Il est commun de penser que le temps est incontrôlable. Et effectivement, il n’y a pas plus de 24 heures dans une journée. En même temps, vous contrôlez ce que vous faites de votre temps. Vous avez le pouvoir sur vos choix. Alors, comment profiter le plus possible de votre temps? En développant les savoir-faire essentiels en gestion de temps.
Les personnes les plus satisfaites de l’utilisation de leur temps sont celles qui sentent qu’elles mettent leur temps sur leurs priorités, personnelles et/ou professionnelles.
Elles savent se ressourcer. Elles savent mettre les bouchées doubles où il le faut, quand il le faut. Elles ont trouvé leur équilibre.
Voici les éléments les plus importants à savoir-faire en termes d’utilisation de son temps pour ceux qui ont vraiment envie d’être satisfaits.
Les savoir-faire essentiels en gestion de temps au niveau professionnel
1. Gérer ses priorités
Quand j’évoluais dans le monde corporatif en tant que directrice, j’avais des objectifs, mais pas vraiment de description de tâche. Je devais me faire un plan, mobiliser les équipes à le suivre tout en étant la leader d’un département d’opérations (il y avait beaucoup d’imprévus!).
J’avoue que dans les premières journées, j’avais un peu de mal à voir ce que je devais faire. Je jonglais. Puis, quelques semaines plus tard, j’en avais déjà plus à faire que ma semaine standard de 40h pouvait en prendre.
D’une part parce que j’étais en apprentissage et que j’avais envie de comprendre encore mieux la réalité du terrain. D’autre part parce que ma direction était claire, mais pas assez priorisée dans le court terme, je menais tous les dossiers de front. Et j’avais une tonne d’idées.
Nouvellement en poste, je ne savais pas non plus toujours dire non.
J’ai appris à focaliser sur ce qui avait le plus de valeur en lien avec mes objectifs et la performance de l’équipe. Puis, sur ce qui avait le plus d’impact. Par exemple, si des projets ou des équipes attendaient une décision ou une action de ma part, la tâche montait dans ma liste. Finalement, je m’assurais vraiment de comprendre les échéanciers et les attentes des livrables. Je n’hésitais pas à questionner.
Je vois plusieurs personnes qui, bien intentionnées, avec une belle énergie et un bel engagement, mettent trop de temps sur des dossiers. Parce qu’ils ne savent pas où s’arrêter, soit parce que trop perfectionniste, soit parce qu’ils pensent que les attentes étaient claires et qu’ils partent avec leurs idées. Ils n’ont pas nécessairement un manager qui vient valider ou encadrer, parce que ce sont des gens autonomes.
Si votre autonomie et votre engagement créent du travail, il y a probablement une gestion de priorité à faire.
Vous pouvez continuer de livrer vos dossiers en étant beaucoup plus juste et pertinent.
Les critères : impact, valeur, délais et risque sont expliqués plus en détail dans cet article. Cliquez ici pour le lire.
2. Dire non
Il y a deux grands types de personnalités, ceux qui sont plus orientés sur les relations et ceux qui sont plus orientés sur la tâche.
Si vous êtes plus orienté sur la tâche, il sera plus facile pour vous de dire non.
Si vous êtes plus orienté sur les relations et favorisez l’harmonie à tout prix, vous risquez d’avoir plus de difficulté à dire non. Peut-être voyez-vous le refus comme un refus à la PERSONNE.
Si cela est votre cas, je vous invite à voir que dire non à une demande n’est pas de dire non à une personne. Vous pourriez dire : « Je veux bien t’aider, mais pour cette demande je manque de temps. Quelle est ton échéance? Qui d’autres pourrait t’aider? »
Plus de détail dans cet article.
3. Susciter sa propre motivation
Lorsque j’ai des semaines chargées en formation et en coaching puis que j’ai à prendre un moment de concentration pour écrire, ou valider un contenu, je n’ai pas toujours la motivation. Cela dépend de mon énergie ou de la dynamique dans laquelle je me trouve.
Si j’attends que la motivation surgisse…je vais attendre longtemps!
