil est double : découpez la tâche au besoin et planifier les blocs de temps dans votre calendrier ou agenda.
  • Si vous avez du mal à dire non, débutez par prendre conscience que dire non à une demande est différent (et n’est pas), dire non à une personne. Voici un article complémentaire sur comment dire non.
  • Chaque jour comprend son lot d’imprévus n’est-ce pas? Votre plan de ce matin, n’est pas nécessairement complété le soir? Qu’à cela ne tienne, rajustez-vous tout simplement. Si vous devez reporter une échéance, communiquez-le, cela enlèvera de la pression. Et offrira de la clarté au demandeur. Éventuellement vous reprioriserez et continuerez d’avancer.
  • Si votre agenda n’a pas de place pour les imprévus, il y a peu de chances que votre planification soit réaliste en général.
Dernière étape :
  • Colonne #5 : ajouter le temps nécessaire ou les étapes nécessaires à la complétion de la tâche

 

En conclusion

Prendre un temps de recul quand vous avez trop de choses à faire, vous poser les bonnes questions, prioriser, savoir dire non et mieux vous organiser va vous aider à voir les étapes afin de gravir cette montagne de tâche.

Si vous ressentez que votre liste de tâche est une montagne, les étapes et les conseils de cet article vont permettre de démystifier les étapes et vous motiver.

Lorsque vous avez un volume de travail élevé, prenez au moins 10-15 minutes par jour pour rajuster, évaluer.

Prenez votre liste et regarder à quel objectif chaque tâche est liée, puis aux obstacles, motivateurs et stratégie de contournement, sans oublier d’estimer le temps que cela va prendre.

Plusieurs autres trucs peuvent vous aider, il y a des suggestions d’articles ci-dessous et une autoformation sur la gestion de l’énergie et du temps, cliquez ici pour les informations et le prix.

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