« J’ai toujours été performant… mais maintenant j’ai l’impression que je m’essouffle… Comme si je pédalais sans fin… pourtant… mes méthodes fonctionn(ai)ent! Je délègue! Le volume de demande augmente, le nombre de défis aussi, tout change régulièrement. Je me questionne. Quoi faire? »
Je vous propose de déléguer différemment pour être plus performant, c’est-à-dire, non seulement à votre équipe, mais aussi à trois autres entités.
Déléguer différemment
Pourquoi voudrait-on déléguer?
Dans les cas suivants: si vous souhaitez être plus performant, moins stressé, moins fatigué, avoir plus de temps, avoir plus de plaisir au travail, travailler moins, augmenter votre énergie, réaliser une tâche qui met votre contribution plus à profit, faire avancer votre carrière ou développer un côté plus stratégique de votre poste.
Les objections les plus courantes à déléguer :
- Ce n’est qu’une petite tâche, ponctuelle. C’est plus rapide si je le fais.
À vous de juger! Avez-vous beaucoup de petites tâches « ponctuelles » qui vous empêchent de faire ce(s) dossier(s), que vous voudriez tant faire?
- C’est plus long de le montrer, que de le faire.
Vous avez probablement raison… Avez-vous beaucoup de petites tâches « ponctuelles » qui vous empêchent de faire ce(s) dossier(s), que vous voudriez tant faire? (ce n’est pas une erreur de copier-coller ;-))
- Mon équipe est aussi occupée que moi, je ne veux pas en ajouter.
Je n’en doute pas. Ne voulez-vous pas sortir de cette boucle sans fin et travailler plus sur les tâches qui apportent de la valeur et de la reconnaissance?
Ici il est plus important de voir ce qu’on ne fait pas, parce qu’on fait d’autres choses… Le fameux dossier qui traîne… il n’est pas important?
Souvent, les dossiers non opérationnels (ou stratégiques) « traînent »… et ce non pas par manque de motivation probablement, mais plutôt par un manque d’outils ou d’organisation.
Cet article vous invite à vous offrir plus de temps, question de pouvoir développer les outils et l’environnement propice à travailler sur les dossiers à valeur ajoutée!
À qui peut-on déléguer?
1-À son équipe
Si vous déléguez déjà, dites-vous que vous pouvez déléguer encore plus. Observez bien ce que vous faites pendant une semaine ou une journée, et demandez-vous :
- Suis-je la meilleure personne pour faire cette tâche?
- Suis-je en train de mettre à profit la meilleure contribution que je peux faire pour l’organisation?
- Est-ce que ceci est la meilleure utilisation de mon temps / énergie par rapport à mon rôle et les attentes que l’on a envers moi?
Si vous avez répondu “non”, “non, mais” ou “oui, mais” à une de ces questions, je vous invite à vous inspirez à déléguer différemment en continuant la lecture!
2-À un collègue
Ici l’invitation est de travailler en équipe, différemment. C’est-à-dire de partager.
Si vous communiquez plus sur ce que vous faites, non seulement vous aurez une meilleure visibilité et compréhension de la part des autres, mais vous risquez d’avoir de l’aide! 😀
Souvent, lorsque très occupés, nous pouvons avoir la fâcheuse habitude de nous cloisonner dans notre bureau ou dans notre monde. Les relations avec les collègues? Prendre des pauses ou du temps pour manger ailleurs que devant son ordinateur? Pas le temps!
Il m’arrive fréquemment de voir des collègues qui travaillent sur le même outil, le même dossier.
Je ne pense pas que vous ayez le temps de travailler « en double » n’est-ce pas?
Lorsque je pose des questions sur la clarté dudit dossier, j’ai souvent des réponses floues sur les échéances, les rôles, et l’objectif du travail… Allez discuter avec vos collègues et soyez optimal!
3-À son patron
- Osez-vous dire non aux demandes de votre patron?
- Osez-vous dire: “J’ai besoin de comprendre plus la demande avant de me commettre… puis-je te revenir demain sur cela?”
- Devez-vous revenir sur vos engagements?
- Livrez-vous à temps?
La seule façon que je connais de ne pas avoir à dire non, ni à devoir revenir sur une décision ou encore à faire du surtemps parce que l’on a dit « oui » est de clarifier les demandes. J’ADORE LA CLARTÉ, car elle crée de la SIMPLICITÉ, de la FACILITÉ et de la JOIE.
Et si vous vous demandez comment demander de la clarté à son patron, voici une approche.
- Patron: J’aimerais X changements sur le rapport ABC d’ici vendredi.
- Vous : Pas de problème.
Vous regardez le dossier et/ou en parler à votre équipe et vous vous rendez compte que cela ne sera pas possible pour vendredi, qu’il vous manque des informations, etc. Ou pire : personne ne vous le dit, vous l’avez délégué et vendredi midi, votre équipe vous annonce que ce ne sera pas possible…
Peu importe la ou les raisons, bonnes ou mauvaises, dès que vous avez dit « pas de problème » vous vous êtes commis.
Je vois souvent un grand désir de plaire chez les gestionnaires, surtout dans un nouveau poste. Vous plairez plus en santé et en livrant juste ?
Pour les dossiers pouvant être nébuleux, voici quelques questions types :
- Échéance
- C’est pour quand?
- Est-ce que la date de XYZ est fixe? (tentez de comprendre la raison du délai)
- Priorité
- Par rapport à tel ou tel dossier, si je devais prioriser, je prendrais quoi?
- Livrables
- Quel livrable as-tu en tête?
- Comment vois-tu la finalité?
Si la réponse que vous recevez est:
- Échéance = ASAP
- Priorité = organise-toi
- Livrable = je-me-fie-sur-toi / tu-es-l’expert
Vous avez la recette gagnante de la pression. Pour avoir du succès dans une telle demande, n’insistez pas ET soyez proactif lorsque vous avancez sur le projet. Envoyez des livrables au fur et à mesures, les changements… bref, évitez les surprises et permettez les ajustements rapides.
4-À l’externe de son organisation
Déléguer à des partenaires, à des fournisseurs, à des clients!
Je vous invite ici à être créatif, surtout si vous êtes à votre compte ou êtes entrepreneur. Il y a beaucoup de ressources externes et votre réseau peut être une aide exceptionnelle. Et si vous êtes gestionnaire dans une organisation, c’est la même chose!
- Sans budget : Créer des échanges de services
Trouver un partenaire! « Aide-moi à boucler la production du budget, ou à faire ces envois et je t’aide à mon tour! »
- Avec budget : Soyez clair
Ce n’est pas parce que vous avez le budget que déléguer à l’externe est simple. Encore une fois je vous invite à de la clarté sur vos attentes, les échéances, la qualité, le détail, etc. et puis faites des suivis rigoureux! Selon la longueur du projet, vous pourriez faire des rencontres de priorisations/réponses/ajustements à intervalles de quelques jours ou quelques semaines!
Conclusion
En conclusion, il est toujours payant de déléguer lorsqu’il y a des impacts sur notre santé physique ou psychologique. Je vous mets au défi de prendre soin de vous! Et les mots clés: clarté, clarté, clarté!