Combien de temps par jour passez-vous en réunion à distance? Quel pourcentage de ce temps vous procure un sentiment de satisfaction? Avoir une communication – efficace – à distance est devenu un désir de bien des gestionnaires! (et de leurs équipe?) 

Actuellement, mes clients vivent presque tous cette difficulté: comment avoir une communication efficace à distance. C’est-à-dire, une communication qui soit pertinente, qui soit mobilisante et qui ne prenne pas toute la journée! (Par communication à distance j’entends l’utilisation d’un logiciel de type Zoom, Teams ou Hangout ou téléphone.)

Cet article présente les quatre critères pour arriver à avoir une communication efficace à distance ainsi que les pièges à éviter. 

 

Les quatre critères d’une communication efficace à distance 

1. Fréquence

La fréquence de communication nécessaire quelques semaines après le début d’une crise peut être différente à celle que vous avez utilisée en début de crise!  

Une fréquence optimale environ 3 semaines après le début de crise pourrait ressembler à:  

Lundi – 1h ou 2h selon la taille de l’équipe

  • Prendre le pouls des membres de l’équipe – comment vont-ils? Ceci peut se faire en groupe. Si certaines personnes demandent à être plus rassurées ou ont des besoins particuliers, parlez-leur ensuite, un à un. 
  • Établir les priorités de la semaine. Les priorités doivent être claires, c’est-à-dire avec des échéances et des livrables. Tellement claires que chaque personne peut envoyer à la fin de la journée un rapport de son avancement. 
  • Remonter l’information récupérée dans les différentes équipes à la haute direction. L’objectif est que la haute direction sache ce qui se passe au niveau émotionnel pour pouvoir ajuster sa communication et ses décisions en tenant compte de l’énergie actuelle. Nous sommes toujours en temps de crise et chacun vit une phase d’adaptation à son rythme. Il ne faut pas l’oublier. 

Mardi matin – 15 minutes 

  • Tour de «table» pour poser trois questions: ce qui a été fait hier, ce qui est sur le planning aujourd’hui, quels sont les problèmes anticipés.
  • Les cas particuliers sont gérés en discussion un à un. 

Mercredi – 15 minutes + 1h30

  • Tour de «table» Comme le mardi! 
  • + allez faire un check-in individuel avec les personnes de votre équipe. Comment vont-ils? Qu’est-ce qui les préoccupe? Profitez-en pour leur donner du feedback et les reconnaître. Le check-in va servir à faire des ajustements aux priorités. 

Jeudi – 15 minutes 

  • Tour de «table» Comme le mardi! 
  • Vendredi  1h-2h 

Vendredi – 1h-2h

  • Revue de la semaine en équipe 
  • Les accomplissements
  • Les défis
  • Ce qui doit être mis en place la semaine prochaine pour faciliter les défis 

 

? Gestionnaires: soyez vigilants aux patterns, par exemple, les mêmes problèmes sont nommés au cours des réunions, sans solution appliquée. Le prochain article sera sur les conversations difficiles, en personne et à distance. Si vous n’êtes pas encore abonné à l’infolettre d’Unique coaching, faites-le ici afin de ne rien manquer! 

 

 

2. Longueur

Vos rencontres pourraient être de plus en plus courtes. La plupart des gens maîtrisent les nouveaux outils. Une routine s’est installée. Profitez-en pour aller droit au but dans vos communications.  

En ligne, la durée d’attention est de 7 minutes.  

Il faut être dynamique ET focalisé sur l’agenda. Variez. Ne dépassez pas une durée totale de 2 heures.

Au besoin, utilisez des outils collaboratifs en ligne tel que Mural, Miro ou autres selon vos besoins. Cela peut dynamiser vos rencontres durant lesquelles vous avez besoin de contribution! 

Si vous avez encore des défis technologiques: plusieurs tutoriels existent en ligne, gratuitement. Sinon les plateformes comme telles offrent du support et des documents de formation, investissez 30 minutes là-dedans, vous en sauverez des tonnes d’autres. C’est un bon investissement, le télétravail va continuer! Je fais une prédication 😉

 

3. Contenu

Une rencontre doit avoir un agenda. Cet agenda, doit être communiqué à l’avance et son contenu doit s’adresser à toutes les personnes incluses dans la rencontre.   

 

4. Participants

Seules les personnes pertinentes pour la rencontre doivent en faire partie. Une personne qui n’a pas d’intérêt peut fermer sa caméra, lire et répondre à des courriels, etc. Ce faisant, c’est comme si elle donnait la permission aux autres de le faire, et vlan, vous venez de perdre l’attention de d’autres personnes. 

Le signe qui ne ment pas quant à l’efficacité de vos communications: la perte d’intérêtIl y a un manque d’interactions? Ou une personne prend trop de place? Il est temps de revalider le besoin de vos interlocuteurs et les pièges mentionnés ci-dessous. 

 

Si cela vous arrive, c’est que vous êtes peut-être tombés dans un de ces pièges… 

  • Vouloir «trop» optimiser pour sauver du temps: en mettant plusieurs sujets ou plusieurs personnes qui n’ont pas besoin d’être là pour tous les sujets. Pour optimiser, il faut suivre un agenda qui s’adresse à un groupe précis. C’est mieux d’avoir 3 rencontres de 30 minutes qu’une longue rencontre de 1h30 avec une moitié de gens désintéressés. 
  • Être «trop» patient: encore une fois, il faut optimiser la durée d’attention des autres. ExemplesSi une personne n’a pas encore compris le fonctionnement technique, il est temps de la former. Si une personne prend trop de place, il faut lui en parler. 
  • Ne pas avoir de règles de fonctionnement pour les rencontres virtuelles. Ici nous voulons avoir des communications efficaces à distance, et pour toutes rencontres empreintes d’efficacité il faut des règles de fonctionnement. À distance, les bonnes pratiques techniques doivent être incluses. Voici des exemples de règles :
      • Caméra ouverte
      • On fait un signe, ou on lève la main pour intervenir
      • Les notifications sur les téléphones, ou les courriels sont désactivées, voir les autres appareils / logiciels fermés
      • Écoute
      • Respect 

Ceci dit, je vous invite à être proactif, c’est-à-dire, de ne pas attendre la perte d’intérêt et de valider régulièrement (semaine ou deux-semaines) le besoin de vos interlocuteurs.  Soyez agile.  

L’agilité c’est de s’ajuster dès que son contexte change.  

Gardez l’œil ouvert sur le contexte et sur les autres! 

 

Conclusion 

Lorsque l’on aborde le sujet de l’efficacité des communications, qu’elles soient à distance ou en personne, on peut y voir des similitudes. 

  • Se préparer, avoir un agenda 
  • Inviter les personnes pertinentes 
  • Réserver le temps juste 
  • Gérer la rencontre de sorte que les situations reliées à des individus en particulier soient gérées en particulier 
  • Avoir un mode de fonctionnement clair 

Profitez de cette période pour mettre en place les bonnes pratiques de communication et de réunion pour votre organisation! Le prochain article sera sur les conversations difficiles, en personne et à distance. Si vous n’êtes pas encore abonné à l’infolettre d’Unique coaching, cliquez sur le bouton ci-dessous. 

Le coaching de gestion et d’affaires, est-ce pour vous? Faites-le test.