Mon outil de priorisation (Déléguer 1/2)

Mon outil de priorisation (Déléguer 1/2)

Vous est-il déjà arrivé de vous rendre compte que vous travailliez trop ou que les livrables n’étaient pas satisfaisants?

Vous savez, vous travaillez sur quelque chose, et à un moment vous vous sentez embourbé, pressé, frustré. Et si ce n’est pas vous, c’est une personne qui vous remets un dossier…

  • Non conforme aux attentes.
  • Pas livré en temps.

Voici mon outil de priorisation.

Cette série de deux articles débute par la priorisation. Bien prioriser contribue aux attentes claires.

Le prochain article sera sur ‘Énoncer ses attentes clairement’, pour ne pas le manquer, abonnez-vous en cliquant ici.

J’ai développé un système de priorité qui fonctionne en utilisant deux bonnes pratiques:

  1. La Matrice d’Eisenhower (le 34e président des États-Unis, ancien général dans l’armée). En résumé c’est quatre cadrans avec les notions d’importance et urgence qui permettent de décider facilement ce qu’il faut faire avec une tâche (faire, laisser-faire, déléguer).
  2. La philosophie d’agilité : impact, valeur et risque.

La Matrice d’Eisenhower

Ce que j’ai fait dans mon outil, c’est d’ajouter des critères de décisions qui donnent des indicateurs. Selon la combinaison des indicateurs, vous savez exactement quoi faire avec la tâche.

  • Important – Urgent : À faire
  • Non important – Urgent : À déléguer
  • Important – non urgent : Idéalement à déléguer si vous avez le temps
  • Non important – non urgent : Éliminer ou déléguer, à vous de juger, et ce peu importe la combinaison jaune/vert. Ce qui est certain, c’est que deux indicateurs verts n’ont pas lieu d’être dans votre liste de tâche, à moins que vous n’y fassiez là un choix éclairé.

Cet outil, un fichier Excel complet, qui place les indicateurs pour vous, est disponible en téléchargement dans la formation en ligne sur le sujet, voyez les détails ici.

 

Comment choisir les tâches à déléguer?

Voici cinq critères pour classifier vos tâches:

  1. Impact
  2. Valeur
  3. Délai
  4. Risque
  5. Qui

 

1. L’impact (importance)

Quel sera l’impact de la complétion de la tâche? Plus l’impact est grand, plus la tâche est importante.
• Attend-on après vous?
• Bloquez-vous le système en ne livrant pas cette tâche?

En tant que leader, assurez-vous que vous mettez de l’huile dans le système. Si vous bloquez le système en ne faisant pas une tâche, mettez-là en haut de votre liste, en lien avec son délai.

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert a peu ou pas d’impact sur les autres / jaune moyennement / rouge bloquera le système.

 

2. Valeur (importance)

Quelle est la valeur créée pour l’organisation, par la réalisation de cette tâche? Plus la valeur est présente, plus c’est important.

La valeur d’une tâche est en lien avec la satisfaction des clients ou des personnes « à la sortie » de votre tâche. Est-ce que ceci fait vraiment une différence pour la finalité de l’entreprise, pour les clients?

• Cette tâche est-elle reliée à un objectif organisationnel?
• Facilite-t-elle la réussite de l’organisation?

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert a peu de valeur pour l’organisation / jaune moyennement / rouge peut même nuire à l’atteinte des objectifs organisationnels.

 

3. Le délai (urgence)

Quel est le délai réel pour faire cette tâche? Plus le délai est rapproché, plus la tâche est urgente.
• Avez-vous tendance à tenir pour acquis que les tâches sont urgentes?
• Avez-vous l’habitude de valider les échéances?
• Avez-vous l’habitude de revalider le besoin lorsqu’une tâche est dans votre liste depuis un bon moment?

Vous pourriez être surpris.

Une fois une personne m’a demandé de créer une offre de service de formation sur mesure. Son besoin n’était pas très clair. Il venait d’avoir l’idée. Il voulait quelque chose pour discuter avec son associé. C’était urgent. Style hier, mais possible aujourd’hui. 🙂

En discutant, j’ai tenté de comprendre les enjeux. Il fallait convaincre un associé, mais le besoin n’était pas clair sur quoi.

De mon côté mon horaire était rempli, et lui fournir quelque chose de pertinent aurait pris 4-6 heures et son aide. Il n’avait pas le temps. Moi non plus. Le timing n’était pas là.

Je lui ai partagé que pour être plus pertinent, j’aimerais prendre du temps. J’ai proposé une plage horaire la semaine suivante. Il m’a dit: pas de problème.

En 5 minutes nous sommes passés d’une demande urgente, floue, sur laquelle j’aurais planché des heures sans vraiment de résultats, à un rendez-vous posé, quelques jours plus tard.

Ce que ça a pris de ma part: avoir le courage de discuter, proposer et trouver une entente satisfaisante pour les deux.

Une tâche donnée comme « urgente » a souvent tendance à disparaître.

Une tâche qui est dans une liste depuis un certain temps gagne à être revalidée (besoin, pertinence, échéance).

