Dans quelle mesure réussissez-vous à être compris par vos nouveaux collaborateurs, votre patron ou vos collègues? Un leader vit plusieurs situations de communication dans lesquelles il a besoin de vulgariser de l’information.
Être un bon vulgarisateur augmente sa crédibilité et son influence. Et au quotidien : vulgariser l’information permet de se faire comprendre plus facilement!
Vous préférez le format vidéo? Le voici.
Voici 3 clés pour être en mesure de mieux vulgariser l’information :
1.Être concis
Limiter les détails
Vous êtes expert, vous aimez les détails? Vous brûlez d’envie de tout expliquer?
Est-ce vraiment le besoin de votre interlocuteur?
L’invitation est de mettre l’accent sur les détails qui servent la compréhension en général. Ils sont moins nombreux que vous ne pouvez le penser.
Réduire les détails N’EST PAS d’appauvrir le contenu. Il s’agit de placer son discours à la portée de l’autre.
Si on a du mal à vous suivre, cela ne va aucunement aider à la compréhension, n’est-ce pas?
Trop d’information tue l’information.
Répéter l’information
J’observe que certaines personnes, pour bien se faire comprendre, se répètent, ou répètent la même chose dans des mots différents.
STOP! Votre discours sera ennuyant, mélangeant et peut-être même malaisant. Même si cela n’est pas votre intention.
Certaines personnes peuvent même prendre le fait de se faire répéter la même chose plusieurs fois pour de la condescendance, comme si on présumait qu’elles ne pouvaient pas comprendre du premier coup.
Afin d’être concis… ne gardez que les informations pertinentes et nommez-les une seule fois.
Il m’arrive que quelqu’un me parle de son collègue et ajoute de multiples détails sur ledit collègue : sa situation familiale, l’endroit où il vit, le nombre d’années d’ancienneté… mais … pourquoi la biographie du collègue? Ou l’historique des 15 dernières années du dossier en détails?
Je ne dis pas que le contexte est mauvais. Il est essentiel et fait partie des habiletés de communication, mais quand une phrase commence par : « Il te faut ABSOLUMENT tout l’historique, tu ne comprendras pas sinon … » Il n’y a pas de mal, mais vous répondez plus à VOTRE besoin qu’au besoin de l’autre.
Alors que faire pour être plus concis?
Validez les bons détails à donner. C’est-à -dire ceux dont le RÉCEPTEUR de votre communication a besoin, et idéalement dans son style de communication.
Ayez en tête que pour être concis afin de vulgariser l’information, il faut préparer sa communication :
1- Que voulez-vous que votre interlocuteur retienne? Quel est votre objectif? Ou encore que vous demande-t-on?
2- Qu’a besoin de savoir votre interlocuteur à propos du contexte?
Ensuite, validez la compréhension auprès de l’interlocuteur et demandez quelles autres informations seraient pertinentes. Alors, ajoutez-en! Mais votre introduction ne devrait faire que 3 à 5 phrases maximum!
L’article sur les habiletés de communication parle des styles de communication et de l’outil de l’entonnoir. Le voici. Il vous aidera à cibler votre message selon votre interlocuteur.
2. Avoir le focus sur la compréhension de l’autre
En pleine action, tenter d’être concis et de structurer sa pensée peut être un beau défi!
Prenez le temps.
Alors, plutôt que de parler pour remplir le vide pendant que vous structurez votre pensée en même temps, je vous invite à  dire:
« Un instant, il y a beaucoup d’éléments dans cette situation, que veux-tu savoir au juste? Je vais m’assurer de te communiquer ce dont tu as besoin. »
On circonscrit toujours le but!
Et on tente de comprendre ce que l’autre a besoin de savoir.
Pour ce faire, il s’agit d’être curieux, de poser des questions, puis d’ajuster le niveau de détail nécessaire.
Pour vulgariser l’information, il faut mettre le focus sur ce dont l’autre a besoin pour comprendre afin d’atteindre votre objectif.
Avoir le focus sur l’autre nécessite de l’empathie. Comment en avoir, même si vous n’en avez pas envie? (Avouez-le, cela peut arriver, non?) Voici un article pour vous aider.
3. Être le plus concret possible.
Entre ces deux exemples, lequel est le plus clair et compréhensible?
Exemple 1
A-Nous avons une amélioration de la rapidité.
B-Nous avons triplé la rapidité, cela fait en sorte que la réponse est maintenant de 1 seconde au lieu de 3 secondes.
Réponse : B
Exemple 2
A-Nous nous sommes ajustés aux normes ABC456 et ça donne de bons résultats.
B-Nous nous sommes ajustés aux normes de qualité de notre domaine d’expertise. Nous avons mis en place un processus d’assurance qualité en 3 étapes à la fin de la chaîne de production. Nous voyons déjà des résultats! Nous avons augmenté la qualité de 20%.
Réponse : B
Autrement dit, plus vous allez être concret, plus votre message sera accessible à un grand nombre sans qu’ils connaissent votre domaine d’activité ou qu’ils aient à effectuer une recherche sur Internet suite à votre conversation!
4. Avoir des visuels, des métaphores, des histoires.
Si vous faites une présentation, utilisez des visuels – des photos, ou des graphiques.
Si vous avez un métier très technique, et que vous ne voulez pas entrer dans le détail, mais signaler à votre patron que vous avez passé un niveau ou une étape importante, vous pourriez utiliser une analogie de sport ou de jeu vidéo (selon la personne à qui vous parlez).
- C’est comme si, à la course à la haie, nous avions sauté la moitié du parcours!
- C’est comme si nous étions arrivés à la moitié du niveau 1 de Mario Bros, un peu essoufflé, mais l’équipe est très motivée à terminer cette étape et prête à battre le dragon!
La meilleure façon de vulgariser l’information est d’être concis, de focaliser sur le besoin et la compréhension de votre interlocuteur, d’être le plus concret possible et d’utiliser des visuels, des métaphores ou des histoires.
Conseil pour les plus courageux
Si vous voulez vraiment améliorer votre communication, autant verbale que non verbale, je vous invite à vous enregistrer! Oui!
Vous avez une présentation à faire? Pratiquez-vous, enregistrez-vous avec votre téléphone ou votre ordinateur. Ce n’est pas tout le monde qui ose faire ça, mais c’est un exercice tellement efficace que vous ne le ferez probablement qu’une fois!
Vous méritez de vous faire comprendre! Lequel des 4 points pourriez-vous développer en priorité?Â