Quand « je-suis-occupé » atteint la phase extrême ou utiliser son temps consciemment

par | Juin 3, 2018

Qui connaissez-vous qui n’est pas occupé? Que ce soit par le nombre de tâches, de projets ou de pensées, qui n’est « pas occupé » ou dirais-je « préoccupé ». Gérer son temps reste un défi constant.

Le problème arrive quand les occupations deviennent des préoccupations. Comment vous sentez-vous avec le temps que vous avez versus ce que vous avez à faire? Et je ne vous parle pas de ce que vous auriez envie de faire!

Tâche-tâche-tâche-temps-temps-temps

En tant que directrice

Au moment où j’occupais un poste de direction, je me souviens que personne n’avait le temps pour rien, surtout pas pour aller « discuter » et avoir un peu de plaisir! De plus, réserver une rencontre dans le calendrier d’un autre directeur représentait un défi de taille, souvent des semaines à l’avance! Juste assez en fait, pour que le sujet ne devienne plus pertinent et que je perde mon temps en réunion!

Aussi, j’observais un grand accent sur la tâche. Ainsi, sous toutes les conversations, je pouvais entendre « tâche-tâche-tâche-temps-temps-temps » en trame de fond.

Ne vous méprenez pas, je suis une achiever, j’aime livrer des tâches et des dossiers.

Il y a un moment à cette époque où j’ai réalisé que je ne serai jamais libre de travailler sur des dossiers de fonds, de répondre aux centaines de courriels journaliers, etc. C’est pourquoi, j’ai choisi de prendre la responsabilité de la gestion de mon temps. C’est-à-dire gérer mon temps consciemment et moins en réaction aux événements. Il n’y avait pas que la gestion de mon temps qui était difficile. En plus de cela, je commençais à gérer mes préoccupations par rapport à la gestion de mon temps. Ouf, cela devenait trop compliqué!

Il y a beaucoup plus d’éléments que nous pouvons contrôler que nous ne le pensons généralement.

En tant qu’entrepreneure

Et aujourd’hui, en tant qu’entrepreneure, j’ai toujours le défi d’être « occupée ». Aux projets et au travail « standard » s’ajoute le côté pieuvre-à-tout-faire (marketing, vente, stratégie, planifier, comptabiliser, développer, etc.) ?

En fait, dans l’époque actuelle, nous avons beaucoup de pression (les changements rapides, la technologie, le nombre d’informations qui portent à changer d’idée, la complexité, etc.), et cela ajoute de la pression. Peut-être qu’auparavant vous étiez capable de tout faire, mais plus maintenant? C’est normal. Nous sommes constamment stimulés et nous avons donc besoin d’agir différemment. Autrement dit, ce qui a déjà fonctionné n’est pas garant de fonctionnement. C’est pour cela qu’il faut trouver de nouvelles façons de procéder!

Passons à l’action pour gérer son temps consciemment

Oui, il y a beaucoup à faire, beaucoup à penser. Alors comment faire pour ne pas passer dans la phase extrême d’être occupé : être préoccupé.

Voici 3 questions diagnostic et des pistes de solutions

Quoi optimiser dans la gestion de votre temps et comment faire?

1. Devez-vous vraiment faire ce que vous faites?

Naturellement vous pourriez répondre oui ou trouvez maintes raisons de pourquoi-vous-êtes-la-meilleure-personne. Je vous invite à prendre un moment pour créer de la clarté.

  • Dans un premier temps, lister ce que vous faites dans une journée, dans une semaine, dans un mois. Ensuite, regardez votre calendrier pour faire cette rétrospective ou démarrer un journal que vous laissez près de vous pendant au moins une semaine.
  • Puis demandez-vous : dans cette liste, quelles tâches apportent réellement de la valeur par rapport à votre rôle? Voici quelques exemples avec des questions d’introspection.

Vous êtes gestionnaire

  • Vous gérez des conflits, des problèmes
    • Dans quelle mesure pouvez-vous passer en mode « coach » pour créer plus d’autonomie ou de responsabilité?
    • Soyez honnête avec vous-même : aimez-vous être le superhéros qui a solution à tout? Si oui, est-ce que ce besoin rend vraiment service à l’équipe et à l’organisation?
    • Voyez-vous des patterns à adresser, mais vous n’avez pas le temps de le faire? Par exemple, un employé à problème avec qui avoir une conversation difficile.
  • Vous gérez des dossiers
    • Dans quelle mesure les dossiers que vous gérez doivent être gérés par vous?
    • Quel est le meilleur rôle pour vous / pour l’équipe / pour l’organisation pour chaque dossier? Et que pourriez-vous déléguer?
  • Vous faites des rencontres
    • Dans quelles mesures êtes-vous la bonne personne pour ces rencontres?
    • Comment ces rencontres pourraient-elles être optimisées par un meilleur agenda ou un meilleur suivi par exemple?
    • Sont-elles pertinentes? Comment le sujet aurait-il pu être réglé différemment?

Lorsque j’occupais un poste de direction, je refusais les rencontres avant 10h AM et après 16h PM pour rester à mon bureau et régler le plus de choses possible (être disponible c’est payant en gestion du temps). De plus, je demandais systématiquement les agendas de rencontre s’il n’y en avait pas. Puis, je jugeais qui était la personne la plus pertinente pour y assister.

 

Au début cela n’a pas plu, jusqu’au moment où tous se sont rendu compte qu’on livrait mieux et plus facilement, car je n’étais plus le goulot d’étranglement.