Validez l’importance de la tâche ET l’urgence.

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert vous avez plus de 25 jours / jaune 15-25 jours / rouge 15 jours et moins. Vous pouvez ajuster les délais pour votre réalité!

 

4. Risque (urgence)

Quel est le risque associé à cette tâche? Plus le risque est élevé, plus c’est urgent.
• Qu’est-ce qui pourrait être perdu? Un employé? De l’argent? De la crédibilité pour l’organisation?
• Y a-t-il un risque légal?

Pour décider si vous mettez rouge, jaune ou vert: vert aucun risque de perdre quoi que ce soit / jaune il faut agir et il reste du temps / rouge il faut être en action sans plus tarder!

5. Qui

Dans le « qui » il y a deux questions. La première est : qui pourrait faire cette tâche si ce n’était pas vous, et la deuxième est : qui fera la tâche.
L’idée ici est de créer de la clarté sur votre liste, et cette clarté servira à deux choses :
1- Voir les tâches qui pourraient être déléguées plus facilement, à quel type de profil.
2- Voir les tâches que vous gardez parce que vous les aimez et elles font partie de votre zone de confort. Évidemment que vous pouvez garder des tâches qui sont confortables, ceci dit, si elles représentent la majorité de ce que vous faites, j’investiguerais et consulterais le Module sur la gestion du changement et de la transformation, où on parle de la zone de confort!

 

Conclusion

Savoir d’une manière posée, ce qu’il faut faire, ne pas faire ou déléguer est essentiel à une bonne gestion de son temps, de sa valeur et des heures travaillées!

Prenez soin de vous, des autres et respectez votre temps en étant plus alignés avec les besoins organisationnels.

 

Quels sont vos critères de priorisation?

10 façons de reprendre le contrôle de son agenda

10 façons de reprendre le contrôle de son agenda

Suite à une question aperçue sur Linkedin d’un entrepreneur se demandant comment faire pour ne pas penser à ses échecs passés ou éviter les pensées négatives, j’ai répondu:

Tant que tu les évites ou que tu veux les éviter elles vont revenir. 🙂 Accepte, accueille, apprend et fait la paix ?

Et j’ai décidé de répondre plus en détail avec un article expliquant le fonctionnement du stress et comment le gérer.

La raison pour laquelle nous avons des pensées négatives le soir, c’est que notre cerveau cesse d’être stimulé. Et dès que cela se produit, il fait resurgir des pensées stressantes. Ces pensées peuvent provenir de la journée même ou être là depuis un certain temps.

Tant que le cerveau n’aura pas un signal comme quoi il peut avoir du contrôle sur le stresseur, il ramènera la pensée à la conscience.

Le fonctionnement du stress

Selon Sonia Lupien, Directrice du centre d’études sur le stress humain, lorsque l’être humain est soumis à différents stresseurs, il produit la réponse biologique du stress. Cette réponse biologique a des impacts physiques, et l’impact que lorsque le cerveau n’est plus stimulé (par exemple lorsqu’on se couche le soir!) ces pensées resurgissent.

Les stresseurs sont au nombre de quatre :

  1. L’impression de ne pas contrôler la situation. (C)
  2. La situation est imprévue ou imprévisible. (I)
  3. La situation est nouvelle. (N)
  4. La situation peut menacer votre égo, votre image, votre réputation. (E)

À la base, le stress est là pour notre survie. Il crée des manifestations physiques (ralentissement de la digestion, plus de sang dans les muscles, sécrétion d’hormones) pour nous préparer à combattre ou à fuir.

Et pourquoi sommes-nous si stressées de nos jours? Parce que tout va vite, en constant changement. La demande est à la rapidité, au travail d’équipe, à la transformation du leadership, à s’impliquer, à trouver du sens, à être constamment stimulés, etc.

Et si aujourd’hui, un patron, un collègue, un client, nouveau rôle, une demande, le flot d’information ou le volume de choses à gérer déclenchent le stress, c’est que l’événement déclenche un ou plusieurs des quatre stresseurs (manque de contrôle, imprévisibilité, nouveauté ou menace à l’égo).

Alors, avant d’avoir du stress chronique caractérisé par des troubles digestifs, un manque de concentration et potentiellement des comportements d’autoapaisement (manger plus, boire plus, dépenses plus par exemple), je vous invite à gérer votre stress.

Comment gérer le stress

1. Trouvez une façon d’avoir plus de contrôle

Faites des plans, posez des questions, prenez du recul, formez-vous.

Une façon suggérée par Mme Lupien est de faire des plans A, B, C, D, E, etc.

  • Par exemple, si une collègue vous stresse au point où vous en parler tous les soirs à la maison et que ceci vous empêche de dormir… Passez en mode solution… que pouvez-vous faire? La virer? Probablement pas. L’éviter? Peut-être. Lui parler pour régler votre différend? Peut-être. Vous constaterez que le simple fait de faire des plans vous donnera un sentiment de contrôle et déjà votre stress diminuera considérablement!

