Créer des réunions plus productives et engageante n’est pas si compliqué.

Le problème du manque de réunions engageantes existait bien avant les réunions virtuelles enchaînées les unes après les autres.

Et avec le volume de réunion virtuelles que nous connaissons, il n’y a jamais eu de meilleur moment que maintenant pour optimiser vos réunions et terminer vos journées de manière plus satisfaisante!

 

Voici 3 principes à adopter afin de créer des réunions plus productives et engageantes.

Attention : dans cet article il est question d’oser. Acceptez-vous le défi?

 

PRINCIPE #1 : N’organisez pas une rencontre de 30 minutes si vous pouvez régler le tout en 7 minutes

Comme les moments de discussions informelles ont en quelque sorte disparus avec le télétravail, vous avez peut-être pris l’habitude d’organiser une réunion lorsque vous avez quelque chose à dire à quelqu’un.

En temps normal, le tout aurait pris 7 minutes. Vous seriez passé à son bureau ou auriez passé un coup de fil rapide. Mais comme vous vous demandez peut-être si c’est le bon moment de « déranger » la personne – car vous n’avez pas de visuel, vous organisez une réunion de 30 minutes.

Ainsi, chacun se retrouve avec plusieurs réunions de 30 minutes en alternance avec les autres rencontres de suivis, de projets et de gestion. Et chacun finit par passer la journée sur Zoom en se demandant quand est-ce qu’il va pouvoir faire ses « tâches ».

Quoi faire :
osez une plage horaire quotidienne formelle pour répondre à toutes les questions, de manière informelle.

Autrement dit, réservez une plage horaire pour que les gens viennent vous voir – comme si vous étiez disponible à votre bureau et que l’on pouvait passer vous voir.

Par exemple : Tous les matins avant 10h vous êtes disponibles pour les urgences, les questions, les mises à jour, etc.
Pour que cela fonctionne, vous avertissez votre équipe, vos collègues, votre patron que c’est votre plage quotidienne de disponibilités envers les autres afin de faciliter les opérations.

Vous n’êtes pas certain ou avez peur de la réaction des autres? Munissez-vous des outils dans la formation qui permet de développer son courage d’agir, de décider, de passer à l’action et de dire (en passant aussi par le courage de déléguer).

 

PRINCIPE #2 : N’envoyez pas de rencontre sans les points suivants

Voici votre checklist afin d’organiser des rencontres efficaces et productives (pour vous et pour les autres).

Assurez-vous d’indiquer :

  • Le but de la réunion
  • Ce que les gens doivent préparer pour votre rencontre
  • Le résultat attendu à la fin de la rencontre
  • Les points à aborder
  • Et le temps alloué à chaque point

Si vous n’apprenez rien ici, je vous invite à profiter du fait que vous lisez ceci afin de le mettre en pratique. Go!

Truc extra : les gens n’ont pas le temps de se préparer avant votre rencontre? Pas de souci. Prévoyez 10 minutes en début de rencontre pour permettre à tous d’atterrir dans la rencontre et se préparer. 10 minutes qui seront un tremplin positif pour créer une rencontre productive et engageante.

Autrement dit, vous pouvez avoir de meilleures rencontres. Préparez-vous mieux et permettez aux gens de le faire.

 

PRINCIPE #3 : N’acceptez pas de réunion pour lesquelles vous ne comprenez pas les attentes

Cet article a pour titre : osez créer des rencontres plus productives et engageantes. Alors osez poser des questions lorsqu’on vous envoie une demande de rencontre sans agenda, avec un sujet flou ou encore si vous ne saisissez pas ce que l’on attend de vous. Osez valider.

Par exemple : « Afin de me préparer adéquatement pour notre rencontre, peux-tu me partager tes attentes et le but de la rencontre? »

Ça marche aussi pour : les rencontres opérationnelles ou de gestion, qui ont un but clair. Vous pourriez éliminer plusieurs frustrations en ajoutant et en partageant les points à l’agenda, le temps pour chacun et vos attentes en termes de préparation.

Si vous désirez connaitre l’ensemble des meilleures pratiques pour rendre vos rencontres virtuelles plus productives et engageantes, abonnez-vous au bas de cet article dans l’encadré bleu, vous recevrez un lien pour télécharger notre guide gratuit.

 

En conclusion

Pour créer des réunions plus productives et engageantes, il faut oser.

  • Oser dire non (Pour cela, l’article « Savez-vous dire non? » pourrait bien vous aider.)
  • Oser préparer et organiser ses rencontres
  • Accepter que les autres ne sont pas parfait (et les aider!)
  • Aider ses collègues à préciser les intentions de leurs réunions en leurs demandant des précisions

Je vous souhaite des journées plus satisfaisantes!

 

Je suis toujours curieuse de vos trucs, partagez-les dans les commentaires!

Téléchargez le guide gratuit

 

Rendre les rencontres virtuelles efficaces, dynamiques et productives.

Si vous n’êtes plus du tout enjoué par les rencontres virtuelles et que vous avez envie de parer au manque de préparation, d'engagement et de concentration.

*Attention… en téléchargeant ce guide vous aurez plein de trucs à mettre en pratique.

Félicitations! Regardez votre boîte courriel (et vos indésirables au besoin!)