Nombre de gestionnaires aimeraient un taux plus élevé de participation à leurs réunions! Ils souhaitent des réunions virtuelles efficaces ET participatives. Le manque de temps de préparation, l’horaire chargé et les nombreuses réunions qui s’enchaînent n’aident pas la productivité!

Voici mon TOP 5 pour que vos rencontres virtuelles soient plus efficaces et que la participation soit celle que vous désirez.

Vous préférez le format vidéo au texte? Regardez la vidéo récapitulative de l’article ci-dessous 😉

 

#1: L’exception n’est pas la règle

Quelqu’un prend trop de place? Un sujet qui n’intéresse qu’une petite partie du groupe est discuté pendant plusieurs minutes? Deux personnes argumentent sur un sujet?

Si cela est présent lors de vos rencontres rajustez le tir! Si vous sentez qu’un malaise s’installe, vous avez probablement raison. Il s’agit de respecter le temps de tous et de trouver la meilleure plateforme pour cette «exception».

Si une personne ou un sujet prend autant de place, c’est qu’il y a un besoin d’attention auquel vous pouvez répondre, d’une autre manière.

Solution : Proposer gentiment à la personne ou au petit groupe de continuer cette conversation à la suite de la rencontre.

 

 

#2: Ne vous laissez pas submerger

Vous ne vous sentez pas maître de votre agenda? Le lundi vous vous rendez compte que vous n’aurez pas une minute à vous cette semaine et que pour livrer vos dossiers il faudra des miracles ou du surtemps?

Si l’une des raisons est que vous avez trop de réunions, il est temps pour vous de faire deux choses :

  • Vous assurer que TOUTES vos réunions sont pertinentes;
  • Vous assurer d’avoir des réunions virtuelles efficaces.

J’entends souvent : « Oui mais je n’ai pas le choix, je ne peux pas dire non à mon patron, à mon employé, à mon collègue. »

Et si nous ajoutions deux éléments :

  • Quelles sont vos RÉELLES priorités?
  • À quoi devriez-vous dire non?
Faites le tri!

 

 

 

#3: Favorisez les transitions

Vous n’êtes pas prêt? Vous vous rendez compte que les participants à votre réunion ne sont pas prêts? Ou qu’ils ont besoin d’une pause?

La plupart des personnes enchaînent plusieurs réunions. Ils n’ont pas nécessairement eu le temps de faire une transition pour « entrer » dans votre rencontre et dans un nouveau sujet. Ils sont peut-être préoccupés par la rencontre d’avant. Ils auraient aimé mieux se préparer pour mieux paraître.

Si vous sentez que c’est le cas, au début de la rencontre, permettez 5 minutes à tout le monde pour aller chercher un verre d’eau, prendre l’air, lire l’agenda, répondre à un message texte qui les stress.

Favoriser la transition permettra assurément une rencontre plus efficace avec une meilleure participation.

 

 

#4: Ne partez pas sans agenda

Vous n’avez pas eu le temps de faire un agenda? Les participants ne l’ont pas lu? Vous avez toujours le même agenda qui ne fonctionne pas? 😊 (trop de sujets, pas assez de temps par exemple)

Au début de la rencontre déterminez les points clés et le temps pour chacun.

Décidez ça en groupe.

Si vous manquez de temps et que vous voulez tout de même passer la liste des points, pourquoi n’assigneriez-vous pas des points à certains participants? Vous créez des sous-salles de réunions (breakout rooms) et ensuite vous partagez les résultats des discussions en grand groupe.

 

 

#5: Faites participer

Les gens n’interviennent pas? Vous posez des questions et il n’y a pas de réponse? Il y a des caméras fermées? Des personnes quittent leur poste? Répondent à leur cellulaire ou parlent au téléphone?

Voici votre liste de vérification :

  • Dans quelle mesure ces personnes doivent-elles être à la rencontre? Quel est le rôle de cette personne dans cette rencontre?
  • Comment d’autres personnes pourraient-elles intervenir dans la réunion?
  • Laissez-vous aller des sujets ou des personnes qui prennent trop de place?
  • Et si vous dynamisiez vos rencontres avec des sondages, des micro-salles de réunion, des brise-glaces?
  • Et si c’est un problème récurrent avec une personne, qu’est-ce que cela donnerait si vous lui en parliez?
À éviter : confronter une personne devant tout le monde.

 

 

En conclusion

Il peut être plus facile que vous ne le pensez de dynamiser vos rencontres. Vous méritez des réunions virtuelles efficaces et participatives (plus que ce que vous avez déjà)!

  • Ne faites pas de l’exception, la règle
  • Ne vous laissez pas submerger et gérez bien votre temps
  • Favorisez les transitions
  • Ayez un agenda
  • Et faites participer les autres ou utilisez des formats différents!
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Si vous n’êtes plus du tout enjoué par les rencontres virtuelles et que vous avez envie de parer au manque de préparation, d'engagement et de concentration.

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