Être satisfait de la gestion de votre temps vous paraît-il inaccessible? Impossible? Si vous êtes en position de gestion, vous savez que sans rigueur le stress apparaît facilement… et votre liste de tâches à faire peut s’allonger indéfiniment. En apprenant à distinguer ce qui est vraiment important vous verrez un impact positif sur vous. Immédiatement.
C’est ce que nous verrons dans cet article : comment distinguer ce qui est important et à faire versus sur ce qui est urgent et vous propulse de facto en mode réaction.
L’outil de base
La première chose à faire pour se sentir plus satisfait, être plus productif et optimiser son temps est de se poser des questions.
Banal? Pas du tout.
Si vous vous trouvez souvent dans un tourbillon, sachez que vous ne vous posez pas assez de question.
Les questions que vous vous posez contrôlent votre focus.
Sachez toujours ou vous allez, pourquoi vous y allez et comment vous y allez.
Questions de coach
Prenez un moment pour regarder votre liste de choses à faire, votre agenda et/ou votre calendrier.
-
- Dans quelle direction allez-vous?
- Pourquoi allez-vous dans cette direction?
- Dans quelle mesure les étapes pour arriver à votre direction sont claires et mesurables?
Déterminez ce qui est important
Afin de distinguer ce qui est important vous pourriez avoir besoin de vous rappeler que :
1. Vous choisissez ou vous passez votre temps.
Oui. Vous êtes en contrôle de vos actions, décisions et attitude. Si vous vous donnez des obligations, vous les choisissez aussi.
2. Vous avez peut-être l’habitude du mode superhéros (superhéroïne!)
Pour plusieurs gestionnaires, le mode urgence est une forme de reconnaissance. Celui qui résout, qui règle, etc.
Le mode super-héros est satisfaisant jusqu’au jour où… il ne l’est plus!
Ce mode d’urgence peut aussi être une forme de procrastination. Répondre aux urgences est plus facile et no brainer comparativement à embarquer dans un dossier de fond et prendre du recul.
Si cela vous parle, vous allez adorer la formation en ligne Augmenter son énergie. J’y donne des exemples et des outils sur exactement cela : le mode superhéros que je vous invite à laisser-aller!
Ce qui est important est rarement urgent.
Ce qui est urgent est rarement important.
– D. D. Eisenhower
Comment distinguer ce qui est important?
Ce qui est le plus important à se rappeler, c’est que ce qui est important pour vous va créer un sentiment de satisfaction et d’accomplissement sur le long terme. (Vous pouvez faire un lien avec la motivation intrinsèque du dernier article.)
Voici 4 zones ou vous pouvez placer les éléments. Vous connaissez probablement cette matrice d’Eisenhower. Ce que vous placez à quel endroit est plus important que ce que vous faites. Autrement dit, vous pouvez comprendre l’outil, mais c’est la qualité de vos choix dans chaque cadran qui fera une différence positive pour vous!
1.Non important / Non urgent
Cette zone est plutôt utilisée pour des distractions! Ce sont les petites tâches, que si vous vous dites la vérité, vous n’avez pas à faire du tout. Mais pour une raison quelconque vous y trouvez une certaine satisfaction. C’est votre zone de confort. Ou quelque chose que vous ne voulez pas déléguer. Ou quelque chose qui est facile, et vous avez bien besoin de facilité une fois de temps en temps! 😊
On se comprend?
Mon conseil: si vous avez besoin d’une pause mentale, prenez là d’une manière plus saine. Allez prendre l’air, discuter avec quelqu’un. Éliminez ou déléguez ces tâches dès maintenant.
Question de coach
-
- De quoi avez-vous vraiment besoin?
Dans mon cas, la réponse est souvent : pause, distraction, facilité. Si c’est une pause, je délègue la tâche ou je l’élimine, puis je sors prendre l’air 😉 Je sais que rester à faire cette tâche ne contribuera pas à augmenter mon énergie.
2.Urgent et non important
Cette zone est plutôt utilisée pour des habitudes qui ne procurent pas vraiment de sentiment d’accomplissement à long terme. Par exemple : répondre à des courriels/textos/téléphones tout de suite.
Oui, il se peut que votre rôle nécessite que vous soyez rapides. Oui, vous recevez peut-être beaucoup de demandes. Rapide et volume ne nécessitent pas pour autant répondre à l’instant. Vous êtes en contrôle de comment vous utiliser votre temps et votre énergie.
Mon conseil: ne gardez pas toujours votre boîte courriel ouvert, ni votre téléphone. Offrez-vous des plages horaires de qualité, même si ce n’est qu’une heure ou deux. Même si c’est une demi-journée par semaine.
Questions de coach
-
- Quels sont les impacts d’être en mode urgence sur les choses que je veux vraiment accomplir?
- Quels sont les impacts sur moi?
- Qu’est-ce que je veux vraiment?
- Que suis-je prêt à mettre en place pour m’offrir du temps de qualité sur ce qui est important et être mois dans l’urgence?
3.Urgent et important
Ici on peut retrouver autant un rendez-vous d’urgence chez le dentiste ou une crise avec un employé qu’il faut gérer tout de suite.
La vérité, c’est que, bien souvent, avec plus de proactivité et de focus sur ce qui est important, il y a de moins en moins d’urgences dans notre vie.
Si vous visitez votre dentiste 1 ou 2 fois par année, vous serez en mode prévention et diminuerez considérablement le nombre d’urgences potentielles.
Si vous connectez régulièrement avec vos employés, faites les conversations difficiles au moment opportun, coachez vos gestionnaires à augmenter la fréquence de leurs interactions avec leur équipe, vous aurez moins de situations «surprises».
Autrement dit : proactivité = moins d’urgence.
Mon conseil: augmentez votre fréquence de connexion à vous-même (recul), aux autres (interactions) et à vos résultats (indicateurs de succès), pour voir venir les signes!
Et… restez vigilants aux urgences des autres qui impactent votre emploi du temps 😉
Question de coach
-
- Qu’ai-je besoin de mettre en place afin d’être plus proactif?
4.Non Urgent et Important
Ce qui est important pour vous est en lien avec votre vision, votre direction et vos objectifs. Ce qui est important pour vous crée de la joie, de la paix, de la satisfaction.
Par exemple, cela peut-être du temps :
-
- avec votre famille
- sur un projet important
- pour apprendre un sujet clé
- dans le but de développer une nouvelle compétence
- pour prendre soin de votre santé et être rempli d’énergie
- etc.
Mon conseil: prenez le temps de clarifier votre direction, cela est un filtre extrêmement efficace en gestion du temps!
Questions de coach
-
- Qu’est-ce qui est important pour moi?
- Suis-je prêt à prioriser ce qui est vraiment important pour moi et faire ce qui est nécessaire pour y arriver? Cela peut impliquer de choisir/prioriser/éliminer/déléguer/automatiser.
Conclusion
Si vous souhaitez plus de satisfaction dans la gestion de votre temps et distinguer ce qui est vraiment important, partez de votre vision et faites les choix qui sont dans votre zone de contrôle.
Si vous souhaitez allez un peu plus loin, mesurez votre temps. C’est-à-dire prenez le temps de noter tout ce que vous faites, une semaine de cela et vous aurez beaucoup de clarté sur les zones à ajuster.
Si vous avez besoin d’aide afin de prendre du recul, faites-vous accompagner en coaching professionnel.
Laissez vos questions, commentaires en… commentaires!