2. Développer votre capacité d’anticiper

Renseignez-vous sur ce qui se passe dans votre organisation, sur votre marché, dans votre réseau. Informez-vous des tendances qui peuvent avoir un impact sur vous. Faites une planification stratégique. Gérez vos risques en toute conscience. Prenez des décisions éclairées en termes d’impact et de conséquences.

Faites un point de recul chaque jour. Oui, chaque jour, 10 minutes, 30 minutes, 1 heure. Écrivez. De toute façon, si vous ne le faites pas et que vous ne gérez pas votre stress, malheureusement…. les pensées reviendront.

Il est impossible d’éradiquer le stress. Il fait partie des comportements de survie de l’être humain.

3. Faites un travail de conscience de soi

Tentez de comprendre sur lequel des quatre facteurs vous êtes le plus sensible (Contrôle, Imprévu, Nouveauté, Stress) et faites-vous des plans. Apprenez à mieux vous connaître (vos valeurs, vos intérêts, vos aspirations, vos forces, vos motivations). En apprenant à mieux vous connaître, vous saurez plus facilement vous mettre dans des conditions de réussite.

En conclusion

La machine humaine est bien faite, elle porte à notre conscience ce qu’il faut pour avancer au moment opportun. La machine humaine peut se faire insistante lorsqu’il s’agit de votre survie! Écoutez-la.

Soyez plus en contrôle.

Développez votre compétence d’anticipation.

Apprenez à mieux vous connaître.

Ah. Et connaissez-vous les deux meilleurs antistress au monde? Le plaisir et l’exercice physique.

Besoin d’énergie?

Besoin d’énergie?

Bien que notre réservoir d’énergie soit unique, il y a des causes communes de pertes d’énergie ainsi que des solutions pour augmenter son énergie.

Il est aussi vrai que certaines périodes de l’année sont plus énergivores que d’autres. Ceci étant dit, il est à disposition de chacun de prendre soin de soi, de prendre soin de son réservoir d’énergie.

Plus facile à dire qu’à faire?

Voyons ici trois causes de pertes d’énergie, des pistes de réflexion ainsi que deux solutions pour avoir plus d’énergie.

 

Cause de perte d’énergie possible #1: Être constamment en mouvement

besoin-denergie-stitre1Attaquer les urgences et régler multiples situations peut être très stimulant. Toutefois, à la longue et sur une base récurrente, une telle intensité crée des impacts sur votre énergie…

C’est qu’à force d’être en mouvement, vous pouvez oublier le plus important: vous anticipez moins car vous avez moins de recul. Vous anticipez moins les impacts de vos actions, vous avez moins de recul sur les situations.

Des exemples:

  • Au travail, votre horaire est plus que rempli. Vous faites des heures supplémentaires. Vous mangez à votre bureau ou avez toujours des lunchs d’affaires. Bref, jamais de pause.
  • À la maison, vous avez la famille, les tâches ménagères, les activités, etc. Bref, jamais de moment personnel.
  • Votre vie sociale est remplie, chaque soir de la semaine vous avez une activité et passez les weekends à faire des activités aussi. Bref, du « repos », en action.

En fait, vous êtes « trop » en mouvement pour vous lorsque vous ne pouvez être seul, ou que vous ne savez plus quoi faire quand vous avez des moments où rien n’est planifié. Le manque de recul, ou de perspective sur vos actions peut générer des pensées et des émotions négatives envers soi et envers les autres.

Quelques pistes de réflexion:

  1. Pourquoi suis-je dans l’urgence ?
  2. Qu’est-ce que je cherche fondamentalement à satisfaire?

Des solutions? Il y en a au bas de l’article.

 

Cause de perte d’énergie possible #2: Laisser (trop) aller les choses

Si vous êtes constamment en mouvement, cela ne veut pas dire que vous ne laissez pas (trop) aller les choses importantes. Trop laisser aller les choses crée généralement un malaise général dans les relations.

Quelques pistes de réflexion?

  1. Êtes-vous trop patient dans une situation?
  2.  Laissez-vous aller votre santé, vos loisirs, votre bonheur?

Trouver l’équilibre entre laisser de l’espace et être en action!

Cause de perte d’énergie possible #3: Négliger sa vie personnelle

Si vous travaillez beaucoup, ne faites pas d’exercice chaque jour, dormez moins, ne mangez pas sainement, ne prenez pas régulièrement le temps pour ce qui est important pour vous, vous négligez votre vie personnelle.

Imaginez que votre corps est votre véhicule : il a besoin d’entretien, d’essence, de nettoyage pour bien fonctionner, de soin! Pour votre véhicule, c’est facile, vous pouvez le réparer au garage, ou en acheter un autre. Moins évident avec votre corps…

Si vous avez des soucis, de l’anxiété et que vous ne vous occupez pas assez de votre santé mentale, c’est la même chose : vous ne réussirez pas si vous êtes en maladie.

Quelques exemples de problèmes qui peuvent arriver si on néglige sa vie personnelle :

  • problèmes de santé;
  • problèmes relationnels;
  • problèmes de sommeil;
  • difficulté à gérer ses émotions.