Je fais donc l’exercice de 5 minutes : je m’installe, et je débute le travail pendant 5 minutes sans interruption. Généralement, la concentration apparaît. Autrement, je prends le temps de me dresser une liste de ce qui me dérange, SANS agir nécessairement dessus. Ce que je veux dire c’est :
Disons que je pense qu’il faut que j’appelle une personne. Je vais le noter plutôt que d’interrompre ma tâche et de reperdre ma concentration. Puis si je pense à une tâche personnelle, même chose, je note.
Dans des périodes très occupées, cela peut me prendre 15-20 minutes pour me « motiver », c’est-à-dire d’être finalement concentrée et présent à ma tâche.
C’est normal. C’est un effet du stress. Alors, n’attendez pas d’être motivé. Vous allez sans doute préférer avoir terminé votre tâche que de la faire ce soir, ce weekend ou en même temps qu’une réunion…
Les savoir-faire essentiels en gestion de temps au niveau personnel
1. S’entourer de positif
Profitez de votre temps personnel pour vous entourer de gens ou de situations qui vous font sentir bien. Si pour une raison quelconque vous choisissez le contraire (car oui, à un certain point vous choisissez), faites-le en toute conscience et comprenez bien les impacts sur vous.
Vous avez choisi de rester dans cette relation? Vous avez choisi d’aller à cette fête?
Visualisez les impacts non seulement sur vous, mais sur les autres. Lorsque je suis d’humeur maussade parce que j’ai accepté quelque chose ou quelqu’un, mes proches peuvent s’en ressentir même si cela n’est pas dans mon intention.
Et si j’en parle, souvent on me dit : « Mais, pourquoi tu es venue ici alors? » Si la réponse est pour faire plaisir, ou par habitude ou pour être polie… je ne suis clairement pas au bon endroit!
2. Faire de la place pour ce que vous aimez
Nous avons tous des passions, ou des intérêts. Personnellement j’aime lire, écrire, me former, écouter de la musique, allumer des feux dehors, pratiquer un sport, cuisiner, etc. J’ai des amis qui viennent me visiter au chalet et ils simplement discuter dehors.
Cela me va, mais pas toujours. Je suis une personne qui aime bouger. Il arrive que le compromis soit : on va faire une randonnée et on discute en même temps!
Il y a une limite à faire des compromis si cela vous frustre. Il n’y a rien de mal à s’adapter, si vous ne vous oubliez pas et/ou que vous êtes conscient des impacts. Faites-le consciemment, en sachant pourquoi et oser prendre un moment pour vous. De plus, proposez vos idées et si personne n’est intéressé, faites le seul! Osez faire ce que vous aimez.
3. Respecter son rythme
C’est celui qui me touche le plus et qui m’a causé le plus d’ajustements dans toute ma vie. J’ai un rythme rapide. Personnellement, 65% de mon temps peut être consacré à de l’action, des interactions et des échanges tandis que j’aime utiliser 35% de mon temps pour me régénérer. Dans des moments calmes, de concentration, seule ou avec des proches.
Je ne suis pas généralement entourée de gens du même « ratio » dans ma vie. Certains ont besoin de plus d’action, d’autres de bien moins. Ce qui fait qu’il peut être difficile de respecter son rythme, mais pour ce faire il faut 1- le connaître 2- le verbaliser et 3-l’acter. Pour ma part j’utilise le ratio de mon profil Nova, mais vous pouvez sans doute le reconnaître de manière intuitive.
Plus je respecte mon rythme en général, mieux je me porte.
En conclusion
En développant les savoir-faire essentiels en gestion de temps, vous réussirez mieux. Cela est une de mes croyances. On peut tout à fait réussir en n’étant pas heureux, en attendant, en y allant « à la dure » au niveau du travail. Mais comme vous n’avez qu’une vie à vivre, choisissez en toute connaissance de cause!
Au travail, développez vos compétences de gestion du temps et du stress. Votre vie personnelle s’en portera mieux. Et à la maison, gardez du temps pour ce que vous aimez vraiment et respectez-vous.
Les deux, ensemble, ne peuvent être qu’un cercle vertueux de succès!