Vous est-il déjà arrivé de retourner un nouveau membre de votre équipe car il ou elle ne connaissait pas assez votre organisation pour avoir des idées pertinentes? Mais comment gérer les nouvelles idées? D’autant plus lorsqu’elles viennent d’une nouvelle personne dans votre organisation ou que le moment n’est pas approprié pour de nouvelles idées…

Dans cet article vous trouverez quoi faire pour gérer les nouvelles idées dans deux situations :

1. Des idées d’une personne nouvellement arrivée dans votre équipe
2. Des idées… au mauvais moment.

Vous préférez le format vidéo au texte? Regardez la vidéo récapitulative de l’article ci-dessous.

Cas #1 : Vous recevez de nouvelles idées d’une personne nouvellement arrivée dans votre équipe

D’abord, souvenez-vous les premiers moments à votre emploi actuel. Vous vous sentiez comment? Motivé? Hâte de partager votre façon de voir les choses? Hâte d’apprendre de nouvelles choses? Une envie de rencontrer vos nouveaux collègues, patron, équipe? Envie de faire voir et mettre à profit l’expertise pour laquelle vous avez été embauché?

Dites-vous qu’à chaque fois qu’une personne arrive dans votre équipe, elle peut se sentir comme vous vous sentiez, ou encore comme je décris ci-dessus.

Le modèle de Tuckman sur la formation des groupes illustre très bien ce qui se passe lors de l’arrivée d’une personne dans l’équipe.

1. Création: le groupe se rencontre, apprend à se connaître, on y observe des politesses.
2. Confrontation: maintenant les personnes sont assez à l’aise pour apporter leurs idées, être plus directes.
3. Structuration: le groupe s’organise, revoit des rôles, des responsabilités, des processus.
4. Performance: le groupe voit sa performance augmenter car les relations sont plus profondes, des conflits et une structuration ont eu lieu et une façon de faire propre à l’équipe est en place.

Voir la roue du modèle de Tuckman sur les étapes de formation d’un groupe ci-dessous:

Et quel est le lien avec les nouvelles idées?

Et bien, à chaque fois qu’une nouvelle personne arrive dans votre équipe, votre équipe refait un tour de roue. 😱

Si la composition de votre équipe change souvent, cela peut être essoufflant pour les gens en place, et pour le gestionnaire… et donner l’impression que vous tournez en rond… n’est-ce pas?

Si vous n’êtes pas certains… imaginez une équipe en place depuis 4 ans. Ils sont performants, car ils n’ont pas de conflits latents (ils se sont confrontés et structurés).

Et là vous embauchez une autre personne, et quelques mois plus tard une autre, puis une autre. Que va-t-il se passer? Des clans? Une révision des processus à tous les 3 mois?

Voici quoi faire:

1. Comprendre que ce processus, les groupes n’y échappent pas vraiment.

2. Accepter que de nouvelles personnes confrontent les manières de faire.

3.Organiser les activités suivantes:

Premièrement, occupez-vous de l’étape de création du groupe.

• Créer des occasions de rencontres pour que la confiance de l’équipe s’installe afin de faciliter l’étape de confrontation qui s’en vient!
• Établir des attentes et des rôles clairs à ce point-ci.
• S’entendre sur le but commun.

Autrement dit : à chaque nouvel employé ou collègue, faites une petite activité de rencontre, profitez-en pour rappeler le but commun, présentez les personnes et leurs rôles à tous leurs intervenants.

Puis, soyez proactif dans l’étape de confrontation du groupe.

Cette étape est la plus importante! Si vous passez outre, vous passez aussi sur la performance future de votre équipe. Vous risquez plutôt de perdre des personnes, vos nouveaux entre autres…

• Permettre à chacun d’exprimer ses idées dans un cadre sécuritaire.
• Clarifier les zones de pouvoirs et de contrôle de chacun.
• Rester ouvert, un œil externe est toujours bon!

Autrement dit : générez vous-même les moments ou la nouvelle personne pourra s’exprimer, que ce soit dans une rencontre avec vous, ou au démarrage d’un projet. C’est normal qu’une personne ait des idées. Écoutez-la.

Évitez de dire : tu me donneras tes idées plus tard quand tu connaîtras mieux le dossier.

Faites plutôt : de l’écoute active et de la formation sur les dossiers.