 

Si vous souhaitez approfondir le sujet, je vous propose d’en apprendre plus avec la formation en ligne Augmenter son énergie.

 

Pistes de réflexion:

  1. Si ce que vous vivez est temporaire ou circonstanciel, quand prévoyez-vous que la situation se replace?
  2. Comment serait votre quotidien si vous ne négligiez pas votre vie personnelle?

 

Solution #1 pour remplir son besoin d’énergie: Savoir reconnaître et poser ses limites

Reconnaître ses limites

Cela passe par s’arrêter et faire le point. Dans quelle mesure vous allez bien, dans les différentes sphères de votre vie? Quelles limites êtes-vous en train de repousser?

Poser ses limites

  • Apprenez à nommer et exprimer vos limites, avant que cela ne soit trop tard ou que vous n’ayez accumulé trop d’émotions ou de stress.
  • Questionnez-vous à savoir si vous comprenez bien les attentes des autres? Les attentes de votre patron (dates de livrables, qualité, etc.) Ou encore les attentes de votre conjoint(e), de votre famille. Peut-être en faites-vous simplement trop!

La clarté est la solution de bien des maux!

Solution #2 pour remplir son besoin d’énergie: Faire plus de ce que vous aimez

Utiliser ses forces, ses intérêts, avancer vers ses aspirations donne de l’énergie

  • Au travail, votre rôle vous permet-il de faire ce que vous aimez et de faire ce à quoi vous êtes bon?
  • Avez-vous du temps pour vos passions, vos relations, prendre soin de vous?

Essayez de voir comment intégrer au moins UNE chose que vous aimez dans votre quotidien ou quelques fois par semaine. Si c’est une fois par semaine qui fonctionne pour vous, c’est parfait, pourvu que vous ajoutiez quelque chose.

Conclusion

En conclusion, si vous avez besoin d’énergie, trouvez l’équilibre entre l’action, la contemplation et assurez-vous d’avoir de la clarté ainsi que d’être en mesure de poser ses limites.

Poser ses limites est bien, souvent, envers nous!

D’autres trucs sont au niveau de la gestion du temps, apprenez-en dans la formation en ligne Augmenter son énergie.

Au plaisir de lire vos trucs dans les commentaires!

Les défis d’animer une réunion (et les solutions!)

Les défis d’animer une réunion (et les solutions!)

Que ce soit pour une réunion entre partenaire, en équipe ou en comité de direction, les défis d’animation et d’organisation restent à peu près les mêmes…

Combien de temps passez-vous en réunion? Est-ce que ce temps est bien investi?  Est-il rentable? Il s’agit parfois de calculer le nombre de salaires autour de la table et de constater que plusieurs font « autre chose » que de participer à la réunion pour se rendre compte qu’il y a peut-être un problème…

Lorsqu’il s’agit d’animer une réunion, il y a quelques bonnes pratiques, qui, lorsqu’appliquées, facilitent grandement le travail de l’animateur (ou organisateur ou facilitateur) et qui rend la réunion vraiment plus performante.

Cet article présente trois défis d’animation de réunion et trois solutions.

Note au lecteur : En leadership, comme en animation de réunion… on ne cherche pas la perfection! Ce qu’on recherche, c’est la bonne foi, le désir de s’améliorer et oser!

Trois défis d’animation de réunion (et les solutions!)

1.Un participant ne participe pas.

Un participant ne participe pas, ou pire… il fait dévier le sujet.

Les questions à se poser :

  • Est-ce que cette personne doit vraiment être dans la réunion, ou l’avons-nous invité par « politesse » ou « politique »?
  • Est-ce que l’objectif de la rencontre est clair?
  • Est-ce que la personne en question aurait aimé se préparer à l’avance et n’en a pas eu l’occasion?
  • Est-ce que cette personne est reconnue pour ne pas participer? Ou est-ce circonstanciel?
  • Est-ce que plusieurs participants ne participent pas et qu’un faible nombre, voire une seule personne, prend tout la place?

Quoi faire:

  • Définir un objectif pour la rencontre, inviter les gens permettant d’atteindre l’objectif, envoyer l’objectif et la préparation (le cas échéant) quelques jours d’avance. La personne pourra donc se préparer au besoin.
  • Si le taux de participation est faible, et que la rencontre sert à trouver des solutions à un problème par exemple, faites des petits groupes, de 2 ou 3 personnes. Certaines personnes ont plus de facilité à se prononcer devant 2 personnes que 10 personnes.
  • Si une personne prend plus de place dans le groupe, il faudra intervenir. Par exemple en disant : « Merci de ta participation, j’aimerais aussi entendre les autres. Je vais prendre d’autres commentaires et nous y reviendrons au besoin. »
  • Si une personne dans le groupe dévie complètement le sujet et prend beaucoup de place, il faudra aussi intervenir. À ce moment, votre plus grand allié est l’objectif de la rencontre. Vous pourriez dire quelque chose comme : « Je ne suis pas certain de comprendre comment ton intervention est liée à l’objectif de la rencontre. Peux-tu m’aider et faire le lien svp? » Laissez le bénéfice du doute, car ce n’est pas toutes les interventions qui sont structurées et certaines personnes donnent beaucoup de contexte et peuvent donner l’impression des hors sujet ou d’être un peu perdue dans leurs explications, leur demander de synthétiser et focaliser sera utile pour ces personnes et pour le groupe.

