Avez-vous ce genre de réflexions et de questionnements : comment être un gestionnaire présent sans tomber dans la micro-gestion? Si je suis présent avec mon équipe et que je pose des questions sur l’avancement des dossiers, serais-je perçu comme un micro-manager? En même temps, mon équipe ne développe pas l’autonomie que je souhaite… je vois qu’ils ont besoin d’aide, mais je ne veux pas trop m’immiscer… Que faire pour éviter de tomber dans la micro-gestion, tout en étant présent?
La juste posture peut sembler complexe à trouver et à assumer. D’un côté, il faut assurer une présence et une disponibilité, et de l’autre il faut laisser de l’espace.
Voici des conseils afin de vous aider à trouver la juste posture pour vous, entre présence et distance.
D’abord, entendons-nous sur un besoin important de présence. Plus vous désirez développer des leaders, plus vous devez être présent en tant que guide ou que facilitateur, et non comme un dictateur ou un micro-manager.
Entendons-nous aussi que de laisser trop d’espace sans encadrement apporte plus de négatif que de positif.
Un gestionnaire absent n’est pas reconnu pour donner de l’autonomie, il est reconnu pour être absent. Tôt ou tard, cela nuira à sa crédibilité.
Mes clients souhaitent tous des équipes plus autonomes.
Une façon de penser que j’observe est de laisser les gens apprendre par eux-mêmes. C’est un peu comme avec les enfants, on les laisse « faire leurs expériences ». Mais si votre enfant ne réussit toujours pas après des semaines, une jambe cassée et deux vélos brisés, allez-vous le laisser tout seul, ou vous allez le coacher un peu? 😊
Il y a un moment où quelqu’un doit nous transmettre des techniques et nous coacher afin qu’on devienne meilleur.
Le problème avec la présence
Le problème avec le fait d’être présent, c’est que l’on peut être tenté de régler les problèmes trop rapidement, être un peu « impatient » et vouloir que les choses avancent. On délaisse alors le style de leadership de coaching afin de prendre un style plus directif.
C’est normal. Si vous êtes dans votre poste, c’est que vous avez probablement des forces en résolution de problème, en prise de décision, et que vous aimez progresser.
Le travail pour être un gestionnaire présent sans tomber dans la micro-gestion est d’abord et avant tout un travail sur soi-même.
Voici quoi faire afin d’être un gestionnaire présent sans tomber dans la micro-gestion
#1 : Se rapprocher de son équipe
Rapprochez-vous de votre équipe afin de comprendre la réalité et de ne pas être déconnecté du terrain. Les meilleurs leaders sont aussi tactiques que stratégiques. Ils comprennent la réalité de leur équipe autant que celle du marché et peuvent ainsi être plus agiles.
Concrètement, posez des questions sur ce qui va bien et ce qui va moins bien. Renseignez-vous sur les frustrations des personnes, et aussi sur ce qu’il ne faut absolument pas changer.
Vous avez envie d’agir sur quelque chose? N’en parlez pas nécessairement. Agissez en tant que modèle.
Par exemple :
- Votre équipe est en retard aux rencontres? Soyez toujours à l’heure. Vous n’avez pas à faire de commentaires ou remontrances, soyez à l’heure, tout simplement.
- Votre équipe n’est pas organisée lors des rencontres, ayez cette rigueur. Arrivez préparé, gérez la rencontre afin de démontrer l’importance du temps de chacun et recadrez au besoin. (Pour des trucs sur la gestion des rencontres il y a plusieurs articles sur le blogue et un contenu formatif en ligne.)
Autrement dit, votre présence se fera sentir dans l’écoute, dans l’action et dans l’interaction, et non en disant quoi faire.
Après quelques rencontres, aucun changement sur le niveau de retard? Posez la question au groupe : qu’est-ce qui fait que cette rencontre démarre toujours en retard? Qu’est-ce qui justifie le manque de préparation? Quelle est la valeur ajoutée de la rencontre? Qu’est-ce qui se passerait si la rencontre n’était pas à l’horaire?
En ayant une discussion de ce type, des pistes devraient émerger, puis être récupérées par l’équipe.
Il est bien de générer des questions saines pour sortir des habitudes et des méthodes de fonctionnements ancrées. pourquoi des processus et des façons de fonctionner.