Encore mieux : intégrer du feedback d’amélioration et la prise de nouvelles idées dans votre processus d’accueil et intégration.

Écouter une idée ne veut pas dire de la faire tout de suite.

Ensuite, occupez-vous de l’étape de structuration / normalisation / organisation.

•  Mesurer la performance de ces structures ou normes à l’aide d’indicateur.
• Garder à vue le but commun.

Finalement, faites ceci à l’étape de performance du groupe.

• Reconnaitre la performance.
• Garder le focus sur l’atteinte des objectifs.

Un autre problème?

“Oui mais… les idées de la personne ne répondent pas vraiment au besoin d’affaires et je lui explique sans cesse le besoin. Quoi faire?”

Ma question pour vous : Dans quelle mesure avez-vous la bonne personne au bon poste? C’est-à-dire un match parfait entre compétences (ou potentiel) et votre besoin d’affaires?

Si vous avez plus un potentiel que des compétences confirmées, votre support, la formation et du coaching par les pairs ou à l’externe peuvent vous aider. Soyez honnête dans les évaluations de performance et fournissez un plan de développement.

Voici quelques articles qui peuvent vous aider : donner une rétroaction de performance juste et bienveillante et combien de temps passer à encadrer une personne.

Cas #2 : Vous ne savez pas comment gérer les nouvelles idées qui arrivent au mauvais moment

Dans ce cas-ci, il peut s’agir d’une nouvelle personne dans votre équipe ou non. Simplement, les idées suggérées n’arrivent pas au bon moment : à la fin d’un délai, dans une période rush, quand les décisions sont prises, quand vous êtes surchargé et que vous n’en pouvez plus des changements.

Afin de gérer les nouvelles idées, il vaut mieux:

1. Prendre une grande respiration afin de réfléchir et agir avec un minimum de recul.
2. Questionner le moment: est-ce vraiment un mauvais moment? Et si oui pourquoi? (Il peut arriver que ce soit simplement vous qui en avez assez avec les changements, faites la part des choses et revenez au but commun et au besoin d’affaires.)
3. Répondre à la personneen respectant les points suivants :
   • Reconnaître son apport (Merci pour ton idée.)
   • Informer sur le contexte. (Nous sommes à l’étape d’exécution du projet, nous avons terminé la phase d’analyse il y a deux semaines… à ce point-ci, un changement aurait les impacts suivants…)
   • Donner votre avis. (Cette idée aurait fonctionné pour telle raison… Cette idée n’aurait pas fonctionné parce que… Cette idée aurait pu fonctionner si…)
   • Discuter d’une amélioration. (Comment pourrait-on avoir cette discussion à un meilleur moment du projet la prochaine fois afin que l’on puisse considérer d’autres options?)

Autre problème…

La même personne arrive toujours avec de bonnes idées, mais toujours au mauvais moment et cela devient frustrant des deux côtés…

Ma question : en avez-vous parlé? C’est-à-dire avez-vous demandé à la personne pourquoi elle nommait toujours ses idées en cours de route ou une fois les décisions prises?

Et… peut-être, que cette personne doive être invitée au début du projet, ou informée plus clairement des échéances … voyez ce que vous pourriez mettre en place d’un commun accord afin de pouvoir bénéficier de ses idées, mais sans tout recommencer!

Conclusion

Afin d’avoir plus de facilité à gérer les nouvelles idées, mettez d’abord en perspective qu’il y a un processus standard, dans tous les groupes, qui existe. Plus vous en tiendrez compte et serez proactif, plus vous pourrez gérer les nouvelles idées positivement.

Attention : Si vous avez embauché des personnes compétentes et ne les écoutez pas, arrêtez cela svp et prenez le temps dans votre processus d’accueil et intégration de tenir compte de leur point de vue.

Prenez le temps d’apprendre à vous connaître. Si vous le souhaitez, Unique coaching offre deux activités d’équipe parfaites pour cela : un coaching d’équipe avec Nova pour mieux collaborer et un jeu d’immersion à l’agilité comportementale afin de se recentrer sur le but commun.

Puis, si vous avez lu entre les lignes, plus vous intégrez les bonnes personnes au bon moment dans les processus, moins vous avez de chance de manquer des idées ou de causer des frustrations.