À éviter :

Évitez d’interpeller une personne timide ou mal à l’aise devant tout le monde (empathie quand tu nous tiens!) Rencontrez-la peut-être par la suite pour en discuter et voir comment la situation peut être améliorée pour la prochaine fois. Aussi, il arrive que certaines personnes ne soient tout simplement pas « habituées » à donner leur avis, avec celles-ci débuter en un à un, et puis elles s’ouvriront plus facilement.

Je vois aussi régulièrement des leaders demander l’avis, mais ne jamais l’écouter. Cela peut avoir pour effet de démotiver le groupe et durant la réunion, l’énergie et la concentration peuvent diminuer.

2.L’énergie et la concentration diminuent.

L’énergie ou la concentration diminuent… quelques personnes sur leur téléphone, d’autres ont une conversation entre eux.

Questions à se poser :

  • Avez-vous respecté le temps de pause requis? Est-ce le temps de faire une pause?
  • La discussion du groupe est-elle cadrée selon l’objectif de la rencontre?
  • La discussion du groupe principal est-elle pertinente pour tout le groupe? Ou est-ce devenu une discussion spécifique?

À faire :

–  Ne pas négliger le temps de pause, on a souvent l’impression que les pauses sont une « perte » de temps. Et nous avons tellement d’occupations que nous tentons de faire plus avec moins, tout le temps. Négligez les pauses à pour effet d’être moins efficace, point à la ligne. La première pause devrait arriver maximum 90 minutes après le début de la rencontre, ensuite aux heures environ.

– Recadrer la réunion, en revenant sur l’objectif ou en disant quelque chose comme : « il semble que nous dévions du sujet (ou que nous sommes rendus dans une discussion très pointue sur le sujet, je propose que ceci se termine hors de cette réunion. Qu’en dites-vous? »

Parce que l’animateur de la réunion lui-même peut commencer à manquer de concentration quand il voit le temps filer…

3.Le temps file.

Si vous voyez que le temps avance de sorte que vous ayez un doute sur l’atteinte de l’objectif de la rencontre… ou que vous commencez à stresser…

Questions à se poser

  • Le temps était-il bien évalué?
  • Ai-je réagi à temps lorsque j’ai vu que la rencontre se mettait à déraper?
  • Est-ce que le groupe a généralement l’habitude de mal gérer son temps?

À faire :

  • Demander de l’aide pour gérer le temps : demander un volontaire dans le groupe. Par expérience, vous aurez toujours quelqu’un et par expérience, il se peut que cette personne n’ose pas intervenir dans le cas où cela comment à mal se passer… Alors si vous voyez que le temps file :
    • Dites au groupe : « je vois que le temps file », demandez l’heure, à la personne qui vous aide avec le temps puis dites, par exemple : « il est x heures, et nous sommes à x% d’atteindre l’objectif, voulez-vous continuez cette discussion et réviser l’objectif ou revenir à l’agenda? »
  • Envoyez un agenda à l’avance avec le temps alloué pour chaque point et lisez-le en début de rencontre.

Conclusion

Peu importe votre expérience en animation de rencontre, il peut arriver qu’une réunion dérape.

Ce qui va vous aider le plus sera le cadre de la rencontre et l’objectif. Ce cadre permet de remettre le focus de la rencontre avec neutralité.

Si une réunion se passe mal et que vos tentatives sont vaines, faites une rétrospective, seul, et avec les personnes concernées. Donnez-vous le droit à l’erreur, soyez de bonne foi, apprenez et osez!

Quels sont les défis que vous avez en animation de réunion?

Comment arrêter de procrastiner?

Comment arrêter de procrastiner?

s« Je le ferai plus tard… demain… un jour… pas eu le temps… trop compliqué… trop d’urgences. »

Peu de gens échappent à la procrastination, pour certains c’est un mode de vie, d’autres des moments sporadiques. Dans tous les cas, comment arrêter de procrastiner?

Parce que lorsque l’on procrastine on ne se sent généralement pas très bien… cela peut générer de l’anxiété, du stress, de la culpabilité. Bref, rien de trop motivant ici.

Alors voici quelques causes de procrastination et des solutions pour arrêter de procrastiner!

Les causes de la procrastination

1.Vous ne savez pas par où commencer.

Vous avez un gros projet à débuter, votre premier budget à produire, un garage à réparer,vous devez utiliser un nouvel outil pour faire votre travail. Bref, vous devez faire quelque chose de nouveau ou dans un nouveau fonctionnement et vous ne savez pas par où commencer.

2.Vous ne vous laissez pas le droit à l’erreur.

Vous n’osez pas terminer ou faire quelque chose parce que vous avez peur que cela ne soit pas parfait.  La peur de l’échec bloque les possibilités d’avancer.