Vous êtes entrepreneur

  • Vous livrez/exécutez votre service
    • Dans quelle mesure êtes-vous au clair avec le temps que vous devez consacrer à la livraison/exécution par rapport aux revenus que vous désirez?
    • Aimez-vous vos mandats? Lorsque nous sommes moins passionnés par nos mandats, nous procrastinons rapidement!
  • Vous développez vos affaires
    • Ou pas! Car c’est généralement la partie la plus négligée au départ ou dans une phase de croissance, à moins d’être une équipe avec des rôles clairs.
    • Dans quelle mesure avez-vous une stratégie d’affaires ou une direction claire? Ou encore, un discours d’explication de votre service ou produit qui facilite les discussions?
  • Vous suivez votre plan
    • Ou pas! Les choses vont vite et si ce n’est ni dans vos intérêts ni dans vos forces de planifier, il se peut que vous n’ayez pas de plan.
    • Dans quelle mesure votre plan est-il réaliste?
    • Quelles sont les étapes « petits pas » et intermédiaires vous permettant d’aller dans la bonne direction? De trop petits pas vous font tourner en rond, de trop grandes étapes vous font tourner en rond aussi.

La gestion de mon temps n’est pas parfaite, mais je sais combien d’heures je dois passer sur chaque élément pour que tout fonctionne rondement. J’ai appris à ne pas avoir un horaire parfait, à mieux estimer et à aimer vendre! Je fais de la place à toutes les sphères de mon travail.

 

Quand je perds le fil, je le reprends, tout simplement, en relisant ma stratégie, mon plan global et en l’ajustant au besoin! Ah. Et mon plan est dans un beau cahier, sur mon bureau, il est facilement accessible et visible!

Pour savoir comment, quoi, quand et à qui déléguer, je vous invite à suivre la formation en ligne « Développer votre courage managérial et votre capacité à déléguer ».

2. Dans quel but s’inscrit ce que vous faites?

Parlons sens au travail, en fait ce n’est pas pour rien qu’on en parle autant! C’est que ça fonctionne!

Le sens nous inspire. Par exemple, un salaire c’est plaisant, mais ce n’est pas inspirant! Je ne dis pas que ce n’est pas important, ce que je dis ici c’est que ce n’est pas INSPIRANT.

Lorsque nous parlons de sens au travail, il est impossible de voir noir ou blanc. La plupart des gens se retrouvent dans le gris. Leur travail ne les rend pas malheureux, et en même temps s’ils pouvaient ne pas travailler (sans problème d’argent), ils arrêteraient de faire ce qu’ils font pour faire quelque chose qui est plus inspirant. TA-DAM!

Avez-vous déjà été tellement inspiré que vous n’avez pas vu le temps passer et qu’à la limite vous auriez fait ce travail sans salaire?

Alors comment trouvez une dose d’inspiration dans votre quotidien?

Nous sommes actuellement entre deux grands paradigmes sociaux: celui de l’« avoir » et celui de l’« être ». Autrefois, nous voulions posséder (une voiture, une maison, une télévision), aujourd’hui nous voulons être heureux et vivre des expériences. Bien souvent, nous sommes pris entre les deux (le gris dont je parlais plus haut).

Je ne pense pas que le désir d’être est générationnel. Oui, les jeunes générations désirent plus de plaisir, de liberté et de sens. Ceci, beaucoup à cause de l’époque et de l’éducation qu’elles ont reçue (par des générations qui auraient probablement voulu la même chose mais qui ne pouvait pas selon les croyances de l’époque).

Le sens c’est un besoin humain. Écoutez-le.

Pour mieux gérer votre temps, je vous invite à tester la méthode suivante :
  1. D’abord, faites la liste de vos tâches. Reprenez votre calendrier du dernier mois ou faites un journal pendant la semaine ou le mois qui vient.
  2. Ensuite, identifiez ce qui ne vous procure pas de plaisir et trouvez une façon de le déléguer ou de le transformer ou de le mettre dans une case horaire facile (première tâche de la journée pour avoir un sentiment de satisfaction).
  3. Puis, ajoutez ce que vous aimez faire et qui n’est peut-être pas sur votre liste de tâche actuelle. Normalement à ce point-ci vous avez une liste de choses que vous aimez faire.
  4. Choisissez un item de cette liste.
  5. Faites-le.
  6. Mettez-le dans une case horaire, réservez du temps si cette tâche est répétitive. (Rien ne sert de réserver une case horaire si vous ne la respectez pas, cela vous créera des frustrations.)
  7. Recommencez.

Comment ceci vous fera gagner du temps? Lorsqu’on aime ce que l’on fait, il y a moins de procrastination et de dépense d’énergie inutile. En ne gaspillant pas d’énergie à faire des choses que l’on n’aime pas, nous sommes plus efficaces.

La vie étant ce qu’elle est, il pourrait rester des tâches que vous aimez moins. Comment faire pour qu’elles soient plus motivantes? Ne perdez jamais de temps dessus : dès que vous bloquez faites-vous aider.  Je vois tellement de gens qui n’osent pas poser de question et/ou qui tentent de trouver les solutions tout seul!

Savoir demander et se faire aider est aussi une belle façon de gagner du temps!

Enfin, pour vous aider à prioriser vos tâches, lisez cet article; j’y partage mon outil de priorisation 😉

En conclusion

En résumé, prendre du recul sur la façon dont on gère son temps c’est comme faire de l’exercice. Tout le monde sait que c’est bon, seuls ceux qui en font bénéficient des avantages. Mettez vos vieux patterns de côté, prenez une feuille blanche et créer vos nouveaux comportements.

Et si vous n’êtes pas de ceux qui aiment prendre le temps de  s’organiser et se sortir du mode réaction? À vous de choisir ? Vous savez ce qui arrive à long terme à ceux qui ne prennent pas assez soin de leur santé…