Et en tant que dirigeant, directeur ou chef d’équipe, vous êtes les meilleures personnes pour amorcer ces discussions. Surtout si personne ne le fait!
Cela démontrera donc votre présence : vous serez présent aux situations et en prendrez charge sans les gérer de manière directive, mais plutôt en questionnant votre équipe et en leur faisant prendre conscience des éléments à améliorer.
Évidemment, si personne ne bouge, c’est à vous de gérer les priorités! 😊
#2 : Parler en dernier
Quand un problème surgit qui n’est pas une extrême urgence, au lieu de prendre la balle au bond et de résoudre le problème, demandez à tous leur avis, ce qu’ils feraient, et parlez en dernier.
La plupart des leaders ont un certain aplomb quand ils parlent. De ce fait, les gens auront tendance à écouter ce qu’ils disent sans trop poser de questions. Alors, écoutez d’abord et parlez en dernier. Vous serez présent, sans donner la perception de micro-gérer.
Si vous souhaitez avoir des pistes pour la communication, il y a cet article sur les 10 essentiels et l’autoformation sur la communication.
#3 : Connecter les personnes entre elles
Plutôt que d’être le noyau central, renvoyez les gens entre eux pour qu’ils s’entraident et qu’ils partagent leurs connaissances. Lorsqu’un leader adopte la posture qui crée des équipes performantes, il peut partir en vacances en toute zénitude, et ne pas être impacté trop négativement quand un des membres de l’équipe de direction ou de gestion quitte l’organisation.
Votre présence ici servira à connecter les personnes entre elles ou à faciliter des rencontres, et non à résoudre et à dicter quoi faire.
Pour ne pas tomber dans la micro-gestion, le gestionnaire présent voit, entend, agit sans nécessairement faire les choses par lui-même.
#4 : Discuter avec tous les niveaux de l’organisation
Ce que je remarque de plus en plus est un besoin de transformation RAPIDE des organisations. Actuellement, le modèle de transformation est majoritairement TOP-DOWN, c’est-à-dire que la transformation provient des dirigeants, qui eux descendent les nouvelles façons de faire.
Dans le contexte actuel, cette approche est risquée et somme toute assez lente.
Le problème avec une stratégie de transformation TOP-DOWN, c’est qu’elle est basée sur la capacité et sur le rythme de transformation personnel des équipes de direction. Ce type de transformation peut prendre des années et est risqué dans un monde de pénurie de main-d’œuvre où on observe un taux de roulement élevé.
Imaginez qu’un directeur quitte. Il faudra recommencer à faire adhérer un nouveau directeur, qui a déjà un bagage, etc. Versus avoir une culture multi-niveau forte qui filtre naturellement les comportements incohérents dans l’organisation.
Dans mon poste de direction, je mettais autant de temps à discuter avec mes collègues directeurs, qu’à aller sur le terrain avec les équipes, qu’à voyager pour apprendre sur les autres organisations et le marché, ainsi que pour offrir de l’aide.
Les gestionnaires plus près des opérations, dont certains directeurs, avaient plus de difficultés à se garder du temps pour travailler « sur » l’équipe plutôt que « dans » l’équipe. Cela s’apprend et nécessite une bonne gestion des priorités, de savoir s’entourer puis de laisser aller ce qui doit l’être à d’autres personnes (déléguer!).
En conclusion
Être un gestionnaire présent dans son organisation ne signifie pas d’être micro-gestionnaire. Il s’agit d’être présent aux problématiques, à la stratégie, de lever les drapeaux au moment opportuns et de s’assurer que les priorités sont claires.
Il s’agit de bâtir une culture qui ne repose pas que sur vous et votre équipe de direction.
Nous parlons plus d’une stratégie de communication, de suivis et de posture de gestion différente, que de quelqu’un qui résout les problèmes directement.
Plus comme un facilitateur de situations et un communicateur des priorités, tout en encadrant judicieusement les membres de son équipe, car on ne laisse pas couler son bateau!
Aussi, ce type de gestion vous demandera de prendre le temps d’aller à la source des problèmes. Rafraîchissant non?
Et surtout, ce type de gestion sera un allié pour la pérennité de votre organisation.