La course à la perfection est un frein à l’action.

3.Vous carburez aux urgences.

Vous êtes tellement confortable dans la gestion des opérations ou des urgences, que prendre un moment pour faire « autre chose » ou travailler sur des dossiers de fond n’est pas dans vos habitudes et surtout n’est pas confortable.

4.Vous avez de la difficulté à prioriser.

Prioriser ce que l’on veut faire, veut aussi dire ne pas faire autres chose que l’on peut aimer ou que l’on peut avoir envie de faire. C’est de dire non à des éléments pour en prioriser d’autres.

Les causes de la procrastination se retrouvent généralement sous le thème de la gestion du temps et du courage de sortir de sa zone de confort.

Ce sont des raisons très humaines, et elles ne sont pas problématiques en soi, si vous vous sentez bien. Elles deviennent problématiques lorsque la procrastination vous empêche d’avancer vers vos objectifs ou quelles causes anxiété, stress et culpabilité.

 

Les solutions pour arrêter de procrastiner

1. Éliminer les incertitudes

Les incertitudes peuvent créer de l’anxiété qui devient un élément bloquant. Vous ne savez pas par où commencer? Prenez un moment pour vous organiser, pour vous former, pour demander de l’aide.

De nos jours, vous pouvez trouver de l’information à plusieurs endroits, facilement et gratuitement sur internet. Google et YouTube sont de bons alliés. J’ai déjà construit un tableau « Gantt » en 5 minutes dans Excel en visionnant un tableau YouTube, et oui je procrastinais parce que je n’avais pas de « système ».

Autres sources d’informations : vos collègues, amis, famille.

Faites-vous aider.

Je croise chaque jour des gens pleins de talents et de potentiels qui n’osent pas se faire aider parce qu’ils sont « capables ». Se faire aider ne met aucunement en doute vos capacités! Se faire aider, permet d’être plus performant.

Une autre façon d’éliminer les incertitudes est de poser des questions! Oui!! Vous êtes dans le doute, vous ne connaissez pas les priorités, ce qui est important pour l’autre? Vous en avez assez de devoir recommencer vos dossiers? Validez plus les attentes, les objectifs et les mesures de succès.

La clarté est l’alliée de la performance.

2. Travailler différemment

Si vous êtes mal à l’aise avec le fait de faire des erreurs, une façon de gagner en confiance et de se permettre d’oser est de travailler différemment.

  • Créer des petits objectifs
  • Créer des petits livrables
  • Lorsque vous êtes bloqués, demandez-vous sur quoi vous pourriez avancer. Un collègue n’a pas livré ce dont vous aviez besoin? Pouvez-vous avancer sur autre chose en attendant?
  • Livrez des choses concrètes, et ajustez-vous.

Gérez votre temps de manière agile. Je vous remets ici l’infographie de gestion de temps d’un article précédent.

Vouloir en faire trop, trop parfait, avec une date rapprochée ressemble plus à une recette d’échec qu’à une recette de succès. En même temps, dites-vous que la peur de réussir existe, aussi forte que la peur de l’échec. Osez livrer quelque chose qui nous tient à cœur est une action importante, en anglais nous dirions c’est un « statement »!

Procrastiner vous laisse dans cette zone de confort, soyez en action : c’est-à-dire livrer des petits bouts, permet d’avancer et d’augmenter graduellement sa confiance).

Travailler différemment c’est être plus agile et communiquer plus.

3. Reconnaître la valeur de son temps

Voici en vrac, quelques trucs pour mieux gérer son temps.

  • Tenir compte des moments où vous êtes le plus productifs et énergiques pour faire les tâches les plus difficiles ou vous demandant de sortir de votre zone de confort.
  • Fermer votre téléphone, vos courriels, etc. Si vous vous sentez mal de le faire, commencez par 20 minutes, allez jusqu’à 90 minutes. De mon côté je mets souvent mon téléphone en mode « ne pas déranger », je sais que s’il y a une urgence familiale il sonnera.
  • Organisez vos priorités, ceux qui réussissent ont des routines de gestion du temps! La mienne c’est : le vendredi soir / dimanche soir ou lundi matin j’organise ma semaine en mettant les priorités, chaque fin de journée je fais le point et j’ajuste ce qu’il y a à ajuster. Le temps ne se gérera pas tout seul.
  • Avant de dire oui, posez des questions et regardez les impacts. Vous est-il déjà arrivé d’accepter d’aider quelqu’un ou de faire un projet selon une date plus rapprochée pour vous rendre compte que cela était plus compliqué que vous ne le pensiez au départ? Bien qu’il ne soit jamais trop tard pour rajuster, posez quelques questions au début pour avoir plus de clarté.
  • Si vous ne savez pas où vous perdez du temps, passez une semaine à un mois à lister ce que vous faites. Ensuite, priorisez, déléguez, embauchez.
  • Faites du rétroplanning! J’adore cette stratégie. Je pars de la date butoir et je « recule » pour organiser mon temps. Cela me permet d’avoir plus de clarté, de faire des plans plus réalistes ou d’ajuster la date butoir si je me rends compte que cela ne fonctionne pas.

