Je n’ai jamais vu un manager de mauvaise foi, seulement des managers mal outillés. Et comme la gestion s’apprend sur le terrain, inévitablement le manager fait plusieurs erreurs.

La seule chose que l’on peut contrôler est son attitude face à l’erreur.

Dans cette troisième partie sur les erreurs des gestionnaires, discutons du manager qui pense communiquer clairement.

Lorsque vous communiquez de l’information à vos équipes : que comprennent-ils vraiment? Livrez-vous les résultats escomptés?

Communiquer clairement : un outil si puissant, simple et complexe à la fois.

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Penser qu’on communique clairement

Tous les humains ont ceci de commun : ils veulent comprendre. Ils ne veulent pas se faire dire les détails du comment, ils veulent assez de contexte pour comprendre et faire ce qu’ils ont à faire pour être autonomes. Ils ont besoin de sens.

Je dis souvent à mes clients : l’humain a besoin de comprendre pour agir.

Voici un cas: je demande à mon chef d’équipe logiciel de mesurer le nombre de licences installées et de me faire un rapport mensuel dans le but d’ajuster le budget pour assurer une conformité au niveau légal.

Selon vous, cette demande est-elle claire?

Je croyais qu’elle l’était. De mon point de vue c’était simple, clair et facile. Mais après le 1er mois… rien : ni rapport ni question de mon chef d’équipe en lien avec ce qu’il fallait faire.

Alors j’ai réexpliqué la même chose (…). Le 2e mois, idem. Au 3e mois, j’ai créé un modèle de document et j’ai finalement vu une première version de rapport, puis j’ai constaté l’ampleur du problème.

Morale de l’histoire : ma communication n’était sans doute pas claire et j’ai « perdu » trois mois.

Le chef d’équipe ne  livrait pas et ne disait pas vraiment pourquoi. Il avait toujours une bonne raison. Comme c’est ma demande, c’est ma responsabilité qu’il comprenne et agisse sur ma demande.

Mon besoin était clair pour moi, j’avais besoin de son expertise à lui. Il ne livrait pas. Je ne savais pas vraiment quoi faire, car je tentais de ne pas faire de micro gestion. Je n’ai pas livré les résultats attendus. Mon supérieur hiérarchique n’était pas satisfait et ne comprenait pas pourquoi on n’y arrivait pas. Belle boucle non?

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Comment communiquer clairement?

Tout d’abord, je vous invite à considérer les deux variables suivantes :

Variable #1 : La personnalité

Nous sommes tous différents, nous avons besoin de nous faire expliquer les choses selon un niveau de détail significatif pour nous. Certains apprécient la synthèse et la rapidité, d’autres les détails. Certains aiment produire des rapports, d’autres pas. Certains sont plus sociables, d’autres pas. Bref, en communication on ne peut faire fi de la personnalité de l’autre.

Imaginez quelqu’un qui aime les choses dites directement, sans trop de détails, donnant des instructions à quelqu’un qui a besoin de beaucoup de détails. Ardu n’est-ce pas? C’est possible lorsque vous vous connaissez et que vous êtes capable de reconnaître les autres dans leurs besoins. Il y a des outils pour cela!

 

Variable #2 : L’expérience

L’expérience dans le poste, dans le type d’emploi ou encore l’expérience de travail en collaboration avec l’équipe est à considérer. En tant que leader, j’ai connu la joie de travailler avec des gens qui me comprenaient avec peu de mots et qui livraient exactement ce dont j’avais besoin.

Cela a pris un certain temps, de la patience et plusieurs ajustements avant que nous arrivions à ce type de relation. Cet investissement en vaut la chandelle, mais est impossible à atteindre à court terme. Dans ce cas, je suis d’avis que c’est au manager d’entreprendre la conversation et de s’assurer de la compréhension et de l’engagement.

Étapes à suivre pour manager et leader souhaitant communiquer plus clairement:

#1: Se présenter

C’est-à-dire présenter sa personnalité et son expérience.

  1. Vous avez un profil technique? Mentionnez-le, et, si c’est votre cas, informez que vous aimez aller dans le détail parce que vous connaissez le sujet et que vous sentez le besoin de maîtriser ce qui se passe.
  2. Vous ne connaissez pas le domaine d’expertise? Dites-le! Mentionnez vos forces dans les domaines complémentaires (gestion de projet, gestion de personnel, etc.).
  3. C’est votre premier poste de manager? Les gens le savent probablement, sinon dites-le. Je sais que vous voulez réussir, mais avouez que vous allez probablement faire des erreurs, mais que votre but est de réussir et de vous améliorer. Nommer les choses enlève la pression. (Vous en avez déjà assez comme cela non?)
  4. Vous êtes un manager expérimenté? Dites comment vous aimez travailler avec vos équipes, racontez des histoires à succès et des échecs que vous avez vécus. Soyez transparent et humain.

Je sais que les éléments ci-dessous demandent une certaine confiance en soi et une ouverture certaine. Si vous avez choisi la gestion, ces deux éléments vous seront essentiels. Commencez tout de suite.

Peut-être n’est-ce pas non plus dans la culture de l’entreprise d’être aussi ouvert? Si le chapeau vous fait et que vous aimez l’approche, vous avez deux choix : créer une culture qui vous ressemble dans votre équipe ou changer d’organisation.

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#2: Exprimer ses attentes

Dans l’exemple que je citais plus haut, j’ai communiqué les éléments suivants : ‘mesurer le nombre de licences installées et de me faire un rapport mensuel dans le but d’ajuster le budget pour assurer une conformité au niveau légal‘.

Ce que j’aurais pu mieux faire est d’engager une discussion basée sur mon besoin en suivant les étapes suivantes :

  1. Problématique à résoudre: Éviter les dépassements budgétaires concernant l’achat de licences logicielles tout en s’assurant d’une conformité.
  2. Informations nécessaires: Comprendre le processus d’installation/désinstallation, le nombre d’installations faites, prévues, les contraintes.
  3. Dates, fréquence: J’aimerais suivre l’évolution de manière mensuelle.
  4. Qualité:  Je n’ai pas besoin du rapport parfait ni complet le 1er mois, mais j’ai besoin de commencer à voir pour que nous puissions nous ajuster. L’objectif est que pour le prochain trimestre je puisse ajuster les prévisions budgétaires si nécessaire.

Dans la réalité, le problème était que le processus d’installation / désinstallation ne fonctionnait pas bien. Comment en faire un rapport? Une simple demande a fait changer la façon de travailler.

#3: Engager une discussion

Rester présent aux demandes en faisant le suivi, en allant voir ce qui se passe, en comprenant le fonctionnement. L’idée n’est pas de faire de la micro gestion, mais bien d’engager une conversation avec la personne qui a reçu la demande. L’idée est que cette demande reste présente et que son importance soit bien comprise. Soutenez votre demande.

Et si comme moi votre demande a ouvert une boîte de pandore, ce ne sera pas toujours facile. Persévérez!

Conclusion

Pour communiquer clairement je vous invite à prendre conscience d’abord de vos résultats actuels. Sont-ils à la hauteur de vos attentes? Si non, vous gagneriez à mieux articuler vos demandes tout en considérant la personnalité et l’expérience des membres de vos équipes. Puis, concentrez-vous sur la discussion autour de votre besoin, restez ouvert et engagé.

 

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