J’ai appris à déléguer parce que je me suis lassée des longues heures de travail, du stress et des impacts négatifs sur mon équipe. Justement. Le moment où j’ai réalisé les impacts sur moi, et les impacts sur les autres, j’ai commencé à transformer mes comportements pour avoir plus de plaisir, de résultats et de temps!
Cela a été tout un chemin. Vous savez comment on transforme ses comportements? Par la pratique et en partageant nos apprentissages avec les autres. Alors, inévitablement, des erreurs se produisent et une certaine humilité se crée.
Et vous savez quoi? Malgré quelques erreurs, je suis toujours vivante (sarcasme), j’ai réalisé des objectifs d’affaires ambitieux dans ma carrière professionnelle de leader, et même… j’en suis à ma 4e année en affaires!
Les erreurs, parce qu’elles génèrent des apprentissages, sont le chemin le plus rapide vers le succès.
Au delà des risques, il est toujours bon de se rappeler les avantages de déléguer:
- Pouvoir réaliser une tâche qui met notre contribution profonde plus à profit;
- Diminuer votre stress;
- Travailler moins;
- Augmenter votre énergie;
- Faire avancer votre carrière / Avoir une promotion (avec plus de temps… vous pourrez développer votre leadership, votre sens politique et vos aptitudes stratégiques!)
J’aime les méthodes simples et pragmatiques, c’est pourquoi je vous propose deux clés pour bien déléguer: la clarté et la confiance.
1- Une relation de confiance pour déléguer
Ce sera mieux/plus rapide/plus efficace/etc. si c’est moi qui le fais!
Actuellement, à qui auriez-vous confiance de déléguer? Si votre réponse est: peu ou pas de collaborateurs, alors empressez-vous de lire ce qui suit!
Des pistes de réflexion si vous n’avez peu ou pas confiance dans les capacités de vos collaborateurs et collègues:
- De quoi avez-vous besoin pour avoir confiance en vos collaborateurs?
- Quelles sont les compétences que vous recherchez chez vos collaborateurs et collègues?
- Quelles compétences gagneraient-ils à développer? Comment peuvent-ils les acquérir?
- Qu’est-ce que vos collaborateurs et collègues font de bien?
Si vous aviez confiance dans les capacités des personnes qui vous entourent, comment cela changerait-il votre perspective de la délégation?
Un exercice:
Répondez aux questions suivantes.
- De quoi vous privez-vous en ne déléguant pas ?
- Quels sont les avantages, pour vous, de déléguer ?
- Qu’avez-vous à perdre en déléguant ?
- Votre contribution, où est-elle la plus utile ?
- Nommez deux qualités/forces pour chacune des personnes qui vous entourent et indiquez comment ces personnes peuvent vous aider.
2- De la clarté pour déléguer
Voici un peu de “comment”: définissez les livrables, les tâches, les modalités et tout ce que votre collaborateur ou collègue a besoin (nuance avec ce que vous pensez qu’il ou elle a de besoin!).
A- Définir le quoi (tâches, projets, etc.)
Vous venez de réfléchir à votre valeur, à la plus grande contribution de vos talents dans l’organisation. Listez vos activités et maintenant décidez: quelles tâches allez-vous déléguer?
Définissez le “quoi” en priorisant la valeur de votre contribution.
Erreur commune: Déléguer les tâches les moins inspirantes… Trouvez le juste équilibre entre les tâches plaisantes et intéressantes puis celles qui ne le sont pas, car un collaborateur exécute mieux lorsqu’il est heureux et motivé !
Autre erreur commune: Déléguer un projet entier sans réel support planifié avec la personne. Oui les erreurs permettent d’apprendre, et restez logique!
Clé de succès: Commencer par déléguer des petites tâches et offrir son support.
B- Définir les livrables:
- À quel niveau de détails vous attendez-vous ? Pouvez-vous fournir un exemple ?
- Communiquez les dates importantes: les jalons, les différentes dates de livraison, la date où vous allez présenter le tout à la direction, la date finale, etc. TOUTES les dates importantes, au fur et à mesure.
Demandez à la personne ce qu’elle a compris.
La nuance entre les deux questions suivantes n’est pas banale: As-tu compris? ou Qu‘as-tu compris?
Je vous invite à faire des validations intermédiaires. N’attendez pas les jalons importants, ne laissez pas vos collaborateurs sans support. Surtout pour les premières fois où vous déléguer à une personne en particulier. Cela vous permettra de suivre l’avancement de la tâche et d’avoir une ébauche des résultats.
C- Définir le suivi:
Trouvez le juste milieu entre le contrôle et l’autonomie. Vous ne voulez pas devenir micro manager. En même temps agir de façon trop détachée ne vous mettra pas plus en confiance.
Quelle structure pouvez-vous mettre en place pour être en confiance et démontrer votre confiance ?
Quelques inspirations pour votre suivi:
- Définir le tout ensemble
- Réfléchir à son type de suivi et fréquence idéal.
- Demander au(x) collaborateur(s) et/ou collègue(s) ce qui conviendrait comme fréquence et type de suivi.
- Arriver à une entente commune.
- Établir une structure efficace
- Créer des itérations:
- une itération comporte un ou plusieurs livrables;
- une itération est de courte durée (1 à 4 semaines selon la durée du projet).
- Valider
- À chaque itération, demandez-vous ce qui a bien été, moins bien été et ce qui vous manque pour être meilleur la prochaine fois!
- Créer des itérations:
Faire le suivi sur des livrables concrets permet de gérer le risque! Voyez le résultat et ajustez.
En conclusion
Déléguer avec succès demande une relation de confiance et des attentes claires. J’espère que vous êtes inspiré et en action sur ce sujet, dont nous reparlerons prochainement!
Exercez-vous à déléguer ! N’attendez pas qu’une crise survienne… vous n’en serez que plus zen dans les moments importants.
Commencer à déléguer les tâches que vous comprenez bien et pour lesquelles vous pouvez exprimer clairement vos attentes.
Quels sont vos plus grands défis quand il en vient à la
délégation ?