4. Reconnaître la valeur du temps des autres

Je vous invite aussi à commencer à observer votre contexte et les impacts que votre gestion du temps a sur les autres. Lorsque vous êtes en retard, mettez-vous du stress sur des collègues, des fournisseurs, des partenaires? Commencez à voir d’une façon plus globale les impacts. Ce qu’on recherche ici est de se positionner comme étant quelqu’un qui contribue à fluidifier le système, non pas à ajouter des grains de sable!

 

Conclusion

En conclusion, les raisons que l’on a de procrastiner ne sont ni bonnes, ni pas bonnes. Il s’agit ici de voir que si vous désirez atteindre vos objectifs, diminuer votre stress et votre anxiété, vous pouvez mettre en place des choses simples, une chose à la fois, par petits pas, et avancer dans la direction que vous le désirez.

Partagez vos trucs pour arrêter de procrastiner!

Comment livrer sa vision?

Comment livrer sa vision?

Nombre de clients, d’amis et de gens mentionnent régulièrement la difficulté qu’ils ont à livrer ce qu’ils veulent livrer, en temps. Ce que j’entends c’est: « Je n’arrive pas à suivre mon propre plan! » ou encore « J’ai plus d’idées que de temps! ». Comment livrer notre vision? Nos idées? Nos projets?

Faites-vous les erreurs suivantes quand vient le temps de planifier ou livrer votre vision?

  • Pas de plan documenté – une vision qui peut être claire, mais surtout dans votre tête 🙂
  • Plan trop vague ou trop haut niveau
  • Plan trop micro, en mode tâches

S’il est vrai que tous n’ont pas les mêmes intérêts ou talents pour la planification et l’organisation, il existe des méthodes simples qui offrent les bénéfices de produire de la satisfaction et de la pertinence.

Cet article vous présente une méthode en cinq étapes, pour livrer votre vision, le tout résumé en une infographie.

(Téléchargez l’infographie résumant les 5 étapes pour livrer sa vision.)

C’est ma méthode, celle que j’utilise depuis plusieurs années, inspirée des modes de gestion agiles. Juste cette année, cette méthode me permet de livrer 12 modules de formation en ligne, nécessitant pour chacun entre 5 et 8 jours de travail. Ceci, tout en continuant mes activités normales de coaching. Oui, j’ai des trucs de productivité, et je fais un peu plus d’heures parce que c’est un projet d’envergure, mais en tout premier lieu, j’ai une planification claire et inspirante.

Étape 1 – Un désir clair et inspirant

livrer sa vision - désirs clairs

Pour livrer sa vision, il faut en avoir une. Ceci dit, il n’est pas rare de ne pas être au clair avec sa vision ou ses désirs. Plusieurs personnes que je rencontre manquent de clarté et d’inspiration à ce niveau.

Une façon d’y arriver est d’apprendre à mieux se connaître. C’est-à-dire de faire le point sur ce qui nous engage dans la vie, car lorsqu’on se sent engagé il est plus facile d’être en action vue l’énergie que l’engagement procure.

Mieux se connaître est un inventaire de ses valeurs, ses intérêts, ses motivations, ses forces et ses aspirations. Une fois que vous aurez fait ce travail, il devient plus facile de créer une phrase inspirante représentant ce que j’ai l’habitude d’appeler notre cause et qui a la forme suivante: En tant que (votre nom), je veux (une contribution), afin de (un impact).

Par exemple ma phrase est: En tant que Geneviève Dicaire, je veux ouvrir des perspectives aux leaders afin qu’ils puissent agir différemment.

Il faut que ceci soit inspirant pour vous. Plusieurs personnes peuvent partager la même cause, ce qui crée l’unicité des personnes est tout le reste (les valeurs, les forces, les motivations, les aspirations). Si vous désirez faire l’exercice, je vous invite à suivre le processus de mieux se connaître, sous forme de capsules vidéos.

Étape 2 – Des résultats concrets

livrer sa vision - résultats concrets

Comment se matérialisera votre désir? Quelle forme prendra votre vision? Une entreprise? Un produit? Un service? Une carrière? Une fondation? etc. Les possibilités sont infinies ici. Cette étape est très importante, il s’agit de la première étape pour passer du rêve à la réalité.

Si je reprends un exemple personnel, j’ai des talents pour les affaires, les humains, mes forces analytiques et empathiques me permettent de bien comprendre les autres, je suis motivée par les résultats et le bien-être des gens, j’ai besoin d’indépendance et de liberté pour exprimer ma créativité. Ceci a donné Unique coaching – leadership, plaisir, résultats.

Pour d’autres, ce pourrait être un rajustement de vision d’entreprise ou de catalogue de services, une transition de carrière ou l’implication dans une oeuvre de bienfaisance, peu importe.

Pour vous assurer que vous avez les bons résultats pour vous ici, ils doivent être alignés avec votre cause, vos valeurs, vos intérêts, vos forces, vos motivations et vos aspirations!

