Deux outils pour anticiper en temps d’incertitude

Ne trouvez-vous pas qu’il est difficile d’anticiper dernièrement? Je ne sais pas vous. Moi, dans l’incertitude, j’ai besoin de repères, mon équipe aussi et Unique coaching aussi! Voici deux outils pour anticiper en temps d’incertitude.

Ces outils proviennent des remue-méninges opérés dans le cadre de la création de notre nouvelle formation Agir dans l’incertitude.

Comme dans tout, il a fallu prioriser, en lien avec la pertinence et le temps, ainsi que le fil conducteur de la formation (l’objectif de la formation). 

Voici donc deux outils pour anticiper ne se trouvant pas dans la formation Agir dans l’incertitude  ?

Débutons par définir l’anticipation agile, puis les outils.

L’anticipation agile

Quelle est votre définition générale de l’anticipation? Souvent j’entends qu’il s’agit de planifier, de bien prendre le temps d’évaluer la situation.

L’anticipation agile c’est observer autour + voir les impacts et les conséquences, puis agir (décider ou faire).

Donc, ce n’est pas QUE planifier. Il y a vraiment une question d’ouverture à ce qui nous entoure. S’ouvrir au marché, au contexte, observer ce qui se passe, comment sont les autres, comment on se sent.

Exemple concret :

Disons que je souhaite offrir une nouvelle formation, parce que j’ai une idée géniale, là là, maintenant. Pour anticiper en mode agile, avant de me mettre en action, je vais prendre un temps de recul. Ce temps peut être très court, ou plus exhaustif.

Observer : est-ce le bon timing pour offrir cette formation? Qu’est-ce que je sais à propos du marché? Qu’est-ce que je contrôle? Quels sont mes inconnus? Est-ce que cette formation est alignée avec mes objectifs ou ma mission?

Voir les impacts et les conséquences : si je prends du temps pour créer et lancer cette formation, quels impacts et conséquences cela aura-t-il sur nos opérations, nos priorités?

Puis je décide, ou je fais (j’agis).

L’anticipation agile c’est observer, être conscient des impacts et conséquences pour agir (décider ou faire).

Outil #1 : Les drapeaux

Durant une rencontre de planification ou de mise à jour opérationnelle avec votre équipe, ou seul avec votre propre plan de travail ou todo list, indiquez un drapeau rouge, jaune ou vert à côté d’une tâche.

C’est très simple vous me direz.

C’est pour cela que c’est efficace.

Parce que pour faire cela, vous allez devoir vous poser quelques questions : qu’est-ce qui fait que vous allez mettre un drapeau rouge, jaune ou vert? Le risque? Les impacts sur les opérations? Les délais? Oups, vous avez oublié de parler de cette tâche à un collègue? ?

? Pour pousser l’outil plus loin, partagez votre liste entre collègues pour discussion. Cela permet de voir ce que vous ne voyez peut-être pas! 

Par exemple :

Chacun mets un drapeau sur le même projet ou la même tâche. Si vous n’avez pas le même drapeau, cela pourra générer une belle opportunité de clarifier, d’ajuster, et d’anticiper de manière plus juste.

Anticiper, c’est se poser les bonnes questions pour avoir de la clarté sur la réalité.

Quoi faire avec les drapeaux?

Pour aller jusqu’au bout du processus d’anticiper, indiquez les actions proactives que vous pouvez faire sur les drapeaux jaunes ou rouge. L’idée est d’éviter de tomber en réaction. Anticiper n’est pas QUE observer non plus. Agir sur ce que vous voyez permet d’anticiper de manière agile.

Faites un plan d’action simples pour les drapeaux jaunes ou rouges, sous forme de tableau 4 colonnes : qui / quoi / quand / commentaires.

Outil #2 : Le premortem

Le 2e outil pour anticiper et le premortem. J’adore cet outil car il peut s’avérer assez amusant, et comme nous avons besoin de joie ces temps-ci, je l’aime encore plus!

Voici le canva :

Essentiellement, on pense à ce qui pourrait faire en sorte que le projet ne réussisse pas. Souvent, faire un exercice contre-intuitif permet d’avoir une nouvelle vision, et cela change!

La méthode :

1. Seul ou en équipe, remplissez le canva. Je privilégie de débuter par une version individuelle puis un partage en équipe.
2. Suite au partage, priorisez les éléments qui pourraient mal se passer. Ce qui est le plus prioritaire devrait être le plus « dangereux » pour le succès du projet.
3. Puis ensemble, faites un remue-méninge pour trouver ce que vous pouvez faire ou décider pour anticiper, et ainsi, faciliter le succès du projet. Vos idées pour mitiger les risques.
4. Faites le suivi en cours de projet!

Les éléments du premortem :

• Buts initiaux et plan original: Déjà si vous n’en avez pas, ou s’ils ne sont pas clairs pour tous les membres impliqués, clarifiez-le.
• Les menaces ou les éléments qui peuvent mal se passer: Listez tout ce qui vient à votre esprit.
• Mitigation: Vos idées de solutions, d’actions, pour mitiger les risques, ou faciliter le succès!

Conclusion

Anticiper en mode agile demande d’observer, de voir les impacts et les conséquences futures et d’agir!

Si vous ne faites qu’analyser ou observer, vous n’anticipez pas en mode agile. Votre capacité d’anticiper se développera avec une conscience plus grande de ce qui vous entoure, de votre environnement. Cela vous aidera à prioriser, à observer et à AGIR!

C’était deux outils pour anticiper dans l’incertitude. Le volet « anticiper » de notre formation  Agir dans l’incertitude en contient plusieurs autres.

De mon côté, je suis toujours curieuse de connaître vos meilleurs outils, n’hésitez pas à les mettre en commentaires ci-dessous!