Étape 3 – Des projets

livrer sa vision - des projetsAllons encore un peu plus dans le concret. Par où commencer?

Je me souviens au début de la création d’Unique coaching je voulais tout offrir, tout faire. Vous ne serez pas surpris si je vous disais que cela n’a pas fonctionné? C’était juste trop, en peu de temps, et je ne connaissais pas assez le marché, mon nouveau rôle d’entrepreneur, etc.

C’est normal. C’est pour cela que je vous invite à avoir un endroit où vous notez tous vos projets et vos idées.

Personnellement, à chaque année, ou deux fois par année selon le contexte et mes envies, je regarde ces idées et je les priorise. Je garde un horizon de temps de trois ans. Je choisis entre un et quatre projets par année à livrer. Et si jamais un projet était en échec en cours d’année, pas de problème, ce ne sont pas les idées qui manquent dans mon cahier!

Pour m’assurer de la pertinence des projets que je sélectionne, je m’assure qu’il y a un besoin dans le marché ou un désir assez fort de mon côté pour combler l’effort demandé.

Étape 4 – Une planification par itération

livrer sa vision - planificationUne itération est un cycle de livraison court. Une livraison est un élément tangible, que l’on peut voir et qui apporte de la valeur. Par court, il est sous-entendu que toutes les deux à quatre semaines, il y ait une livraison. Après tout, il faut livrer sa vision!

Par exemple, un projet que j’ai priorisé cette année est la livraison d’une académie pour gestionnaire (l’Académie du Leader Agile), qui contient 12 modules de formations en ligne. Au niveau projet, j’ai défini les sujets des modules.

C’est un projet d’envergure, sans planification itérative il est facile de se perdre, de commencer plein de choses en même temps.

Imaginez… 12 modules ou 12 formations à créer. Comment vous vous y seriez pris? Les méthodes classiques auraient invité à définir tout le contenu, ensuite faire tous les manuels, ensuite tous les tournages, ensuite toutes les mises en ligne. Imaginez l’effort colossal d’une année de travail sans résultats tangibles!

Les résultats tangibles produits par les itérations permettent de garder la motivation.

De plus, la méthode décrite ci-dessus n’aurait pas permis d’avoir de l’expérience et de faire des ajustements sur toutes les dimensions. Et si j’avais fait une erreur de structure de contenu dont je me serais rendu compte seulement au bout d’un an? Je ne veux même pas imaginer.

Alors, ce que j’ai choisi de faire, en suivant ma méthode, est de sélectionner un module par mois. Toutes les étapes sont faites, il est livré. Des gens les suivent, me donnent des commentaires, mes rétrospectives permettent de travailler mieux, d’ajuster ce qui est pertinent. Et j’éprouve de la satisfaction à voir un projet qui m’inspire se réaliser de jour en jour.

Étape 5 – Une rétrospective et des ajustements

livrer sa vision - rétrospectiveLa valeur de travailler par itération prend tout son sens quand on ajuste. Si vous ne faites pas de rétrospectives ni d’ajustements, vous manquez tous les bénéfices d’utiliser cette méthode.

Utilisez la simplicité pour faire vos rétrospectives. Je propose ici trois questions, vous pourriez aussi les poser aux utilisateurs!

  1. Qu’est-ce qui a bien été?
  2. Qu’est-ce qui a moins bien été?
  3. Qu’est-ce qui a manqué?

Chaque module de formation que je produis à quelque chose de bien et quelque chose à améliorer. La façon de produire mon contenu et de le livrer devant la caméra a évolué. Les outils que j’utilise pour livrer le projet aussi. Avec le vidéaste, nous avons un fonctionnement qui s’est amélioré de module en module, et nous avons de plus en plus de plaisir et de facilité à livrer.

Et donc la dernière clé est de faire quelque chose avec vos rétrospectives! Continuez de faire ce que vous faites bien, et choisissez au moins une chose à améliorer que vous allez mettre en place pour la prochaine itération.

Livrer de la valeur de façon pertinente n’est pas nécessairement synonyme de perfection!

En résumé

En résumé, pour livrer sa vision, voici les 5 étapes que j’utilise et qui fonctionnent pour moi.

  1. Un désir clair et inspirant: Bien se connaître pour être au clair avec ses désirs.
  2. Des résultats concrets: Choisir la forme tangible et concrète que prendra votre désir.
  3. Des projets: Notez toutes les idées et projets pour créer les résultats concrets, priorisez entre 1 et 4 projets par année.
  4. Une planification par itération: des livrables par mois, qu’on voit, qu’on publie.
  5. Une rétrospective et des ajustements: pour s’améliorer et prioriser la prochaine itération.

Le monde appartient à ceux qui apprennent.

Et vous, quelle est votre méthode pour livrer votre vision?

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Le problème arrive quand les occupations deviennent des préoccupations. Comment vous sentez-vous avec le temps que vous avez versus ce que vous avez à faire? Et je ne vous parle pas de ce que vous auriez envie de faire!

(suite…)

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